¿Cómo mejorar la comunicación con el contratista en la gestión SSOMA?

Comunicación con el contratista

La comunicación es aquella acción en la que buscamos transmitir información desde un emisor a un receptor de forma entendible, clara y verás con el fin de que el receptor pueda acoger la información o mensaje de tal manera que no haya lugar a posibles dudas, interpretaciones erróneas, confusiones entre otros efectos. A continuación, se listan los principales elementos mínimos que forman parte de la comunicación efectiva

• Emisor: Aquel que realiza el mensaje y lo envía o relaciona
• Receptor: Aquel que recibe e interpreta la información
• Canal: Es el medio o mecanismo físico a través del cual se transmite el mensaje.
• Lo que se pretende comunica o informar. Es creado y enviado por el emisor y, por otra parte, recibido e interpretado por el receptor.
• Situación. Es el contexto en el que el emisor transmite su mensaje y en el que el receptor lo recibe.

Comunicación en la Gestión SSOMA

Uno de los principales aspectos que son relevantes en la gestión de la seguridad y salud ocupacional o del trabajo y del medio ambiente, es justamente la comunicación, los flujos de información y de comunicación deberán ser tan detallistas o minimalistas según sea el caso, con el fin de que se pueda tener el conocimiento de aquellos eventos o actividades de gestión SSOMA en la que los diferentes actores intervienen, dicha comunicación suele ser de tipo interna y externa dependiendo del nivel de acercamiento de los grupos de interés con respecto a los intereses de la organización. Dentro del flujo de información y comunicación, se encuentran ciertos elementos de comunicación en SSOMA (información o mensaje a comunicar, emisor, canal, frecuencia y receptor) que son partes fundamentales en el flujo o gestión de comunicación entre los diferentes niveles organizacionales y grupos de interés tanto internos como externos.

Comunicación con los contratistas

Ya hemos considerado que existen principalmente 2 tipos de comunicación, interna y externa, la gestión de comunicación con los contratistas de la organización, se ubica en la clasificación de información interna, esto ocurre toda vez que los contratistas hacen parte crucial en la gestión de la organización para el cumplimiento de los objetivos en términos de SSOMA. La organización debe determinar mecanismos de comunicación efectivos, que permitan entre otras:

• Recibir, almacenar y responder efectivamente las comunicaciones internas y externas relacionadas con seguridad y salud en las organizaciones.
• Dentro de esta información, garantizar que se dé a conocer el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional o de trabajo y de Medio Ambiente principalmente a los colaboradores y contratistas.
• Disponer de ciertos canales de comunicación que den lugar a la recolección de inquietudes, ideas, aportes, peticiones entre otros, en materia de SSOMA.

En relación a los mecanismos de comunicación que las organizaciones deben establecer, podemos encontrar los siguientes:

• Carteles o carteleras: Buscan dar a conocer los principales documentos de seguridad y medio ambiente como, por ejemplo: políticas y compromisos de la empresa, objetivos de seguridad y salud en el trabajo y reglamentos, a todos aquellos stakeholders de la organización como lo son principalmente los colaboradores y contratistas.

• Correos electrónicos / Notificaciones electrónicas: Es uno de los medios de comunicación más usados en la actualidad, puesto que permite tanto enviar como recibir la información e manera rápida y oportuna, evitando reprocesos y pérdidas de información física.

• Entrega de documentación / información: La entrega de información en físico aún sigue siendo un medio de comunicación importante en las organizaciones, sin embargo, de acuerdo a lo avances de gestión empresarial, se han venido desarrollando diferentes soluciones que permitan acceder a la información de manera rápida y sin papel en físico.

• Charlas / Reuniones: Las charlas o reuniones, han sido consideradas en términos de SSMA como el principal medio de comunicación puesto que permite estar en el sitio de acción con las personas involucradas.

• Buzones o urnas de participación: Cada trabajador o contratista podrá realizar sus aportes referentes a seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente, con el fin de conocer, por ejemplo: el auto reporte de condiciones de trabajo y de salud que crea oportunas y depositarlas en los buzones físicos o virtuales que sean establecidos para tal fin por los comités correspondientes.

 

Cómo mejorar la comunicación con el contratista

El contratista es un actor clave en la ejecución de las actividades de las organizaciones en todo sentido, es por ello que se hace imprescindible que se determine un flujo de información y comunicación muy efectivo y que no dé lugar a omisiones entre dichas partes. Para mejorar dicho flujo de comunicación e información, se suelen usar de manera activa los diferentes mecanismos o canales de información definidos anteriormente, sin embargo, todo esto deberá estar a acompañado de la total disposición por parte del contratista como emisor y receptor de información. Establecer un mecanismo fácil, sencillo, rápido y efectivo para los contratistas es fundamental para la organización, cada que una tarea se convierte en sencilla, el nivel de resistencia al realizarla, será cada vez menor, es decir, por ejemplo: si usamos un medio de comunicación como por ejemplo una herramienta tecnológica, el contratista podrá acceder rápidamente a la información que requiere o bien recibir o bien enviar.  

Software para la gestión de contratistas HSE / SSOMA

Una gestión eficiente de los contratistas en HSE / SSOMA pasa por la digitalización de la gestión de proveedores otras organizaciones. Para ello es imprescindible contar con un software de gestión que facilite tanto la implementación como la gestión. Además un software de gestión como HSETools agiliza los trámites y hace partícipes a los contratistas mejorando la eficiencia de la gestión.