Cómo sacar el máximo partido de los permisos de trabajo digitales

Permisos de trabajo digitales

Los permisos de trabajo digitales, como toda la gestión documental digital, independientemente de cual sea su origen y objetivo de forma, se ha convertido en la mejor decisión que cualquier organización puede tomar en términos de automatización de gestión, trayendo consigo una serie de beneficios en términos de rapidez en el acceso de la información y en los flujos de comunicación de las partes de la organización. Puntualmente, con respecto a los permisos de trabajo, la gestión automatizada de divulgación de información de los permisos de trabajo, el acceso a los mismos y la autorización digital para la realización de las actividades, ha traído innumerables beneficios  para quienes optan por automatizar dichos procesos organizacionales. Para poder visualizar los beneficios que puede generar el uso de un permiso digital, es necesario conocer las etapas tradicionales que trae consigo la gestión de permisos. Partiendo desde la necesidad de tener un permiso, la aprobación del permiso, la formalización (creación) del formato, autorización de la tarea, durante las actividades, la espera en términos de finalización de la tarea y eventualmente el envío del permiso para su almacenamiento; son algunas de las etapas de gestión de un  permiso tradicional en las organizaciones. Todas estas etapas y su gestión manual traen consigo un común denominador de desgaste y pérdidas en cada etapa, como el tiempo que implica la gestión de cada una de ellas, es decir, tiempos muertos, que no generan valor al proceso de autorización de elaboración de tareas. (Permisos). Sin mencionar los posibles reprocesos por aquellos momentos en que para la autorización de un permiso se requiere el aval de varios responsables. Todo esto cobra especial importancia con la gestión de los permisos de trabajo de contratistas, proveedores y otras partes interesadas. En estos colectivos la gestión e implicaciones de posibles errores puede ser mayor y es fundamental una gestión excelente de estos permisos de trabajo.

Permisos de trabajo tradicionales:

A continuación, se lista brevemente algunos de los pasos tradicionales de la gestión de permisos, en los cuales se debe invertir gran cantidad de tiempo para procesos sencillos.

• Detección de la necesidad del permiso por el área correspondiente
• Tiempo entre el diligenciamiento del permiso y su impresión o puesta a disposición
• Escoger y diseñar el formulario del permiso de trabajo y diligenciarlo
• Realizar la inspección de los criterios de seguridad previa a la realización del trabajo
• Preparación de la intervención para el desarrollo del trabajo de forma segura
• Firma del supervisor o personal autorizado que brinda conformidad al permiso otorgado (Intermediarios)
• Firma de conformidad e información a los trabajadores.
• Retraso entre la finalización de la inspección y la preparación de la intervención, que puede demorarse más o menos en función de la cantidad y ubicación de los trabajadores que realizarán el trabajo.
• Tiempos para localizar al supervisor o encargado y posteriormente a cada uno de los trabajadores para la firma del permiso de trabajo.

¿Cómo sacar el máximo provecho de la digitalización de permisos?

Tal como lo hemos evidenciado, una gestión tradicional de permisos de trabajo trae un impacto negativo importante en términos de uso del tiempo principalmente y que eventualmente impacta en el uso de los recursos de la organización. Para una gestión eficaz de los permisos de trabajo digitales y la gestión documental digital cualquiera que sea, en este caso permisos de trabajo, se debe tener en cuenta una serie de consideraciones que ejercidas de manera adecuada permitirán que dicha gestión sea cada vez más productiva y eficiente. Este comportamiento tendrá lugar, toda vez que se planee correctamente el uso del permiso, aun cuando suponemos que al ser digital automatizará el uso de los recursos principalmente el tiempo de los involucrados. Es decir, es clave que conozcamos los momentos relevantes de la gestión digital de los permisos, los cuales nos permitirán conocer cómo actuar de manera efectiva (Consideraciones).

Consideraciones sobre los permisos de trabajo.

• Evaluar aquellas actividades usualmente críticas que pueden llegar a necesitar de autorizaciones para la ejecución de las mismas. Pre alistamiento de la labor
• La formalización del documento (formulario), dentro de la plataforma definida para tal fin (Parametrización), considerando un toque de flexibilidad en el cambio de forma.
• Socialización de la manera en que se llevará a cabo el diligenciamiento del formulario, sus maneras de acceso, distribución y autorización por parte de los responsables de tal acción
• Total disposición y flexibilidad por parte de los colaboradores en cuanto al uso del formato digital, de tal manera que comprendan que son parte fundamental en la gestión, para ello es clave que la socialización de la nueva metodología de trabajo sea clara y concisa
• Es indispensable contar con dispositivos que permitan evidenciar los permisos y acceder a ellos de manera rápida y precisa, muchas veces la resistencia al uso de la digitalización se da justamente pro el desconocimiento en el uso de las herramientas, esto resulta en rechazo por parte de los colaboradores

Software HSE permisos de trabajo

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software HSE. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma. Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas que facilitan la consecución garantizando la aplicación de la misma.