¿Cómo gestionar el cumplimiento de los contratistas?

Cumplimiento de contratistas HSE

Para cualquier organización resulta un reto realizar la gestión de un contratista, desde la selección del mismo como en el desarrollo de los proyectos, si bien durante la gestión de selección y evaluación de contratistas se consideran todas aquellas variables de gestión que permitan seleccionar a aquel que cumpla a cabalidad con los requerimientos de la Organización contratante, es crucial comprender que siempre existirá un nivel de incertidumbre durante todo el proceso y que es necesario reconocer y gestionar. Cuando se habla de cumplimiento, automáticamente debemos comprender que se trata de un nivel de aceptación y responsabilidad con respecto a ciertos criterios definidos por las partes, con el fin de evaluar el comportamiento de los contratistas con respectos a aquellos criterios, guías, normas, procedimientos etc. Los contratistas son parte fundamental en el desarrollo de las actividades económicas de cualquier organización y su comportamiento es clave en la consecución de los objetivos de los proyectos, es decir, el contratista se convierte en uno de los stakeholders principales en los Sistemas de Gestión, es por esto que se hace necesario evaluar al contratista con el fin de evidenciar el nivel en el que se acogen a las políticas empresariales y que su objetivo este direccionado con el de la Organización contratante. Uno de los principales aspectos que generan controversia en las relaciones de contratación suele ser el conflicto de intereses, el conflicto de intereses suelen tener lugar toda vez que no se establecen medios de comunicación y de información constante entre las partes, es decir, el típico comportamiento de que una de las partes va hacia un lado y la otra por otro lado, muy seguramente dará lugar a desviaciones en los procesos, reprocesos, pérdidas de tiempo, económicas y eventualmente calidad en los principales entregables de los proyectos. Es por esto que se hace necesario gestionar todo el ciclo de vida de la relación contratista – contratante desde su selección hasta la finalización de los proyectos, esto con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos por ambas partes y que se genere una cultura de responsabilidad y corresponsabilidad por los intereses, que en últimas deberían ser los mismos.

El cumplimiento de los contratistas se gestiona desde ambas partes, contratista y contratante:

El trabajo de cumplimiento de los contratistas no es una tarea que le pertenezca solamente a dicha parte, debe existir una relación no solamente laboral si no de compromiso, responsabilidad y corresponsabilidad entre ambas partes. Para los contratistas se hace necesario considerar entre otras las siguientes características:

• El total involucramiento de los contratistas en los proyectos
• Reconocimiento del impacto de sus acciones en la consecución de los objetivos
• La aceptación de los reglamentos, políticas, manuales, procedimientos etc.; a los cuales se ven acogidos
• Cumplimiento legal en su totalidad, con respecto a los requerimientos gubernamentales para el desarrollo de la actividad
• Garantizar el bienestar integral de los colaboradores y sus instalaciones en los casos que aplique

Con respecto al contratante, es necesario que se consideren las siguientes variables para controlar el nivel de cumplimiento del contratista:

• Esta labor, comienza desde la vinculación del contratista a la Organización, con una detallada evaluación de cumplimiento de los requisitos establecidos para ser parte del equipo de trabajo
• Evaluar constantemente el desempeño de las actividades de los contratistas, con el fin de conocer el impacto de dichas acciones con respecto al cumplimiento de los objetivos, usualmente indicadores de desempeño
• Incluir como actor clave al contratista en todos aquellos procesos transversales en los que la voz del contratista se convierte en insumo relevante para la toma de decisiones
• Garantizar que los contratistas cuenten con los insumos, recursos necesarios para cumplir con el desarrollo de las labores bajo entornos seguros y saludables, bajo lineamientos específicos de cumplimiento legal
• Considerar que los colaboradores de los contratistas están directamente relacionados también con el desarrollo de las actividades de la empresa, es decir, fomentar el actuar de solidaridad con respecto a la ocurrencia de posibles eventos fortuitos
• Exigir por medio de supervisión al contratista, el cumplimiento de las medidas definidas y declaradas en la formalización de la vinculación del contratista

Software para la gestión de contratistas HSE / SSOMA

Una gestión eficiente de los contratistas en HSE / SSOMA pasa por la digitalización de la gestión de proveedores otras organizaciones. Para ello es imprescindible contar con un software de gestión que facilite tanto la implementación como la gestión. Además un software de gestión como HSETools agiliza los trámites y hace partícipes a los contratistas mejorando la eficiencia de la gestión.