Documentar una Inspección de Seguridad y Salud en el Trabajo. ¿Qué debes tener en cuenta?

Documentar una inspección SST

La documentación de una inspección es una de las etapas finales del proceso, sin embargo, es considerada también una de las más cruciales y relevantes del ejercicio, puesto que consolida toda esa información (evidencias/hallazgos) que deberán ser atacados por medio de los planes de acción. ¿Sabría documentar una Inspección SST? Durante la inspección, la documentación de los hallazgos es fundamental, toda vez que este es el insumo que permitirá tomar decisiones, bien dice uno de los principios de la gestión de la calidad, “Toma de decisiones basada en evidencia”, la evidencia de un hallazgo bien documentada, en muchos casos por medio de fotografías, permite al observador recordar finalizado el ejercicio, qué se encontró en su momento sin llegar a omitir u obviar aspectos o características relevantes de un comportamiento o condición de peligro que pueda ser evidenciada en la observación.

¿Cómo debe ser un informe de inspección?

Para documentar una inspección es fundamental que el informa sea objetivo, fiable y útil para la toma de decisión. Conocidos como informes de la inspección, aquella documentación de la inspección después de realizar su ejercicio debe cumplir con una serie de requisitos de forma y objetividad, entre los cuales se encuentran:

• Descripción clara y exacta. Describir cada parte de la inspección de una manera concisa, corta pero completa sin dar lugar a opiniones personales o consideraciones del tipo, más o menos, yo creo, a veces. Tratar de que las respuestas siempre sean lo más objetivas y concisas.
• Año, mes, día de la realización de la inspección.
• Involucrados (Inspector y responsable(s) de área). Recuerda incluir los nombres, cargos y responsabilidad en el ejercicio.
• Enumerar todos los elementos en orden consecutivo. Generar la enumeración de los elementos es una práctica que permite realizar análisis rápidos y concisos.
• Cuantificar las evidencias (Hallazgos), usualmente Peligros. Una buena práctica es cuantificar todos aquellos hallazgos con el fin de que se pueda tener control de cantidad de evidencias y cantidad de seguimientos.
• Descripción de las condiciones (Circunstancias) y actos (Comportamientos) subestándar En el ejercicio de la evaluación visual, una de las tareas más relevantes y desafiantes para el inspector es la de reflejar lo observado, poder describir de manera detallada una evidencia o hallazgo se convierte en una tarea que el inspector deberá realizar de manera completa, para ello deberá no solamente basarse en lo que evidencia y su descripción, si no en el uso de la tecnología para poder recopilar la mayor información posible, algunas de las soluciones a este tema son las grabaciones de voz y las fotografías o videos.
• Clasificar los elementos considerados en inspecciones anteriores y que se traen a colación en la inspección del momento, con el fin de evaluar el nivel de cumplimiento de las acciones definidas en su momento
• Definir el seguimiento de evaluación de las acciones definidas, con el fin de evaluar en una segunda inspección o subinspección, el nivel de cumplimiento y efectividad de las acciones propuestas

¿Qué estructura debe tener un documento de inspección SST?

Para documentar una inspección correctamente también se debe tener en cuenta la estructura del documento de inspección. Todo informe, de acuerdo a la consolidación de la información, deberá ser estructurado considerando su público objetivo. Es decir, es clave conocer la audiencia, analizar el propósito del informe y así mismo considerar el uso que le pueden dar en una futura inspección usando este como insumo de retroalimentación. La documentación de una inspección deberá ser considerada desde la alta dirección en los 3 momentos claves, es decir, la gerencia deberá estar comprometida con el levantamiento de la información antes, durante y después de la inspección, y una vez desarrollada la misma, deberán apoyar no solamente la asignación de recursos necesarios para la implementación de las medidas correctivas o de acción, si no la divulgación de los resultados y el compromiso de la organización con la seguridad e integridad de los colaboradores y las instalaciones.

Software HSE

HSETools es una solución avanzada en la nube, modular, que permite una gestión integral desde el momento en que se toma la información, durante la inspección, hasta el análisis de esta información para la toma de decisiones. El software ofrece funcionalidades para planificar todas las actividades propias de la gestión de seguridad y salud en el trabajo y el medio ambiente. Pero también, permite ejecutar listas de verificación programadas, y facilita reportar información relativa a un incidente o accidente, desde el mismo lugar y en el momento en que ocurre, a través de un dispositivo móvil. Las funcionalidades son muchas: reportar información en muchos formatos, incluidas imágenes, visualizar la exposición a riesgos a través de mapas de calor, y controlar las desviaciones y el cumplimiento de compromiso y tareas en tiempo real, son algunas de ellas. Solicite su plaza para la demo online gratuita.