Información que solicitan en las Inspecciones HSE. ¿Cómo prepararla correctamente?

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Preparar inspecciones HSE

Las inspecciones, auditorias y revisiones de todo tipo están encaminadas a verificar que las actividades se desarrollan bajo el cumplimiento de los parámetros que determina la organización a través de sus procedimientos, instrucciones, manuales, formatos y demás documentos dónde se consigna el quehacer de la organización, su día a día, dichos parámetros buscan garantizar que las operaciones se realizan de una forma segura, de manera que no se atente contra la salud de las personas y que en lo posible se genere el menor impacto al medio ambiente. Teniendo en cuenta lo anterior, el trabajo a diario debería estar encaminado y desarrollado de tal forma que en todo momento se da cumplimiento a lo que se verificará en una inspección, por tanto, la información que se solita al desarrollar una inspección HSE siempre estará disponible y accesible para poder ser consultada. A continuación, se aborda de manera general el detalle de la información que se puede llegar a requerir, dicha información presenta variaciones en cuanto al nivel de detalle a revisar, la madurez del sistema, entre otros factores.

1.- Difusión y comprensión de la política HSE.

¿Cómo se prepara? Publicación en lugar visible de la política HSE, Registros de difusión de la misma, registros de evaluación de comprensión de la política, registros de lectura y comprensión de la política.
Observaciones: Es una actividad que debe realizarse de manera periódica tanto para las personas que ingresan como para los trabajadores que permanecen con el fin de garantizar la compresión de la misma.

2.- Matrices de valoración de peligros de seguridad y salud

¿Como se prepara? Documento matriz, donde se debe tener identificado: la vigencia a la que aplica, ejemplo año 2021-2022, la actividad que se desarrolla, los procesos, departamentos dónde se lleva a cabo la misma, si dicha actividad se realiza de forma periódica o esporádicamente, cuáles son los tipos de peligros asociados a su realización, cuantas personas intervienen de forma directa en dicha actividad, vincular si existen requisitos legales que aplican para el desarrollo de la misma, determinar en qué valoración se encuentran dichos peligros sin aplicar controles, establecer los controles que se aplican para prevenir la materialización de los peligros o disminuir su impacto y frecuencia, determinar en qué novel se encuentran los peligros después de aplicar los controles, relacionar los planes de acción que se deriven de la misma.
Observaciones: Se debe revisar y actualizar con la periodicidad que requiera la organización tanto por sus necesidades internas como por los cambios en el entorno, debe ser conocida por las personas involucradas y tener un desarrollo y cierre de los planes de acción vinculados.

3.- Matrices de valoración de aspectos e impactos.

¿Cómo se prepara? En esta se deben establecer los aspectos e impactos que se derivan de la actividad de la organización incluyendo la etapa del ciclo de vida relacionada, cuál es la valoración antes y después de controles y los planes de acción que se derivan de la gestión.
Observaciones: Se debe revisar y actualizar con la periodicidad que requiera la organización tanto por sus necesidades internas como por los cambios en el entorno, debe ser conocida por las personas involucradas y tener un desarrollo y cierre de los planes de acción vinculados.

4.- Matrices de requisitos legales.

¿Cómo se prepara? En esta deben estar identificados y valorados en cuanto a su cumplimiento los requisitos legales obligatorios y aquellos a los que la organización se ha comprometido a cumplir y si existen planes de acción vinculados.
Observaciones: en este apartado será necesario tener en cuenta el tipo de organización, su sector de actividad y cualquier norma, reglamentación y ley que pueda ser de aplicación.

5.- Estadísticas y gestión de seguridad y salud.

¿Como se prepara? Normalmente se solicitan estadísticas acerca del ausentismo, las enfermedades laborales, los accidentes, esta información se puede tener consignada en indicadores.
Observaciones: El cumplimiento de los valores metas que se establecen en los indicadores son una guía para la toma de acciones.

6.- Gestión de elementos de protección individual-personal.

¿Cómo se prepara? Se deben realizar registros de entrega de elementos de protección individual-personal y contar con una matriz de elementos que aplican según el cargo que se desarrolla.
Observaciones: Verificar en cada área que en efecto se utilizan los EPPS, EPI de acuerdo a lo planeado.

7.- Planes de respuesta ante emergencias.

¿Cómo se prepara? Para la preparación de lo referente a los plantes de respuesta ante emergencias se deben realizar simulacros para poner a prueba lo planeado y dejar el registro del desarrollo de los mimos, así como registrar el desarrollo de emergencias.
Observaciones: Es importante dejar registro de tanto los simulacros como las emergencias reales para identificar lecciones aprendidas y establecer planes de acción sobre las mismas.

8.- Gestión a los equipos de seguridad.

¿Cómo se prepara? Registros de inspecciones al estado, funcionamiento de los equipos de seguridad y registros del cambio de los mismos en los casos en los que se identifica deterioro o el desgaste natural por vida útil.
Observaciones: Dejar registro de inspecciones d ellos equipos de seguridad.

Cada día se hace más relevante contar con herramientas tecnológicas que nos permita automatizar la gestión, que nos permitan realizar seguimiento rápidos a la ejecución de la actividades, tomar decisiones eficaces basadas en información en tiempo real y también la realización de checklist a través de diferentes dispositivos tanto si se cuenta con internet, como si no se cuenta con internet por estar tal vez en alguna ubicación remota donde la señal sea deficiente contar con una herramienta capaz de almacenar la información y luego al tener señal llevarla a la plataforma dónde se almacena y permitir realizar el análisis y tratamiento sobre el resultado de esa información.

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