Qué debes buscar en un software SST para que mejore su gestión

Software SST

La SST o Seguridad y Salud en el Trabajo, requiere de una gestión por parte de la organización que en muchos casos se complica. Aprovechando la tecnología que existe hoy en día, las organizaciones optan por adquirir una solución tecnológica como un software SST para llevar a cabo dicha gestión. Lo que ocurre, es que en el mercado ya existe una amplia variedad de opciones y al tener tanto donde elegir, es necesario saber cuál es el software SST que cumple con las necesidades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de nuestra organización.     Habitualmente, para que una organización se decida por un proveedor de software SST pasa un tiempo considerable y nada nos garantiza que la elección sea la acertada al 100%, pero sí que, para asegurar el éxito, debemos tener en cuenta una serie de criterios que son imprescindibles considerar durante la evaluación de un software. En primer lugar, tendremos que definir y documentar cuales son las necesidades del sistema. Durante dicho proceso, es importante que participen los involucrados directos en el sistema de gestión, para que puedan aportar todo su conocimiento y experiencia. De esta manera, el proyecto de implementación de software estará bien definido y contará con objetivos claros. Para lograr una adecuada definición de los objetivos, podríamos realizarnos preguntas como: ¿Necesitamos reducir la carga administrativa? ¿Seguimos empleando Excel para la gestión SST? ¿Los trabajadores están involucrados en el sistema? ¿Nos gustaría que la gestión SST estuviera automatizada? Estas son solo algunas preguntas, en función de la tipología de negocio y el día a día de la organización, las necesidades planteadas fluctuarán. En cuanto a lo referido a los involucrados, tendremos que saber qué persona es la responsable de cada proceso, qué actividades se realizan y si se emplean ciertas herramientas, cómo se llevan a cabo los procesos o dónde estará almacenada toda la información necesaria. Cuando se comienza a usar un software, aunque en primera instancia definas las necesidades en cuanto al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, es importante no poner límites y que ese software, cuando la organización lo considere, permitiera a su vez integrar dicho sistema con cualquier otro como puede ser el Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Gestión Ambiental, Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, etc. Tampoco podemos olvidar que la organización contará con otros programas informáticos para gestionar otros ámbitos, como puede ser el de la gestión del personal o Business Intelligence. En estos casos habrá que asegurar que el software SST seleccionado también se integre con software externos. Las personas son uno de los activos más importantes de la organización, en este caso, es relevante conocer el perfil del usuario final del software SST. En función del perfil de cada usuario, sabremos qué nivel tecnológico tienen los usuarios y cómo necesitamos que sea el software para que no haya resistencia al cambio. El tiempo que se va a dedicar a la implementación del proyecto también se debería de consultar con el proveedor, porque si la organización pretende que sea un proyecto de un año y el proveedor comenta que tardaría cinco años porque no tiene recursos para ofrecer esa inmediatez, deberíamos pensarnos mucho si elegirlo. Otra opción que se puede plantear y que será necesario saber que es posible, es automatizar el SST a través de un software en fases. Es decir, emplear el software para algunos aspectos y poco a poco ir ampliando en la automatización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Indudablemente, si estamos en pleno proceso de selección de software, tendremos en cuenta que esto requerirá de recursos materiales y humanos. Nos aseguraremos que el proyecto se pone en marcha cuando tengamos estos recursos cubiertos y tras analizar si las personas encargadas de hacer uso de la tecnología tienen la capacitación y habilidades necesarias para llevarlas a cabo. Plantearemos si por política de empresa, el software puede ser instalado o en la nube, siendo conscientes que la elección de una u otra forma incrementará o reducirá los costos de instalación y mantenimiento. Teniendo en cuenta estos aspectos y con una correcta planificación, la elección e implementación de un software SST ayudará a la organización y al conjunto de sus trabajadores.

ISOTools, Software SST para las organizaciones

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