Permisos de trabajo en la era digital. Tendencias y tecnologías para la Transformación Digital HSE

Transformación Digital HSE

Das las necesidades actuales del mercado, donde las organizaciones llevan a cabo con mayor frecuencia trabajos complejos que implican altos riesgos y precisan de un sin número de permisos, lo cual suele ser un poco tedioso y más aún, cuando el proceso de digitalización no ha sido implementado o en su defecto aplicado parcialmente, la transformación de la información, el manejo de la Big data y la explotación de los datos no logra efectuarse de forma efectiva.

La digitalización de los permisos de trabajo, sin duda alguna, es un factor clave de éxito en esta era de innovación tecnológica, donde cada vez es más común ver como las organizaciones están rediseñando sus sistemas de trabajo y optimizando sus procesos por medio del uso de la Tecnología de la información (TI). En esta transición de metodología de trabajo manual a digital, hay un sin mundo de posibilidades que trae consigo innumerables beneficios, que van desde la optimización de los tiempos hasta la aparición de nuevas oportunidades de negocio.

 ¿Qué es un Permiso de Trabajo?

Un permiso de trabajo estructura información inherente a las tareas necesarias para ejecutar una actividad, considerando que se debe hacer, los tipos de riesgos, amenazas o peligros presentes e indica cuales son las buenas prácticas que deben realizar en materia de seguridad y salud en el trabajo. Estas instrucciones de trabajo se pueden realizar de forma manual o de forma automatizada, todo dependerá de la metodología que utilice la organización.

Beneficios en la Digitalización de los Permisos de Trabajo

Toda transición representa un reto de proactividad que todas las organizaciones deben estar dispuestas a asumir, y más aún en esta era tecnológica que está en continua innovación. Por ello, el desempeño de la Transformación Digital HSE es un factor clave de éxito que se verá impactado en la respuesta rápida y eficaz de las necesidades inherentes a los Permisos de Trabajo.

Dadas las circunstancias actuales y a raíz de la pandemia se ha ido incrementando el uso de la TI para el otorgamiento de los Permisos de Trabajo, donde las organizaciones han ido optimizando este proceso y minimizando la probabilidad de errores en su ejecución, no cabe duda, de que el uso de permisos de trabajo de forma automatizada trae consigo grandes beneficios, entre los cuales se encuentran:

• Minimiza el tiempo requerido para realizar la planificación y ejecución de los permisos de trabajo, debido a la gran variedad de opciones en los campos de información, pues se limitaría en la mayoría de los casos a seleccionar una opción de una lista desplegable previamente configurada.
• Optimiza el proceso de aprobación de los permisos de trabajo, reduciendo los tiempos de traslado y papeleo innecesario para la validación de los permisos, donde esta aprobación puede realizarse de forma remota desde cualquier lugar, tiempo o espacio.
• Mejora y simplifica la toma de decisiones ya que la información está disponible en el sistema y en un solo instante se tiene acceso a los registros, datos e información valiosa que permite tener un mayor control y análisis a tiempo real. Permitiendo de esta forma tomar acciones proactivas y totalmente efectivas.
• Ayuda en la gestión de auditorías a través de la disponibilidad de la información a tiempo real, de forma inmediata y acorde los requisitos legales.
• Minimiza los costos principalmente en papelería, tiempo, desplazamiento, servicios, almacenamiento y el uso de los recursos en general.
• Complementa la trazabilidad de la información en tiempo real y permite su continua actualización.
• Aumenta el uso eficaz y eficiente de la Tecnología de la Información.

Una gestión efectiva de los Permisos de Trabajo trae como consecuencia un incremento en la productividad, el acceso en tiempo real e inmediato a la información por medio de la centralización de los datos en un sistema de almacenamiento, minimizando los costos y estableciendo un control exhaustivo en la trazabilidad de los permisos, desde su origen hasta los riesgos a los cuales están expuestos los colaboradores en relación a las actividades a realizar.

Software HSE

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software HSE. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma.

Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas que facilitan la consecución garantizando la aplicación de la misma.