¿Cómo Reaccionar Ante Un Incumplimiento Inminente?

Incumplimiento Inminente

Hoy por hoy, es muy común que las organizaciones estén expuestas a innumerables riesgos, uno de ellos es el inminente incumplimiento que, sin duda alguna, trae consigo una No conformidad. Es sumamente importante contar con un Sistema de Gestión que integre planes de acción para poder contrarrestar de forma exitosa este tipo de escenarios, a través de acciones que permitan corregir, prevenir o mejorar el incumplimiento identificado.

¿Qué es una No Conformidad?

De acuerdo a lo establecido en la norma ISO 9001 2015, una no conformidad es el resultado de incumplir un requisito del Sistema de Gestión (SG), indiferentemente si este se encuentra especificado o no. Considerando que el termino de requisito integra una necesidad o expectativa, que puede ser comúnmente explicita u obligatoria.

¿Cómo definir la criticidad de una No conformidad?

La gestión de riesgos le permite a la organización clasificar de acuerdo a la amenaza y prioridad, el orden de tratamiento a los incumplimientos identificados de acuerdo a factores como el severidad, gravedad, prioridad, urgencia, frecuencia y tendencia. Garantizando de esta forma la identificación, análisis, evaluación y control de una no conformidad en relación a su impacto y prioridad.

Acciones ante la detección de una No conformidad

La Norma ISO 9001 2015 en su numeral 10.2.1, es muy clara en cuanto a la actuación que debe tener una organización en el caso de presentarse una No conformidad, pues al ocurrir el incumplimiento independiente de su origen, se deben gestionar con acciones correctivas que se ajusten al incumplimiento identificado y deben comunicarse a la alta dirección de la siguiente forma:

• Lo primero que se debe hacer es reaccionar ante la no conformidad detectada, adicional a ello y cuando sea aplicable se deben tomar todas las acciones necesarias para poder controlarla y corregirla, además de asumir y afrontar las consecuencias derivadas del incumplimiento.
• Hacer un análisis y evaluación exhaustivo de las causas que originan la no conformidad, considerando todas las acciones necesarias para mitigarla y controlarla a fin de que no vuelva a ocurrir mediante la identificación, revisión y análisis de la no conformidad y la determinación de las causas que la generan. Además de considerar realizar una verificación en el caso de que existan incumplimientos que tengan similitud o que exista la posibilidad de ocurrencia.
• De deben implementar todas las acciones que sean necesarias.
• Se debe validar la eficacia de las acciones correctivas implementadas.
• En el caso que aplique se deben actualizar los riesgos y oportunidades, a fin de que se pueda ajustar el Sistema de Gestión de la Calidad a la realidad operacional.

La documentación de la información inherente a una no conformidad vas más allá de solo cumplir un requisito, debe conservarse de manera íntegra como evidencia, que contenga la naturaleza del incumplimiento, las acciones realizadas posterior a su identificación y los resultados de las acciones correctivas. Toda esta información sirve como insumo para garantizar el proceso de mejora continua y la eficacia de su implementación.

Establecer un plan de acciones correctivas como factor clave de éxito

Para garantizar el éxito en la implementación de un plan de acción es necesario establecer responsabilidades y recursos, que se ajusten a las acciones correctivas que se deben ejecutar. Además de controlar los factores que integran toda la estrategia, promoviendo el cumplimiento de la productividad y facilitando a la toma de decisiones a través de:

• Compromiso de la Alta Gerencia
• Participación de tas las partes interesadas.
• Análisis del Contexto y Planificación
• Mejora Continua

Seguimiento y Medición

Las organizaciones deben tener conciencia de su gestión y establecer todas las medidas necesarias para identificar, analizar y controlar las consecuencias derivabas al incumplimiento inminente de un requisito. La eficacia dependerá de las acciones que se implementen y de la estructuración del Sistema Gestión, por tanto, se deben considerar todos estos factores como claves, para lograr el éxito organizacional, el desarrollo sostenible y la continuidad de negocio.

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Si necesitas gestionar adecuadamente la prevención de riesgos laborales, HSETools es la solución tecnológica que permite realizar un control total de la gestión HSE, pudiendo cumplir con las necesidades planteadas por las organizaciones. Es un software que posibilita la gestión integral desde el hallazgo hasta el análisis para la toma de decisiones, imprescindible si se desea gestionar un plan de prevención de riesgos laborales. Con HSETools, se evitarán sanciones y multas, ya que tiene el control para evitar los incumplimientos legales en materia de seguridad y salud en el trabajo, además de reducir los riesgos a los que pueden estar sujetos los trabajadores, y es que HSETools permite la gestión de riesgos automáticamente. La solución tecnológica HSETools, la organización podrá gestionar el ciclo completo de riesgos, desde su identificación, evaluación, aplicación de controles y los planes. HSETools hace posible que las organizaciones planifiquen las actividades determinadas en el plan de prevención de riesgos, pudiendo llevarlas a cabo en terreno. De igual modo, también simplifica las tareas para a conocer el grado de avance en tiempo real de las actividades, y dar seguimiento al cumplimiento para tener bajo control el avance de las actividades y tomar decisiones. Si su organización quiere gestionar la prevención de riesgos laborales puede probar HSETools a partir de la demostración gratuita que está disponible desde nuestra web. Para ello solo debe solicitarla haciendo clic aquí.