Riesgos SST más habituales en una oficina

Los riesgos laborales en una oficina son más frecuentes y variados de lo que parece. Aunque el entorno de oficina suele percibirse como seguro, los trabajadores están expuestos a siete categorías de riesgos SST que pueden derivar en accidentes o enfermedades profesionales: los siniestros in itinere durante el desplazamiento al trabajo, las lesiones por manipulación inadecuada de cargas, las caídas en escaleras o zonas de paso, los incendios, los golpes por objetos mal almacenados, los accidentes eléctricos por sobrecarga o mal uso de equipos y la fatiga física y mental asociada al trabajo prolongado frente a pantallas o a un mal ambiente laboral. La alentadora noticia es que la mayoría de estos riesgos son prevenibles mediante medidas sencillas: una postura ergonómica correcta, orden en el espacio de trabajo, respeto de las normas de tráfico, pausas periódicas y una adecuada gestión del estrés. Contar con un software de gestión de riesgos SST como HSETools permite a las organizaciones identificar, evaluar y controlar estos peligros de forma sistemática y automatizada.

Riesgos laborales en una oficina y cómo prevenirlos

A veces, parece que trabajar en una oficina elimina o minimiza los riesgos de SST. Pero nada más lejos de la realidad; este entorno entraña sus propios riesgos SST, a los que no se debe desatender en pro del bienestar de todos los trabajadores.

Riesgo SST	Descripción	Medidas de prevención clave
🚗 Accidente in itinere	Accidente durante el desplazamiento al trabajo	Descansar bien, respetar normas de tráfico, evitar distracciones al volante.
📦 Manipulación de cargas	Lesiones por levantar o trasladar objetos pesados	No superar 15 kg (mujeres) / 25 kg (hombres), flexionar piernas y mantener la espalda recta.
🪜 Caídas	Tropiezos en escaleras o al acceder a zonas elevadas	Usar barandillas, calzado antideslizante y escaleras de mano homologadas.
🔥 Incendios	Riesgo de fuego en el entorno de oficina	Conocer los protocolos de evacuación y mantener libres las salidas de emergencia.
🗂️ Objetos de oficina	Golpes o caídas de material mal almacenado	Apilar correctamente, repartir peso en estanterías y cerrar cajones tras su uso.
⚡ Electricidad	Accidentes por sobrecarga o mal uso de equipos eléctricos	No sobrecargar enchufes, no manipular con manos mojadas ni limpiar con líquidos.
🧠 Fatiga física y mental	Problemas musculoesqueléticos, estrés y agotamiento mental	Ergonomía correcta, pausas periódicas y organización de tareas por prioridad.

Durante el desplazamiento

Los riesgos SST no solo están presentes en el sector de la construcción o en las industrias, como a veces se pueda llegar a pensar. No hay que perder de vista que lugares que a priori parecen inofensivos también cabe la exposición a ciertos riesgos, como es el mencionado caso de las oficinas. En este punto, lo positivo es que la mayoría de ellos tienen solución y se pueden prevenir.

Uno de los más frecuentes entre los accidentes laborales mortales son los producidos durante el desplazamiento, también conocidos como in itinere. Y es que cada vez que toma el coche el riesgo está presente, pero siempre se pueden adoptar medidas para reducir la posibilidad de siniestro al mínimo.

Entre las medidas de prevención se encuentran el dormir lo suficiente para evitar la fatiga por la mañana, salir con tiempo y evitar las prisas y la velocidad excesiva, respetar todas las normas de tráfico, así como evitar cualquier distracción como fumar o usar el móvil. También es recomendable llevar a cabo revisiones periódicas del vehículo y, ante condiciones climáticas adversas, extremar la precaución al volante.

 

 

Grandes esfuerzos

No es lo más común que pueda darse en una oficina, pero sin embargo hay ocasiones en las que hay que coger peso, como puede ser para el traslado de material. Es recomendable que, en el caso de las mujeres, no se levanten más de 15 kilos de peso y, en el de los hombres, 25. Si el peso a desplazar fuese mayor, sería necesario pedir la ayuda de otra persona para evitar lesiones.

Otra recomendación a la hora de levantar objetos pesados es flexionar las piernas sin arquear el tronco, separar ligeramente los pies y agarrar el peso con las palmas de las manos. A la hora de levantarlo, la espalda debe encontrarse siempre recta y dar impulso con los músculos de las piernas.

Al llevar la carga de un lugar a otro, los brazos deberán estar estirados totalmente y el peso irá pegado al cuerpo. Siempre será mejor empujar la carga que tirar de ella, y no es nada recomendable mover peso por encima de los hombros.

Caídas

Algo tan común y sencillo como el mero hecho de bajar y subir unas escaleras puede entrañar un riesgo SST en la oficina. Para evitar cualquier caída, es recomendable apoyarse en la barandilla y evitar las prisas, siempre prestando atención a los escalones para evitar tropiezos.

Para alcanzar sitios elevados, es preferible utilizar una escalera de mano estable y resistente en lugar de subirse sobre cajas, estantes, mesas o sillas. Caminar relajadamente con calzado antideslizante reducirá en gran medida las caídas en la oficina.

Incendios

Este riesgo SST no ocurre a diario e incluso puede que nunca haya que enfrentarse a él, pero si se diera, es necesario saber cómo actuar. Ante la detección de cualquier inicio de incendio u otra situación peligrosa, hay que dar aviso y evitar obstaculizar los pasillos de evacuación y las salidas de emergencia.

Objetos de oficina

Para evitar el desplome de objetos que pueda llegar a ser un riesgo SST, se recomienda no apilar de cualquier forma el material de oficina y, en el caso de utilizar estanterías, repartir bien el peso. Un correcto orden evitará tropiezos principalmente en las zonas de paso. Cuando no se estén utilizando, los cajones deberán mantenerse cerrados para evitar golpes.

Electricidad

Las oficinas están bien equipadas de máquinas, cables y enchufes que en un momento dado pueden suponer un riesgo SST. Para evitarlos, no se deben sobrecargar los enchufes, manipularlos con las manos mojadas o limpiar los equipos eléctricos con líquidos. Si se da un accidente eléctrico, se debe apartar al afectado de la fuente eléctrica con objetos no conductores como la madera o el cartón, tras haber cortado el suministro.

Fatiga física y mental

El estar todo el día sentado frente al ordenador puede provocar fatiga y problemas muscoesqueléticos, haciendo que se resientan los brazos, la espalda y el cuello si la postura adoptada no es la correcta. Para evitarlos, la silla, la pantalla y el teclado del ordenador tienen que estar bien regulados, además de realizar pausas periódicas.

La fatiga mental también es un riesgo SST relevante a tener en cuenta. Un ambiente laboral desagradable, la ansiedad, el estrés o el cansancio pueden afectar a la salud mental de los trabajadores. Para evitar este tipo de fatiga, es recomendable ordenar las tareas en función de su prioridad y alternarlas en distintos grados de atención.

Principales medidas de prevención de riesgos laborales en oficinas

Identificar los riesgos es solo el primer paso. Para que la prevención de riesgos laborales en una oficina sea realmente efectiva, es necesario establecer un conjunto de medidas concretas que protejan a los trabajadores en su día a día. La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales obliga a todas las empresas, independientemente de su actividad, a garantizar la seguridad y salud de su plantilla, y las oficinas no son una excepción.

Entre las medidas de prevención más relevantes en entornos de oficina destacan las siguientes:

Ergonomía del puesto de trabajo. Regular correctamente la altura de la silla, la posición de la pantalla y la distancia al teclado es fundamental para evitar lesiones musculoesqueléticas. La pantalla debe situarse a la altura de los ojos y a una distancia de entre 50 y 70 cm, y los pies deben apoyarse completamente en el suelo o en un reposapiés.

Organización del espacio y orden. Un entorno de trabajo ordenado reduce directamente el riesgo de caídas, golpes y tropiezos. Los pasillos deben mantenerse despejados, los cables recogidos y el material almacenado de forma estable y accesible.

Pausas activas y descansos visuales. Para combatir la fatiga física y mental, se recomienda aplicar la regla 20-20-20: cada 20 minutos, apartar la vista de la pantalla durante 20 segundos mirando a un punto a 20 metros de distancia. Además, levantarse y moverse brevemente cada hora contribuye a reducir la tensión muscular acumulada.

Formación e información continua. Los trabajadores deben conocer los riesgos a los que están expuestos y las medidas para prevenirlos. La formación periódica en prevención de riesgos laborales no es solo una obligación legal, sino una inversión directa en salud y productividad.

Revisión y mantenimiento de instalaciones. Las instalaciones eléctricas, los extintores, las vías de evacuación y el mobiliario deben revisarse periódicamente para garantizar que se encuentran en condiciones óptimas de uso y cumplen con la normativa vigente.

Contar con un sistema estructurado de gestión de la prevención, como el que ofrece HSETools, permite automatizar estas revisiones, programar inspecciones y mantener un registro centralizado de todas las acciones preventivas llevadas a cabo en la organización.

Cómo evaluar los riesgos en oficinas administrativas

La evaluación de riesgos laborales es el proceso técnico mediante el cual una organización analiza de forma sistemática los peligros presentes en sus puestos de trabajo para determinar la magnitud de cada riesgo y decidir si es necesario adoptar medidas correctoras. En el caso de las oficinas administrativas, este proceso es igualmente obligatorio y debe realizarse con la misma rigurosidad que en cualquier otro entorno laboral.

El proceso de evaluación de riesgos en una oficina sigue, habitualmente, cuatro fases bien definidas:

1. Identificación de los peligros. El primer paso consiste en recorrer las instalaciones y analizar cada puesto de trabajo para detectar todas las fuentes de riesgo presentes: desde la disposición del mobiliario y el estado de las instalaciones eléctricas, hasta los hábitos posturales de los trabajadores o el nivel de iluminación de cada área.

2. Valoración del riesgo. Una vez identificados los peligros, se estima la probabilidad de que ocurra un daño y la severidad del mismo. Esta combinación permite clasificar cada riesgo en niveles (trivial, tolerable, moderado, importante o intolerable) y priorizar las actuaciones.

3. Planificación de medidas preventivas. A partir de la valoración, se diseña un plan de acción con las medidas correctoras necesarias, los responsables de llevarlas a cabo y los plazos establecidos para su implementación.

4. Seguimiento y actualización. La evaluación de riesgos no es un documento estático. Debe revisarse periódicamente y siempre que se produzcan cambios en las condiciones de trabajo, se incorporen nuevos empleados o se detecten nuevos riesgos.

Para que este proceso sea ágil, trazable y cumpla con los requisitos legales, herramientas como HSETools permiten llevar a cabo la identificación y evaluación de riesgos de forma digitalizada, con acceso desde cualquier dispositivo, generación automática de informes y un sistema de alertas que avisa cuando una medida preventiva requiere revisión o actualización.

 

Software para la prevención de riesgos laborales en oficinas

HSETools ayuda a las empresas y organizaciones en la prevención de riesgos SST que tienen lugar tanto en las oficinas como en cualquier otro lugar en que desarrollen su actividad. Con HSETools se puede controlar el ciclo completo de riesgos que se producen sobre el medio ambiente y sobre las personas, llevando a cabo la identificación y la evaluación de los mismos.

Hacer uso de una solución como HSE permite que las organizaciones tengan la información vinculada a los riesgos accesible de forma muy visual. HSETools es modular, tiene un alto grado de parametrización y se adapta a las necesidades y particularidades de cada empresa.

Además, cuenta con una app móvil para que la gestión de riesgos se haga de forma automatizada, adjuntando evidencias y comentarios, consultando la información desde cualquier lugar. También cuenta con un sistema de alertas vinculadas a los checklists que la organización quiera ejecutar.

Es un buen momento para dar un paso más en la gestión de riesgos SST; es el momento de probar HSETools a partir de la demostración gratuita que está disponible desde nuestra web. Para ello, solo debe solicitarla haciendo clic aquí.