Checklist para la evaluación final del contratista. ¿Qué debería contener?

Índice de contenidos

Contratistas

Evaluación final de HSE al contratista

La denominación “evaluación final” siempre ha tenido un peso importante ante todos los tipos de evaluación existentes, pues se trata de la última oportunidad para demostrar conocimiento, destreza, compromiso, etc. Es por ello que la evaluación final del contratista adquiere gran importancia no solo para demostrar el desempeño de este ante el cliente, sino para cerrar las brechas que pudiesen haberse ocasionado por accidentes ocurridos, incidentes, daños ambientales y/o cualquier otro incumplimiento que se haya reportado del contratista. Al finalizar la relación contractual y logrado el objetivo por el cual se ha previsto la contratación de una empresa externa, se deberá solicitar cierta información del contratista que sirva como soporte para la gestión HSE del titular y como evidencia del cumplimiento legal en el desarrollo de las actividades, para ello se deberá tomar en cuenta ciertos requisitos necesarios a solicitar de la gestión de seguridad y salud en el trabajo, y de la gestión medioambiental.

¿Qué debería contener un checklist para la evaluación final del contratista?

En general la evaluación final del contratista deberá contener el chequeo de la documentación importante para el sistema de gestión del cliente, esta puede ser derivada de la gestión de seguridad y/o derivada de la gestión ambiental.

Documentación requerida de la gestión de seguridad y salud en el trabajo:

Las actividades del contratista se han debido de haber realizado bajo la normativa del titular y bajo el cumplimiento de requisitos legales obligatorios según el país donde se realice la actividad, para evidenciar aquello, se deberá solicitar la entrega de la siguiente información:

Entrega de permisos de trabajo utilizados, análisis de trabajo seguro, inspecciones realizadas, checklist entre otros documentos realizados en la labor.
Informe del cumplimiento del reporte de indicadores.
Cumplimiento del programa de capacitaciones, con el legajo del personal que participo.
Entrega de la documentación correspondiente al plan HSE de la contratista.
Informes o actas de las acciones correctivas realizadas a partir de los reportes de actos o condiciones inseguras, en caso lo hubiesen.
Investigación de accidentes e incidentes en caso hubiese sucedido.
Actas de asistencia a las reuniones de revisión de desempeño HSE

Complementario a ello se deberá solicitar un informe de desempeño del contratista, conforme a los requisitos del cliente, donde mínimamente deben contener los siguientes acápites:

Datos de los trabajadores del contratista (nombres, documento de identidad, puesto)
Número de horas hombre trabajadas, distribuidas según el cronograma de trabajo.
Número de incidentes.
Número de días perdidos por accidentes o incidentes.
Registros de inducción y capacitación.
Actividades realizadas en temas de prevención.
Actas de entregas de equipos de protección personal.

Por la coyuntura muchas empresas también están solicitando se entregue las evidencias de la toma de temperatura a los trabajadores, ficha sintomatológica y el seguimiento a los posibles o casos confirmados de COVID-19.

Documentación requerida a la gestión ambiental

Las actividades del contratista se han debido de haber realizado siendo cuidadosos del medioambiente, para evidenciar aquello, se deberá solicitar la entrega de la siguiente información:

Evidencias de la correcta disposición de residuos.
Controles significativos utilizados para el control ambiental.
Cumplimiento del instrumento de gestión usado (si se requirió realizar muestreos del agua, aire, suelo para verificar la no alteración del entorno ambiental, u otros)
Reportes de investigación de incidentes ambientales.
Actividades realizadas en temas de medioambiente.

Beneficio de la evaluación final HSE del contratista

La evaluación final HSE del contratista no solo beneficiara a la relación comercial entre el contratista y el cliente, sino que permitirá la mejora continua del sistema de gestión evaluado de modo que con las observaciones, planes de acción y/o incidentes ocurridos se podrá realizar los cambios correspondientes necesarios para enriquecer el sistema de gestión y de este modo contribuir a la mejora continua. Por otro lado, si el contratista tuviera una evaluación final negativa, perjudicaría la imagen del contratista, y las posibles negociaciones futuras.

Software para la gestión de contratistas

Las organizaciones que cuentan con proveedores y contratistas o coordinación de actividades empresariales (CAE), deben realizar su gestión de un modo unificado, de esta manera, se logra favorecer su involucración dentro del sistema HSE y, además, se garantiza la seguridad de la información tratada. Para lograrlo, muchas de estas empresas están haciendo uso de soluciones tecnológicas, como es el caso de HSE Soft. HSETools le ayudará registrar, administrar, actuar, monitorear y tomar las decisiones adecuadas gracias a la automatización de la gestión HSE. En el ámbito de la gestión de contratistas, esta solución le permitirá:

Mejorar las relaciones y las actividades de los diversos contratistas y partes interesadas de la organización.
Unificar la información de los contratistas y así facilitar la explotación de la información, generando si es necesario reportes para presentar a gerencia.
Inventarios, categorizar y realizar el ciclo de vida completo de los contratistas y de sus empleados.
Contar con un sistema de alertas para asegurar que las tareas se están ejecutando a tiempo.
Suministrar a sus contratistas un portal particular desde el cual reportar la información que se le solicite.
Garantizar la confidencialidad de la información almacenada en el sistema.

En definitiva, con este software se identifican de forma correcta a los contratistas, logrando su involucración total en el sistema. Igualmente, emplea plantillas preconfiguradas con la estructura deseada para solicitar la información o requisitos a los contratistas y facilita, por ejemplo, el cumplimiento de las entregas establecidas en un tiempo concreto.