Con qué frecuencia deben repetirse las capacitaciones

La frecuencia con la que deben repetirse las capacitaciones no es fija. Depende de factores como la información a transmitir, el nivel de riesgo asociado, la profundidad del tema y los resultados de formaciones anteriores. Como referencia general, las capacitaciones prácticas de HSE deben impartirse al menos cuatro veces al año por tema. Las capacitaciones generales sobre concientización y cultura organizacional, al menos dos veces al año. Las capacitaciones especializadas por cargo, con periodicidad trimestral o bimensual, dado que los procedimientos industriales cambian con frecuencia. En cualquier caso, la clave no es solo la frecuencia, sino planificar las capacitaciones dentro de un cronograma, medir su efectividad y apoyarse en herramientas tecnológicas que permitan controlar todo el ciclo PHVA del proceso formativo.

Cuántas capacitaciones al año se deben realizar

Las capacitaciones son un requisito obligatorio tanto para normativas legales como voluntarias. Son absolutamente necesarias para el éxito de cualquier estructura empresarial, sistemas de gestión o simplemente para procesos productivos industriales.

Contexto de las capacitaciones en prevención

La gestión del conocimiento de los colaboradores hoy en día se considera una verdadera herramienta de trabajo que aporta en gran medida al éxito de la estrategia empresarial. Diferentes autores expertos soportan esta teoría en casos de éxito, Según Thomas H. Davenport (1997), “el conocimiento” es “información combinada con experiencia, contexto, interpretación y reflexión”. Tiene un alto valor porque está preparado para ser aplicado a las decisiones y a las acciones”.

Qué es una capacitación y cuánto dura

Como bien sabemos, capacitar es transmitir conocimiento para que posteriormente aplicarlo en alguna actividad de trabajo. Esta es la forma de mitigar la probabilidad de cometer errores y tener consecuencias no deseadas. Es tomar buenas decisiones porque se cuenta con el criterio necesario.

 

 

Las capacitaciones son una inversión, donde el factor que incide principalmente es humano. Por tal motivo, la capacitación no debe darse por una única vez. Debe ser periódica o incluso cíclica, pues a través del tiempo lo aprendido puede olvidarse si no es un ejercicio repetitivo o puede desviarse la forma correcta de ejecutarse y no lograr el objetivo por el cual se diseñó la capacitación.

Factores que determinan la frecuencia de las capacitaciones

Entonces, una manera de responder a la pregunta y teniendo en cuenta el análisis anterior, podríamos decir que la frecuencia con la que deberían repetirse las capacitaciones depende de:

• La información que se debe transmitir.
• La experticia que requiera.
• Su contexto.
• Riesgo al que pueda estar asociado y el nivel.
• La profundidad del tema y el tiempo que requiere.
• La frecuencia con la que se actualiza la información.
• Los resultados de las capacitaciones anteriores.

El enfoque de las capacitaciones de HSE es en su mayoría práctico. Su propósito principalmente se concentra en la prevención de incidentes, accidentes, enfermedades, impactos ambientales, atención y reacción ante emergencias. Lo recomendable es que este tipo de capacitaciones se generen por lo menos cuatro veces al año por tema para que generen el impacto deseado y garanticen el logro del objetivo.

Otras capacitaciones generales, como las referentes a concientización, sentido de pertenencia y cultura organizacional, deben realizarse por lo menos dos veces al año para reforzar y actualizar conocimientos de inducción a la compañía.

Las capacitaciones especializadas para cada cargo donde se asocian temas HSE se sugiere realizarlas de forma trimestral o bimensual, ya que a nivel industrial los procedimientos pueden ser cambiantes, debido a la cantidad de variables que pueden intervenir, cambios tecnológicos o necesidades de las partes interesadas.

Recomendaciones para planificar y actualizar las capacitaciones

• Las capacitaciones serán planificadas dentro de un cronograma para tener claridad de la periodicidad, los ciclos, la cantidad, las proyecciones y la medición de indicadores.
• La rotación de personal será tomada en cuenta para la planificación, ya que la alta rotación puede afectar directamente el resultado.
• El objetivo de la capacitación debe estar definido para la posterior medición de la efectividad.
• La capacitación será evaluada para saber qué tan eficiente fue y si requiere algún refuerzo o ajuste.
• Los indicadores de gestión son fundamentales para la planificación de próximos periodos de capacitación de acuerdo al análisis de resultados.
• Asegúrese de tener un procedimiento definido y las herramientas tecnológicas necesarias. Esto ayuda a controlar el ciclo PHVA de las capacitaciones, como por ejemplo el cronograma de ejecución, las alarmas tempranas de aviso para el personal convocado, las evaluaciones que se deben diligenciar de forma digital y la medición de resultados.

Cuándo debe actualizarse la capacitación del personal de nuevo ingreso

La capacitación de inducción no puede tratarse como un trámite puntual que se realiza una única vez al incorporarse un trabajador. Su contenido debe revisarse y actualizarse en determinados momentos para seguir cumpliendo su objetivo: preparar al personal nuevo frente a los riesgos reales de su puesto de trabajo. Estos son los principales momentos en los que conviene actualizarla:

Al modificarse los procedimientos o procesos de trabajo

Si cambian las tareas, la maquinaria o los procedimientos asociados a un puesto, la capacitación de inducción debe reflejar esos cambios de inmediato, evitando que el nuevo personal se forme con información desactualizada.

Tras la incorporación de nuevas normativas o exigencias legales

Cuando se actualiza la legislación aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, los contenidos de inducción deben revisarse para garantizar que el personal de nuevo ingreso recibe información alineada con los requisitos vigentes.

Después de un incidente o accidente relevante

Si un suceso revela que la capacitación inicial no cubría adecuadamente un riesgo determinado, es el momento de reforzar y actualizar esos contenidos antes de que se repita la formación con otros trabajadores.

Ante cambios en el entorno o las instalaciones

La reubicación de áreas de trabajo, la incorporación de nueva maquinaria o modificaciones en el layout de la planta pueden introducir riesgos que la capacitación original no contemplaba.

De forma periódica, como parte del ciclo de mejora continua

Incluso sin cambios evidentes, es recomendable revisar el contenido de la inducción con una periodicidad definida (por ejemplo, anualmente), aprovechando los resultados y comentarios recogidos de capacitaciones anteriores para mejorar su efectividad.

Cuando los indicadores de gestión lo señalan

Si el seguimiento de indicadores muestra que el personal de nuevo ingreso presenta más incidencias, dudas o desviaciones de lo esperado, esto es una señal clara de que la capacitación inicial necesita ajustes.

Cómo medir la efectividad de las capacitaciones

Impartir una capacitación no garantiza que el conocimiento sea adquirido ni que se traduzca en un cambio de comportamiento. Medir su efectividad es indispensable para saber si el objetivo se cumplió y para planificar con criterio los próximos ciclos formativos. Estas son las principales formas de hacerlo:

Evaluaciones de conocimiento
Aplicar pruebas o cuestionarios antes y después de la capacitación permite comprobar de forma objetiva si el contenido fue comprendido, y en qué medida ha aumentado el nivel de conocimiento del participante.

Observación en el puesto de trabajo
Verificar si lo aprendido se aplica realmente en el día a día —por ejemplo, mediante inspecciones o auditorías de comportamiento— es la forma más fiable de comprobar que la capacitación se ha traducido en una práctica segura y no se ha quedado solo en la teoría.

Indicadores de gestión
El seguimiento de indicadores como la tasa de incidentes, accidentes o desviaciones asociadas a los temas capacitados permite evaluar el impacto real de la formación en los resultados de seguridad de la organización.

Encuestas de satisfacción y retroalimentación
Recoger la opinión de los participantes sobre la claridad, utilidad y aplicabilidad de la capacitación ayuda a identificar puntos de mejora en el contenido o en la metodología empleada.

Resultados de capacitaciones anteriores
Como se ha adelantado, uno de los factores que determina la frecuencia y el diseño de futuras capacitaciones es precisamente el análisis de resultados de formaciones previas, lo que convierte esta medición en un insumo clave para el ciclo de mejora continua.

Apoyo en herramientas tecnológicas
Contar con una solución digital que permita gestionar el cronograma, aplicar evaluaciones y medir resultados en tiempo real facilita el control del ciclo PHVA de las capacitaciones y simplifica la toma de decisiones basada en datos.

Software HSETools para planificar capacitaciones en prevención de riesgos laborales

Los técnicos de prevención de riesgos laborales de las organizaciones que están encargadas del sistema preventivo se pueden ayudar de una solución tecnológica como el HSETools.

Se trata de un software para la prevención de riesgos laborales muy específico. HSETools es una herramienta perfecta para llevar a cabo la gestión de forma integrada de los riesgos que se identifican en el lugar de trabajo en el momento en el que se desarrollan las actividades por parte de cada uno de los trabajadores.

Cuando las organizaciones hacen uso de HSETools, la gestión de la prevención de riesgos laborales se automatiza y esto permite:

• Detectar los riesgos que se producen.
• Realizar un inventario de riesgos.
• Determinar controles para los riesgos que tienen lugar.
• Comunicar las acciones a llevar a cabo al responsable que corresponda.
• Registrar los riesgos que provocan en la organización un gran impacto.
• Elaborar de forma automática informes en los que esté reflejada la información en tiempo real para ayudar en la toma de decisiones.

La solución tecnológica HSETools facilita las actividades relacionadas con la gestión de riesgos laborales, lo que posibilita una visión global de los riesgos que se producen en la organización. Este software también permitirá dejar una trazabilidad del riesgo, dejando almacenada toda la información en el propio sistema.

Si es técnico de prevención de riesgos laborales y considera que su organización está lista para estar a la vanguardia, puede probar de primera mano HSETools. Tiene acceso a una demostración gratis que le dejamos a su disposición a través de nuestra web. Para ello debe registrarse; puede hacerlo accediendo al registro haciendo clic aquí.