Beneficios del Software de Gestión de Seguridad y Salud Laboral para el cumplimiento normativo

La seguridad en el trabajo es clave para el éxito operativo de cualquier empresa, pero garantizar el cumplimiento normativo puede ser un desafío. Un Software de Gestión de Seguridad y Salud Laboral optimiza procesos, reduce errores y mejora la protección en el entorno laboral. Además, una eficaz gestión de documentos centraliza información y facilita el acceso a registros clave, desafíos a veces insalvables para sistemas basados en papel o en hojas de cálculo. La importancia de la seguridad y la salud de los trabajadores no admite discusión. Además de las acciones obvias para mantener protegidos a sus trabajadores, las organizaciones necesitan preocuparse por cumplir con las leyes, con las regulaciones y con todo aquello que se conoce con el nombre de marco normativo y regulatorio. Cumplir con las normas es una manera de mejorar la seguridad de los trabajadores. El Software de Gestión de Seguridad y Salud Laboral mejora las posibilidades que tiene la empresa para garantizar el cumplimiento normativo.

Importancia del cumplimiento para la seguridad y la salud de los trabajadores

El cumplimiento de las normas es una obligación legal y es también una solicitud en el estándar internacional ISO 45001. No cumplir con la ley, con las directivas en el caso europeo, con las normas o con los acuerdos en el área de seguridad en el trabajo genera consecuencias lesivas para los trabajadores, en primera instancia, y después para la organización. Es una de las razones por las que las empresas deben pensar en contratar un Software de Gestión de Seguridad y Salud Laboral. Las secuelas del incumplimiento pueden ser muy lesivas y afectar a las empresas de diferentes formas:

• Afectación financiera: las empresas pueden enfrentarse al pago de cantidades importantes de dinero en multas y sanciones.
• Pérdida de contratos o licitaciones: cuando las obligaciones de cumplimiento son contractuales, es probable que el incumplimiento lleve al contratista o al cliente a rescindir el contrato.
• Deterioro de la reputación: las organizaciones que incumplen pierden la confianza de sus empleados, de los consumidores y de los organismos reguladores.
• Interrupción de la operación: el incumplimiento puede interrumpir la operación por exigencia de un regulador, por iniciativa de los empleados o por decisión de la Alta Dirección.

Ventajas de un Software de Gestión de Seguridad y Salud Laboral

El Software de Gestión de Seguridad y Salud Laboral aporta infinidad de beneficios a cualquier tipo de organización y, de manera muy significativa, en todo lo relacionado con el cumplimiento normativo, regulatorio y legal.

1. Centralización de la información, los datos, los registros y los documentos

Un documento extraviado es la causa recurrente de incumplimiento en muchas empresas. No contar con acceso a un dato o un registro puede significar un formulario requerido por algún regulador con información errónea. En cualquiera de estos casos, la dispersión de información y documentos, sin ningún criterio, tiene consecuencias imprevisibles. El Software de Gestión de Seguridad y Salud Laboral reúne toda la información, todos los documentos, datos y registros, en una única ubicación centralizada. A ella tienen acceso, de acuerdo con sus privilegios de seguridad, las personas indicadas. Una Plataforma HSE Centralizada clasifica los documentos en carpetas digitales que se asocian a un tema, un usuario, un empleado o una obligación de cumplimiento. De hecho, un documento puede tener varias asociaciones. Todos los archivos, documentos, datos o registros pueden ubicarse utilizando la fecha de creación, el autor, el tema o alguna palabra clave, entre otros criterios eficaces para obtener la información en segundos. Finalmente, con un Software de Gestión de Seguridad y Salud Laboral todos los documentos que se consulten corresponderán a la versión actual, sin que esto signifique que las versiones anteriores hayan sido desechadas. Al contrario, se conservan seguras, a salvo, esperando ser consultadas para establecer la trazabilidad de un documento en particular.

2. Monitoreo del cumplimiento automatizado

Muchas obligaciones de cumplimiento requieren que se realicen diversas tareas, se presenten informes sobre determinado tema o se suministre evidencia sobre el comportamiento de un indicador. La formación de cuellos de botella en ese proceso o la ruptura de los flujos de trabajo es otra causa recurrente de incumplimiento. El Software de Gestión de Seguridad y Salud Laboral es una herramienta esencial para evitarlo. Una solución tecnológica puede crear flujos de trabajo automatizados: asigna las tareas necesarias para cumplir, notifica a las personas interesadas y monitorea el avance para alertar sobre cuellos de botella. Así, no existirán tareas que no se completen. La supervisión del cumplimiento también sirve para advertir con anticipación sobre el vencimiento de una licencia o la caducidad de un permiso.

3. Reportes de incidentes y accidentes en tiempo real

Reportar, documentar e investigar incidentes y accidentes es una obligación de cumplimiento de organismos reguladores, de los estándares de gestión SST, de las aseguradoras y, en algunos casos, de acuerdos suscritos con empleados o sindicatos. Las organizaciones que cuentan con un Software de Gestión de Seguridad y Salud Laboral encuentran canales efectivos para recibir informes en tiempo real. Los trabajadores pueden notificar utilizando formatos como audios, vídeos, imágenes, diagramas o texto desde el mismo lugar en el que ocurre el evento y a través de dispositivos móviles. La celeridad con la que se obtiene información hace que los equipos de investigadores inicien su trabajo en el mismo momento, siguiendo flujos de trabajo que el mismo software de cumplimiento HSE ha definido de forma automática. Lo que sigue es identificar la causa raíz y eliminarla. En ello también interviene el software, aportando herramientas y modelos de análisis asistidos por IA.

4. Verificación de la formación y capacitación de los empleados

Los empleados que tienen los conocimientos adecuados están comprometidos con la seguridad y con el cumplimiento. La formación es un elemento clave en cualquier programa de seguridad laboral. Sin embargo, los planes de capacitación afrontan varios desafíos: alto número de trabajadores, dificultad para identificar las necesidades de cada empleado, desconocimiento sobre los resultados reales de un programa de formación impartido, etc. El Software de Gestión de Seguridad y Salud Laboral identifica los temas y los contenidos que tendrá que recibir cada trabajador de acuerdo con sus funciones, verifica que todos reciban la capacitación mínima necesaria, entrega contenidos a distancia accesibles desde el dispositivo móvil y envía cuestionarios para verificar la absorción del conocimiento esperado para garantizar el cumplimiento.

5. Análisis de escenarios predictivos

La mejor forma de gestionar los riesgos es prevenirlos, anticiparse al futuro. Esta es una tarea que puede hacer mejor el Software de Gestión de Seguridad y Salud Laboral. Cuenta con las herramientas de análisis predictivo y los registros históricos necesarios para crear escenarios futuros útiles para gestionar los riesgos de cumplimiento de forma proactiva, anticipando las eventualidades y tomando medidas con suficiente anticipación.

Software HSETools

El Software HSETools es una plataforma creada para abordar con éxito los desafíos que plantea la gestión de la seguridad de los trabajadores y la ambiental mediante la automatización. Esta solución puede realizar seguimiento de infinidad de actividades en tiempo real, permitir que todos los trabajadores accedan desde dispositivos móviles en cualquier momento, crear flujos de trabajo automáticos y emitir alertas sobre problemas o sobre cualquier evento relevante para la gestión. Esta avanzada herramienta tecnológica cuenta con un módulo específico para la gestión de documentos y registros. Permite el acceso inmediato a la información, la almacena en un único repositorio, controla las diferentes versiones que de ella haya y se integra con otras herramientas con las que trabaje la organización. Puedes conocer mucho más participando en una demo online gratuita o, si lo prefieres, contactar con uno de nuestros consultores.