Auditoría de procesos en la Gestión de Contratistas

Auditoría de procesos en Gestión de Contratistas

El contexto empresarial actual, ha llevado a que la contratación externa sea un mecanismo fundamental en el logro de los objetivos y/o metas de crecimiento trazados por cada una de las organizaciones, lo cual a su vez ha traído consigo la necesidad en lo que respecta a la generación de nueva regulación al respecto, ya sea en el ámbito local e internacional. Por tanto, durante el establecimiento de relaciones contractuales con terceros, es necesario considerar el nivel de corresponsabilidad existente entre contratante y contratista respecto a la prevención de lesiones y enfermedades laborales de los trabajadores y en lo relacionado con la preservación del medio ambiente. En línea con lo anterior, dentro de la gestión a contratistas, encontramos lo relacionado con la realización de las evaluaciones de desempeño, mecanismo mediante el cual se busca proporcionar un estatus de cumplimiento actual de los requisitos de HSE por parte del contratista. Ahora bien, sería importante tener en cuenta lo mencionado anteriormente respecto al nivel de corresponsabilidad que nos atañe como contratantes, entorno a la prevención de lesiones y enfermedades de los trabajadores y la preservación del medio ambiente producto de las actividades ejecutadas por el contratista, por lo cual, sería relevante incluir dentro de la gestión al contratista, lo concerniente con la realización de auditorías de segunda parte. Lo anterior debido a que esta es una herramienta que contribuye directamente en el cumplimiento de las políticas y controles de HSE, proporcionando información de entrada fundamental para la toma de decisiones en pro de la mejora continua del SG-HSE. Pues bien, teniendo en cuenta la relevancia de la auditorias en lo relacionado con la gestión de contratistas, analicemos algunos factores relevantes al respecto.    

Factores a considerar en el diseño e implementación de la auditoria a contratistas

Programa de auditorías: Es importante establecer dentro del SG-HSE lo relacionado con los programas de auditorias a contratistas, el cual deberá contener información relacionada con: los métodos, las frecuencias, requisitos relacionados con la planificación de las auditorias y lo concerniente a la elaboración de los informes. Criterios y alcance de auditoria: En lo relacionado con HSE estaríamos hablando de cumplimiento de los controles operacionales establecidos por la organización, administración del riesgo de parte del contratista, cumplimiento de roles y responsabilidades y en fin la verificación de los requisitos pactados durante la ejecución del contrato, en busca de garantizar de que estos son cumplidos por parte del personal contratista. Comunicación de resultados a las partes interesadas: Una vez implementada la auditoria, es de suma importancia que los resultados obtenidos, sean comunicados a las partes interesadas tanto de la organización contratante, así como del contratista, esto con el objetivo de generar la toma de acciones correctivas a lugar. Implementación de acciones correctivas: Finalmente el objetivo de la realización de la auditoria a los procesos llevados por el contratista, es identificar aquellas posibles desviaciones, por tal motivo, es de vital importancia por parte del contratante, la realización del seguimiento tanto a la implementación estas, así como a la eficacia de las mismas. Conservación de información documentada: La información es el valor mas grande de toda organización y en lo que respecta a la auditoria a contratistas, es factor clave el que garanticemos la conservación tanto del programas, planes, resultados y demás documentación relacionada. Importante mencionar el apoyo que en estos casos pueden brindar las herramientas tecnológicas, toda vez que permiten tanto la conservación y acceso seguro a la información, así como la trazabilidad de la misma.

Objetivos a lograr con la implementación de auditorías a contratistas

Teniendo en cuenta la existencia de regulación al respecto, en relación con el control de contratistas en los ámbitos nacionales e internacionales, uno de los primeros objetivos a lograr con la implementación de las auditorías a contratistas, es el poder garantizar como contratantes el cumplimiento normativo. Regulación relacionada por ejemplo con el pago de la seguridad social de los empleados por parte del contratista, documentación que acredite certificaciones requeridas para realizar ciertas actividades como lo puede ser el trabajar en alturas, realización de exámenes médicos ocupacionales, entre otros. Finalmente, podríamos concluir que, mediante la ejecución de las auditorías a contratistas, obtendremos una identificación e intervención temprana de posibles desviaciones en la gestión de contratistas, obteniendo un impacto positivo directo en los índices de accidentalidad, enfermedad laboral, incapacidades, multas por incumplimientos legales, etc.; lo cual a su vez trae consigo beneficios a nivel de productividad, generando crecimiento y sostenibilidad en el mercado competitivo.

Software para la gestión de contratistas

Las organizaciones que cuentan con proveedores y contratistas o coordinación de actividades empresariales (CAE), deben realizar su gestión de un modo unificado, de esta manera, se logra favorecer su involucración dentro del sistema HSE y, además, se garantiza la seguridad de la información tratada. Para lograrlo, muchas de estas empresas están haciendo uso de soluciones tecnológicas, como es el caso de HSE Soft. HSETools le ayudará registrar, administrar, actuar, monitorear y tomar las decisiones adecuadas gracias a la automatización de la gestión HSE. En el ámbito de la gestión de contratistas, esta solución le permitirá:

• Mejorar las relaciones y las actividades de los diversos contratistas y partes interesadas de la organización.
• Unificar la información de los contratistas y así facilitar la explotación de la información, generando si es necesario reportes para presentar a gerencia.
• Inventarios, categorizar y realizar el ciclo de vida completo de los contratistas y de sus empleados.
• Contar con un sistema de alertas para asegurar que las tareas se están ejecutando a tiempo.
• Suministrar a sus contratistas un portal particular desde el cual reportar la información que se le solicite.
• Garantizar la confidencialidad de la información almacenada en el sistema.

En definitiva, con este software se identifican de forma correcta a los contratistas, logrando su involucración total en el sistema. Igualmente, emplea plantillas preconfiguradas con la estructura deseada para solicitar la información o requisitos a los contratistas y facilita, por ejemplo, el cumplimiento de las entregas establecidas en un tiempo concreto.