6 elementos de la gestión de la seguridad del contratista

Las empresas que acumulan experiencia con trabajadores externos saben cuántos detalles y aristas tiene la gestión de la seguridad del contratista. Construir espacios de trabajo seguros es una tarea que requiere planificación, programación, presupuesto, conocimiento y tecnología. Los encargados de la seguridad y salud en el trabajo son los responsables directos de la gestión de la seguridad del contratista. Pese a ello, es una responsabilidad compartida en la que también tienen obligaciones la Alta Dirección, el director del área de Recursos Humanos y, por supuesto, el director del proyecto o del área que hace uso de terceros. Fijar los objetivos correctos e implementar un sistema de gestión de la seguridad del contratista es esencial para proteger a la organización de posibles eventualidades. Por supuesto, redundará en el bienestar y la tranquilidad de los mismos contratistas, pero también de los empleados directos y de visitantes eventuales.

Elementos esenciales de la gestión de la seguridad del contratista

Una adecuada gestión de la seguridad del contratista minimiza el riesgo de multas, sanciones o cierres de operaciones. Con ello, además, se protege la reputación de la organización. A cambio, se requiere de recursos, tiempo y algunos elementos esenciales.

1. Políticas y procedimientos

Políticas y procedimientos son la guía para alcanzar cualquier objetivo. En términos muy básicos, las políticas expresan lo que se desea lograr y los procedimientos la forma detallada cómo se espera que se haga. La política de seguridad de los contratistas afirma el compromiso de la Alta Dirección con su bienestar y la decisión de asignar los recursos necesarios para ello. Los procedimientos se dividen en operativos y de prevención y seguridad. Los primeros recopilan las instrucciones y formalidades técnicas sobre cómo desarrollar las tareas para las que se contrató al trabajador. Los segundos desglosan los protocolos de seguridad que debe seguir el contratista, algunos de ellos relacionados con el uso de equipos de protección en el lugar de trabajo, uso adecuado de herramientas o capacitaciones sobre cómo proceder en una emergencia.

2. Capacitación y formación

Un sistema de gestión de la seguridad del contratista, bien planificado y dotado con los recursos suficientes, puede fracasar a causa de brechas de conocimiento y formación. Los empleados necesitan formación sobre su propia seguridad y la de sus compañeros. Una opción para cerrar las brechas de conocimiento es incluir en el perfil del contratista ideal las acreditaciones que demuestran que cuenta con la formación necesaria. Otra opción es identificar deficiencias y contratar los programas de formación necesarios. Es importante que los contratistas cuenten conocimientos sobre la forma de hacer el trabajo con seguridad, el uso adecuado de los equipos de protección personal, el funcionamiento de los sistemas de gestión de SST, procedimientos de emergencia, etc. Además del propósito natural, la formación genera cultura de seguridad.

3. Revisar la gestión de la seguridad del contratista

Los líderes de SST manejan diferentes herramientas para revisar el estado y el funcionamiento de la gestión de la seguridad del contratista: inspección de seguridad física del lugar de trabajo, revisión de la Alta Dirección, auditorías, etc. Sirven para comprobar el cumplimiento de las normas, identificar problemas o riesgos no tratados, verificar la efectividad de los controles, diseñar nuevas medidas preventivas y, de paso, generar la percepción en los contratistas de que la empresa invierte en su seguridad.

4. Canales para reportes e informes

La mejor fuente de información para mejorar la seguridad de los contratistas, después de las inspecciones y revisiones, está en los informes de incidentes o reportes de eventos potencialmente peligrosos. Para hacerlo, el contratista necesita un canal inmediato que le permita informar desde el mismo lugar en el que ocurren los hechos, en tiempo real y adjuntando información en cualquier tipo de formato. Una plataforma tecnológica provee funcionalidades que facilitan la interacción constante entre las contratistas y la organización. Estos canales le permiten al trabajador informar sobre incidentes, accidentes o fallos de seguridad. Con esta información, el sistema de gestión crea flujos de trabajo, notifica a las personas adecuadas y pone en marcha la investigación de accidentes o de incidentes.

5. Monitoreo y supervisión

La capacidad que tenga la organización para monitorear y supervisar el trabajo de los contratistas aumentará la productividad y disminuirá los riesgos. Observar a los contratistas mientras desarrollan sus tareas, permite identificar cualidades y capacidades que no se habían advertido. Pero también ayuda a detectar riesgos o deficiencias de capacitación y formación.

6. Tecnología especializada en gestión de contratistas

La gestión de la seguridad del contratista se enfrenta muchos desafíos: la itinerancia de estos trabajadores, la diversidad de espacios de trabajo en los que cumplen sus funciones y que no siempre están bajo el control total de la organización, la variedad de perfiles, las diferencias entre los ciclos de vida de un contrato a otro, etc. Todas estas circunstancias dificultan la incorporación de elementos como el monitoreo y la vigilancia, canales de comunicación, programas de capacitación o las auditorías e inspecciones. La solución pasa por contar con un apoyo tecnológico adecuado.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución basada en la nube que automatiza la gestión de seguridad y salud en el trabajo y la gestión ambiental de una organización. Es una plataforma modular que incorpora un módulo específico para la gestión de contratistas. Este módulo incluye funcionalidades imprescindibles, como la gestión de documentos, la cobertura sobre todo el ciclo de vida del contrato, la selección del contratista, el cierre del contrato o los aspectos financieros, entre otros muchos más. A pesar de ello, el uso de esta herramienta es sencillo e intuitivo. Puedes conocer mucho más de ella participando en una demo online gratuita o solicitar más información a nuestros asesores.