Plataforma para la administración de contratistas: ventaja clave

Una gestión de contratistas eficaz es un desafío para muchas organizaciones que apoyan parte de sus operaciones en terceros. Garantizar el cumplimiento, la seguridad en el trabajo y la productividad son grandes objetivos y, para alcanzarlos, una plataforma para la administración de contratistas es herramienta esencial. La transición al uso de la plataforma para la administración de contratistas implica innumerables beneficios. También conlleva algunos desafíos, como reticencias de los empleados o la infraestructura tecnológica necesaria. Son objeciones, en cualquier caso, fáciles de superar.

Cómo funciona la gestión sin una plataforma para la administración de contratistas

La gestión de la seguridad de los contratistas tradicional suele desarrollarse con base en documentos en papel que nunca son digitalizados y provienen de fuentes que no siempre mantienen comunicación entre sí: el propio contratista, el área de Recursos Humanos de la organización, alguna institución que certifica un proceso de capacitación, etc. Todo ello tiene consecuencias.

Dificultades en la gestión documental

En un escenario con un número elevado de contratistas, uno de los mayores retos es administrar un volumen tan alto de papeles. Se requiere almacenarlos de forma segura, garantizar la accesibilidad inmediata y no encontrar problemas para entregar un informe o garantizar que los contratistas cumplen con todos los requisitos normativos internos de la organización o regulatorios externos.

Ausencia de control

El control de documentación de contratistas es solo una parte del problema. Sin una plataforma para la administración de contratistas es muy complicado tener una visión constante de su labor. Comprobar el cumplimiento normativo, regulatorio y contractual se convierte en un gran reto. Por supuesto, no es posible imaginar un canal de comunicación directo entre el contratista y la organización. Deficiencias en la ejecución del trabajo, incumplimiento de las normas de seguridad, inconformidad con el cumplimiento desde las dos partes o malentendidos son consecuencias de lo que se puede calificar como una mala gestión de contratistas. El incremento de accidentes e incidentes es previsible, así como sanciones generadas por el desarrollo de trabajos sin supervisión. Habrá costes financieros y menoscabo de la reputación de la organización. Es el panorama en el que se desenvuelve la gestión que prescinde del uso de una plataforma para la administración de contratistas.

Qué aporta una plataforma para la administración de contratistas

Ante un panorama como el que plantea la gestión tradicional de terceros, las organizaciones optan por digitalizar la tarea con una plataforma para la administración de contratistas. La tecnología ofrece la oportunidad de monitorear en tiempo real el desarrollo de las actividades, verificar el cumplimiento normativo y de las obligaciones contractuales del contratista y programar los pagos de las obligaciones económicas. Por supuesto, la digitalización entrega las condiciones propicias para establecer una relación cordial, colaborativa y de larga duración con trabajadores que ahora resultan estratégicos para un buen número de organizaciones. Estas condiciones son el resultado de unas funcionalidades mínimas que se espera obtener en un software para gestión de contratistas. La automatización de la gestión requiere implementar una solución que responda a las expectativas de la empresa, de los contratistas y de otras partes interesadas, como organismos reguladores o los empleados de la organización. Por eso, es importante verificar que el sistema digital de gestión de contratistas cuente con unas características básicas:

1. Monitoreo y automatización del cumplimiento

El cumplimiento en el área de gestión de contratistas tiene diferentes ramificaciones. La primera apunta hacia el cumplimiento de los formalismos documentales. El software de gestión de contratistas comprobará que los documentos mínimos están completos, son fidedignos y actuales y se almacenan en una única ubicación segura y digital. Otra ramificación del cumplimiento se relaciona con el acatamiento que hace el contratista de las normas internas, de las instrucciones, protocolos y estándares sobre seguridad y salud en el trabajo. Están también las obligaciones de cumplimiento que adquiere el contratista con la organización y que son el objeto del contrato. Por supuesto, la organización adquiere unas obligaciones de cumplimiento económicas. Se trata de un terreno muy extenso para cubrir, sobre todo si el número de contratistas es muy alto. Por eso, la capacidad que tenga una plataforma para la administración de contratistas para monitorear, automatizar y alertar sobre incumplimiento es característica innegociable.

2. Informes en tiempo real

El ciclo de vida de un contrato puede ser muy corto como para esperar un tiempo para obtener un informe sobre el rendimiento o la actividad del contratista. La posibilidad de monitorear el avance y el cumplimiento en tiempo real, permitirá tomar decisiones informadas y acertadas, conocer indicadores útiles e identificar problemas y riesgos con suficiente anticipación.

3. Información en paneles de control

Los paneles que presentan información constante y visual permiten hacer seguimiento de la evolución de un proyecto, identificar cuellos de botella y puntos críticos, pero también oportunidades y fortalezas. Muchas decisiones sobre flujos de trabajo o sobre cambios en los planes de trabajo se toman de esta forma gracias a una plataforma para la administración de contratistas que entregue información visual en tiempo real.

4. Canales de comunicación interactivos e inmediatos

Una comunicación con los contratistas de doble vía es requisito esencial para el éxito de cualquier proyecto en el que se cuente con terceros. El contratista necesita un canal interactivo para formular inquietudes, reportar incidentes de seguridad, obtener información sobre sus pagos, actualizar documentación, etc. Por otra parte, la organización necesita suministrar feedback, enviar resultados de una investigación de accidentes de trabajo con base en reportes del contratista, impartir instrucciones o remitir evidencias de pagos, por citar acciones recurrentes en un contrato de este género.

5. Alertas y notificaciones

Una de las grandes ventajas que tiene una plataforma para la administración de contratistas es que no olvida nada. Pero no tendría sentido que el software de gestión de contratistas pudiese recordar todo, si no emite la alerta requerida, en el momento adecuado y a las personas indicadas. Esta es la clave del cumplimiento, de la acción proactiva contra los riesgos y de una relación productiva con los contratistas.

6. Accesibilidad

Los contratistas suelen colaborar en proyectos más allá de los límites de las instalaciones de la organización. Por supuesto, la accesibilidad móvil es la mejor opción, sobre todo cuando se trata de reportar incidentes o demostrar el cumplimiento.

Qué ventajas clave se obtienen con una plataforma para la administración de contratistas

Las mismas características esenciales que se anotan para describir la plataforma para la administración de contratistas permiten comprender los beneficios que este tipo de solución ofrece:

• Mejora la supervisión y el monitoreo del cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo, con los resultados positivos que implica para la organización, sus finanzas y su reputación.
• Aumenta la efectividad de las evaluaciones de riesgos porque los especialistas pueden asumir un enfoque proactivo, con base en la información inmediata y de calidad que reciben.
• Incrementa la productividad y el rendimiento porque los contratistas entienden que la organización se preocupa por su seguridad y porque saben que tiene medios de vigilancia y control.
• Entrega indicadores, datos y cifras que permiten prever eventos futuros, establecer tendencias y obtener estadísticas para análisis complejos que ayudan a mejorar condiciones de trabajo y eficiencia de los procesos.
• Garantiza el cumplimiento regulatorio, al comprobar en todo momento los requisitos documentales de las dos partes y alertar sobre la inminencia del vencimiento de la validez de un documento o una licencia.
• Facilita la elección de contratistas para un proyecto porque el software conserva una base de datos completos de los trabajadores que ofrecen el perfil adecuado o de otros que no han trabajado para la organización, pero cumplen con los requisitos para el trabajo.
• Escalabilidad, configuración y personalización, gracias a la estructura modular de la plataforma, que le permite a la organización armar soluciones a su medida y ampliar funcionalidades de acuerdo con su crecimiento.

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