Indicadores para la gestión de proveedores en la coordinación de actividades empresariales

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Indicadores y KPIs en la Coordinación de actividades empresariales

Los proveedores y/o contratistas son un factor clave de éxito en el crecimiento de toda organización, toda vez que el contexto empresarial actual ha llevado a que este tipo de relaciones sean cada vez mas frecuentes y necesarias, trayendo con ello la necesidad de llevar a cabo una gestión colaborativa entre unos y otros. Teniendo en cuenta el contexto citado anteriormente, se hace necesaria la realización de una medición en lo que respecta al cumplimiento y eficacia de estas relaciones contractuales, lo cual permitirá tanto el mejoramiento de dichas relaciones, así como el crecimiento para todas las partes interesadas. Por tanto y enfocándonos en lo que a HSE respecta, se hace necesario el establecimiento de indicadores de gestión que permitan identificar aspectos relevantes respecto a la gestión de proveedores y/o contratistas; como lo pueden ser lo relacionado con índices de accidentalidad, enfermedad laboral, etc. Ahora bien, la inquietud que se puede llegar a generar respecto al contexto que nos obedece, estaría relacionada con los aspectos que se deberían tener en cuenta al momento de evaluar al proveedor y/o contratista o mejor al momento de establecer los indicadores de gestión; lo anterior dentro del marco de la coordinación de acciones empresariales. Pues bien, para este fin sería importante no limitarnos a dar simplemente un listado de posibles indicadores que se pueden aplicar a proveedores y/o contratista y que usted muy posiblemente los encontraría en tan solo una simple búsqueda por internet, sino por lo contrario lo que buscamos con estas líneas es que cada empresa diseñe sus indicadores de gestión de acuerdo con su realidad, garantizando con ello la eficacia de los mismos y que realmente sirva para la mejora continua de su Sistema de Gestión HSE. En línea con lo anterior a continuación, analizaremos algunos de estos aspectos, los cuales nos ayudarán al momento del establecimiento de los indicadores de gestión.

Cumplimiento de roles y responsabilidades.

Durante el establecimiento de relaciones empresariales es necesario el establecimiento de roles y responsabilidades de parte del proveedor y/o contratista, por tanto, un buen punto a tener en cuenta al momento de medir la gestión de este sería el nivel de cumplimiento tanto en el establecimiento de estos roles y responsabilidades, así como en el deber mismo de sus funciones.

Cumplimiento de controles operacionales.

Toda obra o labor prestada por el proveedor y/o contratista, es fuente generadora de peligros al trabajador tanto de este, así como del contratante y otras partes interesadas, así como de aspectos e impactos ambientales, lo cual hace necesario el establecimiento de controles operacionales de obligatorio cumplimiento por parte de los trabajadores del contratista. Ahora bien, a pesar de que es o debería ser de obligatorio cumplimiento, no todas las veces se cumple con ello, por lo cual se hace necesario un estricto control al respecto por parte del contratante, toda vez que dichos incumplimientos pueden acarrear retrasos en la ejecución del contrato, incumplimientos legales, pérdidas económicas, multas, etc. Ahora bien, tiendo en cuenta su contexto organizacional y que tan crítico pueda llegar a ser el cumplimiento de los controles operaciones por parte de sus proveedores y/o contratistas, sería recomendable incluir este aspecto como indicador de gestión.

Resultados evaluaciones de desempeño

Normatividad internacional como los es la norma ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018, hacen referencia al deber que como contratantes nos corresponde en lo relacionado con la realización de las evaluaciones de desempeño al proveedor y/o contratistas, esto con el objetivo de que como organización contratante aseguremos que las funciones y procesos contratados externamente se encuentren controlados y que a su vez se asegure que los requisitos del sistema de gestión HSE se cumplan. Por tanto, los criterios evaluados, así como los resultados de estas evaluaciones son otro insumo importante a tener en cuenta al momento del establecimiento de los indicadores de gestión.

Administración del riesgo.

Este es uno de los factores más álgidos dentro de la coordinación de actividades empresariales para la gestión del contratista en lo que respecta con HSE y que a su vez nos podrá ofrecer un mayor insumo al momento de la generación de los indicadores de gestión, toda vez que del abordaje o gestión realizada por parte del proveedor y/o contratista en lo que respecta al riesgo, se obtendrá un impacto directo en los resultados generados y asociados con índices de accidentalidad y enfermedad laboral. Ahora bien, respecto a este factor podríamos listar algunos de los indicadores relevantes y a tener en cuenta para la gestión de los proveedores y/o contratistas:

Frecuencia de accidentalidad.
Severidad de accidentalidad.
Proporción de accidentes de trabajo mortales.
Prevalencia de la enfermedad laboral.
Incidencia de la enfermedad laboral.
Ausentismo por causa médica.

Auditorias

Las auditorias a proveedores y/o contratistas es una excelente práctica y que a su vez nos pueden brindar un estado actual del cumplimiento de estos, respecto al Sistema de Gestión HSE y que por lo cual los resultados obtenidos en estas al igual que el establecimiento de los planes de acción generados y el nivel de cumplimiento de los mismos, podrían brindan material importante como indicadores de gestión.

Capacitación / Formación

El proveedor y/o contratistas deberá asegurar que su personal cuenta con las competencias necesarias para desempeñar la funciones objeto del contrato, por tanto, factores como el establecimiento de planes de formación, así como el cumplimiento de estos serían otra posible entrada al momento de establecer indicadores de gestión. En conclusión, hemos listado algunos de los aspectos relevantes dentro de la gestión de proveedores y/o contratistas y que a su vez pueden ser un insumo importante dentro del establecimiento de los indicadores de gestión para cada organización y que finalmente el que se tengan en cuenta todos o tan solo una parte de estos o que quizás se incluyan aspectos adicionales dependerá del contexto que obedezca a cada una de sus organizaciones.

Software para la gestión de contratistas

Las organizaciones que cuentan con proveedores y contratistas o coordinación de actividades empresariales (CAE), deben realizar su gestión de un modo unificado, de esta manera, se logra favorecer su involucración dentro del sistema HSE y, además, se garantiza la seguridad de la información tratada. Para lograrlo, muchas de estas empresas están haciendo uso de soluciones tecnológicas, como es el caso de HSETools. HSETools le ayudará registrar, administrar, actuar, monitorear y tomar las decisiones adecuadas gracias a la automatización de la gestión HSE. En el ámbito de la gestión de contratistas, esta solución le permitirá:

Mejorar las relaciones y las actividades de los diversos contratistas y partes interesadas de la organización.
Unificar la información de los contratistas y así facilitar la explotación de la información, generando si es necesario reportes para presentar a gerencia.
Inventarios, categorizar y realizar el ciclo de vida completo de los contratistas y de sus empleados.
Contar con un sistema de alertas para asegurar que las tareas se están ejecutando a tiempo.
Suministrar a sus contratistas un portal particular desde el cual reportar la información que se le solicite.
Garantizar la confidencialidad de la información almacenada en el sistema.

En definitiva, con este software se identifican de forma correcta a los contratistas, logrando su involucración total en el sistema. Igualmente, emplea plantillas preconfiguradas con la estructura deseada para solicitar la información o requisitos a los contratistas y facilita, por ejemplo, el cumplimiento de las entregas establecidas en un tiempo concreto.