Software para gestionar contratistas: las 5 características imprescindibles que debe incluir

El software para gestionar contratistas es una herramienta diseñada para atender cada una de las particularidades que implica la valiosa colaboración de trabajadores externos o terceros con una organización. De hecho, es habitual que las empresas modernas recurran a contratistas en muchos de sus procesos. Prestar atención y gestionar todos los eventos que se presentan en la ejecución de un contrato, desde la selección del contratista hasta la finalización del contrato, pasando por garantizar la seguridad y la salud o hacer seguimiento del trabajo, es esencial para todas las partes interesadas. El software para gestionar contratistas se encarga de optimizar la gestión y de aportar la transparencia que esperan. Las organizaciones modernas se caracterizan por tener una alta dependencia de terceros y su procedencia es tan diversa como sus calificaciones, sus especialidades, tarifas o requisitos. Por todo ello, los frentes que es necesario vigilar son muchos: seguridad, capacitación, equipos de protección individual, cumplimiento, aspectos contractuales, pagos, etc. Solo hay una forma de estar presentes en todos los eventos importantes: utilizar un software para gestionar contratistas.

Qué buscar en un software para gestionar contratistas

El dinamismo y la transparencia que estas soluciones entregan es factor determinante para que las empresas desarrolladoras de productos tecnológicos se enfoquen en la generación de nuevas propuestas. El software para gestionar contratistas está en auge y las ofertas en el mercado son variadas. Es necesario, no obstante, verificar la presencia de características esenciales.

1. Seguimiento en tiempo real

Los proyectos en los que se contrata a terceros no admiten acciones posteriores. El seguimiento en tiempo real es una funcionalidad imprescindible e irrenunciable en un software para gestionar contratistas. El monitoreo constante y las funciones de seguimiento en tiempo real permiten verificar el avance de las tareas día a día, comprobar el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo, controlar contratistas en ubicaciones distantes, evidenciar la capacidad de estos trabajadores para realizar la tarea, etc. La visibilidad en tiempo real es, además, un factor determinante para la gestión de incidentes o de cualquier otro evento que pueda resultar lesivo para el contratista.

2. Listas de verificación personalizables

Las soluciones tecnológicas en la nube ofrecen grandes niveles de personalización. Por ello, el software para gestionar contratistas que se elija se debe adaptar a las necesidades y exigencias concretas de la organización y de su sector de actividad. Así, las listas de verificación son herramienta fundamental en un sistema integrado de gestión de contratistas. Son, además, importantes en todas las etapas del ciclo de vida de un contrato, desde la selección del contratista, incluyendo la documentación, hasta la finalización del contrato, pasando por la verificación del cumplimiento de las tareas asignadas en los tiempos previstos. Las listas de verificación personalizables hacen que el software se pueda ajustar a los requerimientos específicos de la empresa. Las listas también permiten recopilar información valiosa para mejorar la gestión y para entregar una experiencia laboral positiva para el contratista. Todo ello agrega valor a la marca.

3. Alertas y notificaciones automáticas

La gestión de contratistas puede ser una montaña rusa con eventos que exigen atención inmediata, lo que puede llevar a dejar otras tareas a un lado. Tareas pospuestas corren el riesgo de caer en el olvido e impactar en la gestión en un momento crítico. Un software para gestionar contratistas debe ayudar a evitarlo. Por ello, es necesario que tenga capacidad para crear flujos de trabajo automáticos para diferentes aspectos de la gestión, asignar tareas, enviar notificaciones a las personas indicadas, emitir alertas cuando se produzcan retrasos y mostrar mapas panorámicos con el estado de avance en tiempo real, mostrando los puntos críticos. Esta característica evita que algo se pase por alto. Las notificaciones y alertas automáticas sistematizan la gestión evitando olvidos y previniendo el error humano.

4. Entregar información valiosa para auditorías y evaluaciones

Es importante que la herramienta tecnológica elegida trabaje en tiempo real. Pero también es preciso que ese sistema digital de gestión de contratistas pueda entregar información confiable para realizar evaluaciones y análisis posteriores con serenidad y detenimiento. De hecho, muchas soluciones informáticas diseñadas para gestionar contratistas elaboran ese tipo de evaluaciones y análisis de forma automática. La información generada y los resultados de las evaluaciones son el material que utilizan los encargados para tomar decisiones informadas. Los datos y registros que almacena el software para gestionar contratistas y los resultados de evaluaciones y análisis automáticos facilitan el trabajo de los auditores o las inspecciones de la Alta Dirección. Esto garantiza el cumplimiento normativo y regulatorio, pero también el que involucra al trabajador. Al final, la capacidad para recopilar información y procesarla hace que la gestión sea eficiente y pueda demostrarlo.

5. Facilidad de uso

Las soluciones informáticas complicadas producen efectos adversos: generan rechazo en los usuarios del sistema, requieren extensas sesiones de capacitación, tardan en entregar resultados y, en resumen, se convierten en un problema más en lugar de solucionar los existentes. Un software para gestionar contratistas fácil de utilizar simplifica todas las operaciones, desde la selección y contratación hasta la finalización del contrato. Pero también, la facilidad de uso hace que la solución acompañe a la organización en su crecimiento y desarrollo.

Software HSETools

En un proceso de transformación digital, el Software HSETools se convierte en aliado fundamental. Es una herramienta modular, basada en la nube y dotada con elementos de inteligencia artificial para digitalizar la gestión de seguridad, salud y medio ambiente de todo tipo de organizaciones. Uno de sus módulos, precisamente, es el de gestión de contratistas. El objetivo de esta solución tecnológica es ayudar a optimizar la gestión con una plataforma configurable, fácil de utilizar y accesible desde todo tipo de dispositivos móviles. Si quieres comprobar todas sus funcionalidades y las ventajas que ofrece, puedes contactar con nuestros asesores o, si lo prefieres, participar en una demo online gratuita. Para ello solo tienes que inscribirte aquí.