5 Pasos para gestionar contratistas de forma eficaz

Gestionar contratistas de forma eficaz es un factor determinante para el éxito de muchas organizaciones. Aquellas que acuden a la fuerza laboral subcontratada lo hacen porque esta modalidad tiene para ellas un valor estratégico relevante. Ese valor estratégico deja de existir si la empresa no encuentra los elementos necesarios para gestionar contratistas de forma eficaz. Tiene una explicación sencilla: solo una gestión eficiente hará que estén satisfechos. Además, hay que contar con las condiciones de seguridad y salud en el trabajo, que son un objetivo esencial en la relación con cualquier tipo de trabajadores.

Cómo gestionar contratistas de forma eficaz

La tarea de gestionar contratistas de forma eficaz, en cualquier área o en cualquier proyecto, cuenta con una metodología que garantiza la efectividad y, lo más importante, la mejora continua. Se trata del ciclo PDCA (planear, hacer, verificar y actuar, por sus iniciales en inglés). Ese método lo diseñó Wlater Shewarth, ingeniero norteamericano que lo aplicó en el proyecto de Control Estadístico de Procesos en los Estados Unidos. Sin embargo, fue el especialista en estadística William Edwards Deming quien lo popularizó, al aprovechar sus funcionalidades en trabajos de reconstrucción de Japón el siglo pasado. Ese es el motivo de que al ciclo PDCA se lo conozca como ciclo Deming. Esta breve introducción sirve para poner en contexto los cinco pasos propuestos para gestionar contratistas de forma eficaz, que se basan en cada una de las etapas del ciclo PDCA:

1. Planear

Gestionar contratistas de forma eficaz implica una extensa y compleja etapa de planificación que se inicia con el diseño del proceso de selección y contratación. Ese proceso debe actuar de manera sistemática para cada uno de los contratos en los que la organización decida apoyarse en terceros. En este proceso será importante considerar qué tipo de tareas o proyectos requieren contratistas nuevos y en cuáles es necesario acudir a una base de datos para elegir entre candidatos que ya tengan experiencia trabajando con la organización. La planificación también identifica las áreas o las personas que intervendrán en el proceso para asignar recursos, para capacitar o formar, para gestionar asuntos legales y contractuales o para vigilar el cumplimiento de las normas internas de la obligación y las directrices de seguridad y salud en el trabajo. Finalmente, para completar la fase de planificación, es importante definir cuál será la tarea específica de cada contratista, qué maquinaria requerirá y si es preciso o no utilizar equipos de protección personal. Con base en toda la información recopilada se realiza una evaluación de riesgos y se diseñan las acciones necesarias para eliminar, mitigar, compartir o aceptar las amenazas. Todo se documenta y se crea una ficha con información completa para cada uno de los contratistas.

2. Hacer

En esta segunda etapa para gestionar contratistas de forma eficaz se ejecuta todo lo planificado y diseñado en la primera fase. Los procesos de selección, contratación e incorporación suceden en este momento. Los programas de capacitación y formación, así como la asignación de equipos de protección personal, maquinaria y equipos, también se hacen en esta etapa. En este segundo paso es posible advertir fallos en el proceso de planificación que se registrarán y evaluarán en una etapa posterior. Por último, esta fase concluye con el inicio de la actividad laboral, sobre el terreno, del contratista. Aquí se evalúa su competencia y habilidad para desarrollar el trabajo.

3. Verificar

Los mecanismos para verificar la conformidad entre lo planeado, lo solicitado por la ley y lo establecido en términos normativos son varios: auditorías, inspecciones o revisiones. Todos estos métodos deben ser programados y documentados para gestionar contratistas de forma eficaz. El objetivo es identificar problemas, fallos, no conformidades en diferentes áreas como capacidad del contratista para ejecutar la tarea, condiciones de seguridad y salud, cumplimiento normativo y contractual, aspectos financieros, observancia de normas internas de la organización y otros que se consideren pertinentes.

4. Actuar

Los resultados de las auditorías, inspecciones y revisiones se documentan y son la base para el trabajo que se realiza en esta cuarta etapa. Cualquier inconformidad debe ser documentada e investigada para encontrar la causa raíz. Esto es particularmente importante en lo referente a incidentes de seguridad. En cualquier caso, lo esencial, tras conocer el origen de un problema, es proponer acciones correctivas que eliminen la causa raíz. Las acciones se implementan, se documenta el trabajo y esto inicia la última fase.

5. Reiniciar el ciclo

La mejora continua es un elemento imprescindible para gestionar contratistas de forma eficaz. En el quinto paso, el ciclo reinicia sobre la base de lo avanzado y lo identificado en la primera ejecución. El objetivo es repetir el ciclo una y otra vez, siempre buscando la mejora, que aparece de forma natural. El proceso necesita ser sistemático y automático, para lo cual requiere el soporte tecnológico adecuado.

Software HSETools

El Software HSETools incorpora un Módulo de Gestión de Contratistas que integra flujos de trabajo que se basan en el ciclo PDCA. Este permite asignar tareas y generar alertas y notificaciones automáticas. Además, cuenta con herramientas funcionales para la interacción constante con los trabajadores y presenta información en paneles digitales. Se integra en una solución modular en la nube que incorpora otros módulos y cuyo objetivo es ofrecer a las organizaciones los beneficios de una gestión HSE digital, automatizada y asistida por herramientas de Inteligencia Artificial. Todos los martes tienes una nueva oportunidad de conocer cómo funciona este desarrollo tecnológico en una demo online gratuita. Para ello, solo necesitas confirmar aquí tu asistencia.