Comité de emergencias en una empresa: roles y responsabilidades

Comité de emergencias en una empresa

La posibilidad de responder acertadamente ante una emergencia declarada en la organización salvará indudablemente vidas, recursos naturales, pero también podrá ser decisivo para la continuidad del negocio. Poder responder acertadamente ante una emergencia declarada dependerá del grado de planificación del plan de emergencias, la preparación del personal a cargo y afectado por la emergencia, la definición de roles y responsabilidades durante el desarrollo y los recursos disponibles suficientes para actuar. Así pues, estar preparados para actuar ante una emergencia debe ser un proceso rápido pero responsable y sistemático, en donde se debe garantizar que todas las posibles emergencias a las cuales se encuentra expuesta la organización están contempladas y controladas.

Roles del comité de emergencias

Resultado de la planificación del plan de emergencias, que incluye el análisis de vulnerabilidad correspondiente, se derivarán la cantidad y tipo de brigadas de emergencias a conformar, pero también la estructura organizacional del comité de emergencias. Como hemos visto en artículos anteriores, para poder definir los roles del comité de emergencias, además del análisis de vulnerabilidad, será necesario establecer la estructura organizacional de dicho comité, en los niveles de mando que correspondan. Esto con el fin de tener claro el orden jerárquico y el nivel de autoridad definido en caso de manifestarse la emergencia y cada una de las funciones a cumplir. Para definir los roles del comité de emergencias de la organización y la cantidad, es necesario que, con base en el análisis de vulnerabilidad, se realicen todas las posibles preguntas de situaciones que se puedan presentar antes, durante y después de cada emergencia. El conjunto de respuestas afirmativas derivará en la necesidad de definir un rol dentro del comité de emergencias. Por ejemplo: Durante la emergencia:

• ¿Será necesario tomar decisiones financieras para afrontar la emergencia? Rol que tenga autoridad para tomar la decisión.
• Si existen heridos, fallecidos o afectación a los recursos naturales, ¿es necesario informar a los familiares y/o medios de comunicación? Rol de información pública.
• En caso de evacuación, ¿se cuenta con puertas de emergencia? ¿Quién estará a cargo de su mantenimiento y buen funcionamiento? Rol de logística

Adicionalmente, y con el fin de abarcar todas las posibles situaciones que se puedan presentar durante una emergencia declarada, por cada nivel jerárquico, es necesario establecer el grado de autoridad que tendrá cada rol, así como sus funciones y responsabilidades específicas. La asignación de los roles del comité de emergencias a cada persona de la organización se podrá basar en los cargos internos con los que ya cuenta el personal. Así pues, por ejemplo, el comandante de la emergencia podrá ser una persona con la suficiente autoridad derivada de su cargo, que le ayudará a que, cuando se manifieste la emergencia, su autoridad sea respetada y acogida por los demás niveles jerárquicos. También es fundamental que las personas que asumen y desempeñan cada uno de los roles propuestos dentro del comité de emergencia tengan las aptitudes y actitudes para desempeñarlo de forma correcta. Una persona, por ejemplo, que tenga dificultades para expresarse en público, no debería estar a cargo del rol de información pública. Una persona a la que se le dificulte ver situaciones de heridos no debería ser parte de la brigada de primeros auxilios. El comité de emergencias y contingencias tendrá la responsabilidad principal de garantizar que se utilicen adecuadamente los recursos disponibles para atender la emergencia, y procurar salvaguardar las vidas y recursos naturales posiblemente afectados. Ahora bien, es necesario que cada uno de los miembros del comité de emergencias tenga definidos, divulgados y validado su entendimiento de todas y cada una de las responsabilidades asignadas, con el fin de que sean eficaces cuando una emergencia se manifieste.

Funciones y responsabilidades del comité de emergencias

Como ya hemos indicado previamente, la función principal de los miembros del comité de emergencias durante el desarrollo de una emergencia es proteger vidas y recursos naturales y, en lo posible, la estructura de la organización. Para ello es necesario definir claramente y por orden jerárquico cada una de las funciones y responsabilidades de los roles del comité de emergencias establecidos previamente. Ya vimos que, para definir los roles, es necesario realizar una serie de preguntas que abarquen todas las posibles situaciones de emergencia. De allí saldrán los roles necesarios para el comité de emergencias. Pues así mismo, por cada rol definido y para poder definir sus funciones, será necesario cuestionarse el cómo va a desempeñar su rol, cuál es su autoridad dentro de la emergencia y a quién debe reportar de acuerdo a los niveles jerárquicos. Así mismo, no únicamente es acertado definir funciones y responsabilidades a cumplir durante el desarrollo de la emergencia declarada. También será necesario establecerlos antes y después de que ocurra la emergencia. Por ejemplo, algunas: Antes de una emergencia:

• Definir las actividades a desarrollar en el plan de emergencias.
• Coordinar el desarrollo de las actividades.
• Asignar y aprobar los recursos necesarios para afrontar las posibles emergencias.
• Realizar seguimiento a los planes de acción derivados de las actividades realizadas dentro del plan de emergencias.

Durante una emergencia:

• Dar la orden de evacuación en caso de ser necesario.
• Apoyar la evacuación del personal de su área.
• Atender y trasladar a los heridos.
• Dar información pública y a familiares

Después de la emergencia

• Evaluar los daños presentados en la emergencia.
• Ordenar el reingreso del personal a la organización.
• Ordenar las labores de reconstrucción de las zonas afectadas.
• Evaluar el desempeño del personal a cargo de la emergencia.

Así pues, lo importante para definir roles y responsabilidades dentro del comité de emergencias es abarcar todas las posibles situaciones que se puedan presentar durante cada tipo de emergencia y cuestionarse quién atenderá cada actividad y de qué forma debe hacerlo.

Cómo definir el organigrama de emergencia de una empresa

Diseñar el organigrama de emergencia no consiste en trasladar de forma automática la jerarquía habitual de la empresa a una situación de crisis, sino en construir una estructura de mando específica, pensada para funcionar bajo presión y con tiempos de reacción muy distintos a los del día a día. Para definirlo correctamente, la organización debe seguir varios pasos:

• Partir del análisis de vulnerabilidad: antes de asignar un solo rol, es necesario conocer qué tipo de emergencias son plausibles en función de la actividad, la ubicación y las instalaciones de la organización, ya que el organigrama debe responder a esos escenarios concretos y no a una plantilla genérica.
• Establecer niveles de mando claros: debe quedar definido, sin ambigüedad, quién asume la máxima autoridad de decisión durante la emergencia, quién le reporta directamente y qué ocurre si esa persona no está disponible en el momento en que se declara la crisis.
• Plantear todas las situaciones posibles: la organización debe preguntarse qué decisiones habrá que tomar antes, durante y después de cada emergencia —¿hay que evacuar?, ¿hay que informar a los medios?, ¿hay que gestionar recursos financieros de urgencia?, ¿quién atiende a las familias de los afectados?— y de cada respuesta afirmativa surge un rol que debe quedar reflejado en el organigrama.
• Apoyarse en la estructura organizacional existente siempre que sea posible: en la medida en que resulte coherente, es recomendable que los roles de emergencia recaigan sobre cargos que ya ejercen una función de liderazgo o coordinación en el día a día, facilitando así que el equipo los reconozca como autoridad también en una situación de crisis.
• Validar el organigrama con las propias personas implicadas: un organigrama de emergencia solo funciona si cada persona asignada conoce su rol, lo ha aceptado y comprende exactamente qué se espera de ella; de lo contrario, se corre el riesgo de que, llegado el momento, nadie sepa realmente quién debe tomar el mando.

Un organigrama de emergencia bien definido no es un documento decorativo dentro del plan de autoprotección: es la columna vertebral que permite que la respuesta ante una crisis sea rápida, ordenada y sin vacíos de autoridad.

Cómo asignar cada rol de emergencia antes, durante y después de una crisis

Una vez definido el organigrama, el siguiente paso consiste en asignar funciones y responsabilidades concretas a cada rol en tres momentos distintos de la emergencia, ya que las necesidades de la organización cambian radicalmente según la fase en la que se encuentre:

• Antes de la emergencia: en esta etapa, los roles se centran en la planificación y la prevención: elaborar y actualizar el plan de emergencia, garantizar que los recursos materiales y humanos necesarios están disponibles, realizar simulacros periódicos y asegurar que todo el personal conoce su papel en caso de activarse el protocolo. Es el momento de detectar huecos en la respuesta antes de que una crisis real los ponga de manifiesto.
• Durante la emergencia: aquí los roles deben ejecutarse con rapidez y coordinación: dirigir la evacuación del personal, prestar primeros auxilios a los posibles heridos, gestionar la comunicación con los equipos de emergencia externos (bomberos, servicios médicos, fuerzas de seguridad) y centralizar la información que se traslada, tanto interna como externamente, para evitar contradicciones o rumores que agraven la situación.
• Después de la emergencia: una vez controlada la crisis, los roles se orientan a la recuperación: evaluar los daños materiales y humanos, gestionar el reingreso seguro del personal a las instalaciones, documentar lo ocurrido para futuras auditorías o investigaciones y liderar el proceso de reconstrucción o vuelta a la normalidad operativa.

Para que esta asignación funcione en la práctica, cada persona debe tener absoluta claridad sobre qué se espera de ella en cada una de estas tres fases, evitando solapamientos entre roles y garantizando que existe una línea de reporte definida en todo momento. Asignar un rol sin especificar sus funciones concretas en cada etapa es, en la práctica, lo mismo que no haberlo asignado: solo cuando el rol, la fase y la función están claramente conectados, el comité de emergencias puede actuar con la coordinación que una crisis real exige.

Software HSE

Para que todo este proceso sea más eficaz, las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el software HSE. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma. Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas que facilitan la consecución, garantizando la aplicación de la misma.