Roles y responsabilidades en la gestión de contratistas

Gestión de contratistas

Como factor clave para la gestión de contratistas en lo relacionado con Sistemas de Gestión HSE, se encuentra el establecimiento de roles y responsabilidades al interior de las organizaciones, esto con el propósito de contribuir con el desarrollo e implementación coordinada de acciones empresariales entre contratantes y contratistas. Por tanto, y para el logro de tal objetivo se hace relevante el compromiso por parte de la alta dirección y de todas y cada una de las partes involucradas al interior de las organizaciones en lo relacionado con la gestión de contratistas; lo cual puede traer consigo algunos retos importantes para los encargados de los Sistemas de Gestión HSE en las diferentes empresas. Retos relacionados con la definición de estos roles y responsabilidades, y con ello el logro de la toma de conciencia por parte de todos y cada uno de los actores en la gestión de los contratistas al interior de la organización; por consiguiente, la pregunta sería y ¿Cómo lograrlo?, pues bien, para ello a continuación analizaremos algunos factores claves a considerar.

Roles y responsabilidades del líder del SG-HSE frente a la gestión del contratista.

Normalmente en muchas organizaciones se tiene el concepto de que toda la gestión del contratista debe ser desarrollada por parte del Responsable del Sistema de Gestión HSE, aseveración que no es del todo cierta; toda vez que aunque esta, debe estar en cabeza de dicho responsable y que este a su vez debe garantizar el cumplimiento por parte del contratista de los requisitos en HSE, lo anterior no implica el  no contar con el apoyo de las demás partes interesadas que se vean afectadas o involucradas en dicha gestión, ya sea por su relación en la ubicación respecto al desarrollo de las actividades por parte del contratista o por sus funciones propias al interior  de la organización. Por tanto, es relevante la toma de conciencia por parte de todos y cada uno de los interesados, entre ellos la alta dirección y que a su vez se establezcan y socialicen roles y responsabilidades para cada uno de estos actores, de tal forma que se contribuya de una manera unificada en dicha gestión.

Elementos a consideras al momento de definir roles al interior de la organización para la gestión de contratistas.

Para tal fin la lista de elementos a considerar puede llegar a ser tan amplia como las circunstancias o la organización lo requiera, pero quizás sería relevante destacar algunos de ellos, como lo pueden ser: Nivel de riesgo generado por las actividades del contratista: Factor clave a considerar, toda vez dependiendo de ello se deberán establecer tanto el tipo, así como el número de controles requeridos para la gestión del contratista, lo cual a su vez no da la entrada para determinar tanto el número de recursos necesarios para ejercer dichos controles y así como la formación con la que se debe contar para tal fin. Lugar donde se desarrollarán las actividades del contratista: Otro factor relevante a considerar, toda vez que este nos permitirá identificar aquellas partes interesadas al interior de la organización o fuera de esta, directamente afectadas por las actividades realizadas por parte del contratista; por lo tanto, dichos actores por su contacto directo tanto con el contratista, así como con las actividades que este realiza, son pieza clave para la coordinación de actividades en pro de la gestión de este. Producto de la consideración de los factores mencionados anteriormente podríamos relacionar a continuación algunos roles con su responsabilidad principal.

• Responsable del SG-HSE: Bajo su responsabilidad recae el diseño e implementación de los requisitos del SG-HSE para el contratista, así como el cumplimiento de estos por parte del contratista y sus trabajadores.
• Alta dirección: Proporcionar los recursos necesarios para garantizar que los procesos y funciones contratados externamente estén controlados.
• Interventor HSE: Garantizar durante la ejecución del contrato el cumplimiento por parte del contratista y sus trabajadores de los requisitos relacionado con HSE,

Estos son tan solo algunos de los roles y responsabilidades que pueden existir dentro de la gestión del contratista, pero tanto el número roles, así como el detalle de sus responsabilidades puede variar tanto como el contexto de la organización lo requiera.

Comités para la gestión de contratistas

Uno de los mecanismos usualmente utilizados para gestionar al contratista durante la ejecución del contrato, es lo relacionado con el establecimiento de los comités de contratista, mediante los cuales se acostumbra la realización de reuniones periódicas, preferiblemente mensuales, en donde se realiza la revisión de todos aquellos temas relacionados con el cumplimiento de parte del contratista respectos a los requisitos de HSE establecidos, así como el establecimiento de planes de acción y todos aquellos factores a considerar para el mejoramiento continuo de dicha gestión . A dichos comités deberán pertenecer todas aquellas partes interesadas que fueron designadas con algún tipo de rol y responsabilidad respecto a la gestión del contratista, entre los cuales podríamos encontrar a líderes de área en donde se están desarrollando actividades por parte del contratista, al igual que personal con formación relacionada con el nivel de riesgo generado por las actividades de este. Finalmente, lo importante a considerar en la conformación de estos comités, es que producto de ello, se pueden generar acciones preventivas y/o correctivas en pro de evitar la generación de accidentes de trabajo, enfermedades laborales e impactos negativos al medio ambiente proporcionados por las actividades realizadas por parte del contratista.

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