¿Cómo definir recomendaciones para la revisión por la dirección?

Revisión por la dirección

La revisión por la dirección constituye el pilar final dentro de los modelos de Sistemas de Gestión HSE. Dentro de un ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) estaría enmarcado en el Actuar y es porque derivado de la revisión, deben obtenerse oportunidades de mejora que ayuden al mejoramiento del Sistema. Como vimos en artículos anteriores, para esta revisión por la dirección se deben preparar una serie de informes que van desde el cumplimiento de las políticas y objetivos, hasta el resultado de las auditorias. Esto con el fin de que la alta dirección tenga el panorama completo de cómo fue el desarrollo del ciclo del Sistema desde su planificación hasta su verificación, y poder así tomar decisiones que permitan su mejoramiento, adecuación y pertinencia para la organización en caso de ser necesario. Para que la alta dirección pueda tomar las decisiones frente al mejoramiento del sistema, no basta con los informes internos del Sistema de Gestión, sino que también hay que ayudar desde nuestro rol de Responsables HSE. No solo con los informes internos del sistema, sino también preparando recomendaciones para la mejora, así como los cambios, externos o internos, que pueden llegar a afectar el Sistema de Gestión. Definir las oportunidades de mejora o recomendaciones por parte del responsable HSE tal vez pueda ser una tarea sencilla o no, dependiendo de la experiencia de cada persona. Por esta razón, se deben tener en cuenta ciertos elementos que puedan a llegar a serles útiles para encontrar oportunidades de mejora y recomendaciones y, de esta forma, ayudar a la alta dirección a tomar decisiones.

Recomendaciones para le mejora

Dentro de la definición del Sistema de Gestión, es importante establecer mecanismos en donde los colaboradores de la organización tengan la oportunidad también para aportar con oportunidades de mejora que identifiquen. Estas recomendaciones, que, si bien en ocasiones no dependen del responsable HSE su ejecución o no, pueden llegar a ser muy valiosas y se deben tener en cuenta para la toma de decisiones en la revisión por la dirección. El éxito para que las oportunidades de mejora reportadas por los colaboradores proporcionen elementos reales de mejora, depende del grado de conciencia HSE que tengan los colaboradores y el entrenamiento que se las haya proporcionado a lo largo de la implementación de las actividades del Sistema. Este éxito claramente dependerá del responsable HSE y su planificación, pero este esfuerzo se verá recompensado con oportunidades de mejora reales y listas para que se tome la decisión por parte de la alta Dirección.

Resultado de recomendaciones de reuniones previas

En revisiones por la dirección previas, muy seguramente existieron recomendaciones para la mejora que se definieron en su momento. Estas recomendaciones anteriores, pueden servir de entrada, con base al resultado obtenido de su implementación, para definir el rumbo que deben tomar las nuevas oportunidades de mejora a proponer. Haciendo un análisis previo de la implementación de estas recomendaciones, se puede definir si estas realmente aportaron para la mejora del sistema, o si, por el contrario, se invirtió tiempo y dinero, pero no tuvieron impacto en el mejoramiento del mismo. Es importante entonces definir mecanismos que permitan evaluar la eficacia de la implementación de las oportunidades de mejora y, de esta forma, tener un resultado del análisis más objetivo. Con base a este análisis se tendrá la posibilidad de plantear nuevas oportunidades de mejora para la nueva revisión por la dirección o replantear el rumbo que las oportunidades de mejora a definir deben tomar.

Cambios que puedan impactar el Sistema de Gestión.

Otro elemento a tener en cuenta para definir las recomendaciones para la revisión por la dirección son los cambios que puedan llegar a afectar, no solo al Sistema de Gestión, sino también, a la seguridad y salud de los trabajadores y el medio ambiente. Estos cambios pueden provenir de elementos internos que afecten como ya dijimos al Sistema de Gestión, a la seguridad y salud de los trabajadores y el medio ambiente, pero también pueden provenir de elementos externos a la organización. Identificar cambios internos es posible gracias a la definición de un procedimiento que les permita a los colaboradores, identificar, analizar y definir controles antes de que el cambio se desarrolle. Por ejemplo, los cambios de maquinaria, infraestructura, procesos, etc., pueden ser una fuente importante de oportunidades de mejora, que se deben tener en cuenta antes de la ejecución del cambio, y que pueden ser llevadas como recomendaciones a la revisión por la dirección. Los cambios externos en cambio, pueden llegar a ser un poco más complejos de identificar. Para lograrlo, es necesario identificar y analizar muy bien el contexto de la organización, y así identificar cuales pueden llegar a ser estos factores que impactaran en el Sistema de Gestión. Resultado de este análisis, resultarán planes de acción que a su vez podrán ser oportunidades de mejora para su contención. Desarrollando los puntos anteriormente mencionados, será mucho más sencillo para la alta dirección tener elementos que le permitan definir las oportunidades de mejora, y ya teniendo el panorama completo, se asegura que no se deje de vista ningún elemento a considerar.

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