Comité de emergencias

El plan de preparación y respuesta ante emergencias, contiene ciertos elementos que lo componen, como, por ejemplo, los equipos para atender la emergencia, las actividades a desarrollar dentro del plan, procedimientos documentados, recursos, etc. Dentro de estos elementos existe e interactúa con el plan de emergencias, un elemento fundamental, el cual también es uno de los objetivos del plan de emergencias y es el recurso humano. Las personas en el plan de emergencias se constituyen de aquellas que participan como responsables de atender la emergencia, como de aquellas, objeto de ser salvaguardadas. Las personas que participan, la gran mayoría lo hace a través de la brigada de emergencias, pero estas deben estar organizadas no solo por el tipo de emergencias a atender, sino a través de un nivel jerárquico que permita identificar los niveles de mando ante la emergencia. Estos niveles jerárquicos dentro del plan de emergencias, representan entonces el comité de emergencias cuya función es definir y ejecutar las actividades de planificación, organización y dirección de todos los recursos disponibles, tanto humanos como técnicos, para atender una emergencia. Si el comité de emergencias va a estar conformado por personal interno de la organización, es necesario definir muy bien los roles dentro del mapa jerárquico, pero también, las personas de la organización que asumirán cada rol y sus respectivas funciones. A continuación, definiremos los elementos clave que se deben tener en cuenta para conformar el comité de emergencias en la organización.

Definición de roles y niveles Jerárquicos

Para poder definir los roles del comité de emergencias, es necesario conocer muy bien los recursos disponibles que tiene la organización, analizar cómo pueden interactuar estos recursos ante una emergencia, y conocer claramente cuáles son los tipos de emergencia a los que se puede enfrentar la organización. Por ejemplo, si la organización se llegase a enfrentar a un sismo, es necesario evaluar la peor de las situaciones durante la emergencia. Cómo se debe evacuar al personal, quien es la persona que puede dar una orden de evacuación, que recursos económicos se necesitan para poder evacuar, quién puede dar la orden de utilizar estos recursos, en fin, por cada emergencia es necesario evaluar todas las posibles necesidades para atenderla. Con base a este análisis se definen entonces los roles necesarios y los niveles jerárquicos para atender la emergencia. Desde el rol brigadista que atenderá de primera mano la emergencia, hasta el rol que, por ejemplo, se encargará de la organización y dirección de los recursos ante una emergencia. Los roles a definir, a manera de guía, puede llegar a ser los siguientes una vez se haya realizado el análisis mencionado previamente:

• Comandante de emergencias: Rol responsable de coordinar todas las actividades y recursos que se estén ejecutando durante la emergencia. Además de tener la autoridad para tomar decisiones trascendentales, estará a cargo de la operación central de la emergencia.
• Enlace: Rol responsable de mantener las comunicaciones entre las líneas de mando, personal operativo y personal afectado durante la emergencia
• Seguridad: Rol responsable de asegurar cada una de las áreas, entradas y salidas de personas y vehículos durante la emergencia
• Información pública: Rol responsable de mantener las comunicaciones con los medios de comunicación y familiares en caso de ser necesario.
• Jefe de brigadas: Rol a cargo y mando de la brigada de emergencias.
• Logística: Rol a cargo del mantenimiento y habilitación de los equipos e instalaciones locativas disponibles para las emergencias, así como del uso cuando se requieran.
• Planeación: Rol a cargo de la planificación de las actividades de preparación para la emergencia incluyendo la planificación de las actividades de capacitación y entrenamiento.
• Administración y finanzas: Rol responsable de autorizar los elementos necesarios para afrontar la emergencia, que impliquen compras o gastos en dinero al momento de requerirse durante el desarrollo de la emergencia.
• Brigada de emergencias: Personal entrenado y capacitado para atender de primera mano la emergencia

  Una vez definidos los roles, se deberá entonces establecer los niveles jerárquicos, que permitan identificar en qué orden de mando estará a cargo cada nivel durante la emergencia. Esta jerarquía debe estar incorporada dentro del documento del plan de emergencias, y ser divulgada en todos los niveles de la organización, como parte de las actividades del plan de emergencias.

Definición y asignación de responsabilidades

Definidos los roles necesarios y la jerarquía en los niveles de mando, es necesario entonces definir por cada uno de ellos, las responsabilidades específicas que ejercerán durante una emergencia. Estas funciones deben estar enmarcadas con cada uno de los niveles de mando establecidos por cada jerarquía, y deben ser claras y concisas frente a lo que cada rol debe asumir dentro de la emergencia.

Elección y conformación del comité de emergencias

Ya definidas las responsabilidades, el personal a seleccionar para ocupar cada uno de los roles, debe ser escogido de acuerdo al alcance de sus responsabilidades. Es decir, los niveles de jerarquía del comité de emergencias, deben ser coherentes con los niveles de jerarquía y mando de la organización. Esto con el fin de que se mantengan los mismos niveles de autoridad de los procesos internos, con lo niveles de mando para afrontar una emergencia, y asegurar así que los líderes de la organización ya tengan también liderazgo para gestionar una emergencia.

Capacitación y entrenamiento

Finalmente, para que las personas que asumen los roles asignados tengan claridad y conocimiento de cómo actuar ante una emergencia, es necesario que se instruya y entrene a cada persona en el rol que le corresponde, realizando prácticas y entrenamientos en simulacros, verificando la eficacia de cada uno de ellos.

Software HSE

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software HSE. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma. Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas que facilitan la consecución garantizando la aplicación de la misma.