¿Cómo hacer la evaluación previa del contratista?

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En la actualidad las empresas cada día optan más por la tercerización de sus actividades, llevando consigo a una escala mayor la generación de dependencias de sus proveedores o contratistas, por tal motivo la gestión que como contratantes realicemos a estos es cada vez es más exigente.

Es por ello que la gestión al contratista podríamos dividirla en tres fases: antes, durante y después. Cada una de ellas con su nivel de importancia y por lo cual deberíamos como contratantes brindarle la atención que se merece; por tanto y alineados a la temática que hoy nos obedece, procederemos a centrarnos en el antes y más específicamente en la evaluación previa al contratista.

Ahora bien, a este punto nos pueden surgir muchos interrogantes tales como: ¿La evaluación previa de contratistas debe ser homogénea para todos ellos?, ¿Qué debo tener en cuenta al momento de establecer la evaluación previa al contratista?, ¿regulación relacionada?, ¿en qué me aporta en la gestión de contratistas el realizar una evaluación previa?, entre otros; es por ello que a continuación abordaremos algunos aspectos relevantes a tener en cuenta, al momento de querer dar respuesta a estos interrogantes.

Homogeneidad en la evaluación para todos los contratistas

Cada contratista es a su contrato y cada contrato es un mundo diferente en lo que a HSE respecta, toda vez que los peligros a los que pueden estar expuestos los trabajadores de parte del contratista puedes ser diversos, al igual que los aspectos e impactos ambientales que se generen producto de este; por lo cual esta sería una primera variable a tener en cuenta.

Deberíamos tener en cuenta el tiempo de duración del contrato, toda vez que el impacto que pudiese tener un contratista al cual contratemos sus servicios por un mes podría ser diferente comparado con aquel contratista al que sus actividades objeto del contrato duren seis meses o más, por ejemplo.

En línea con lo anterior sería importante establecer una categorización de los contratistas, en donde se tengan en cuenta aspectos como el nivel de riesgo al cual estará expuesto durante la realización de las actividades propias del contrato y el tiempo de duración del mismo, lo cual nos proporcionará un punto de entrada para el establecimiento de los criterios que contendrá la evaluación previa del contratista, toda vez que tanto el número de criterios a evaluar así como el nivel de exigencia de estos puede variar de acuerdo con cada categoría.

Qué tener en cuenta para la evaluación previa del contratista.

De acuerdo al contexto de cada organización este listado puede variar o en su defecto el nivel de detalle en cada uno de estos; de igual forma a continuación relacionaremos algunos de los más relevantes, en lo relacionado con HSE.

Identificación de peligros y evaluación de los riesgos relacionados con las actividades propias del contrato.
Identificación de aspectos e impactos ambientales relacionados con las actividades propias del contrato.
Planes de tratamiento asociados con la gestión de los riesgos y los impactos ambientales.
Existencia de políticas de HSE.
Existencia de objetivos de HSE.
Identificación de requisitos legales aplicables en las actividades propias del contrato.
Existencia y entrega de certificados, entre ellos el estado de implementación del SG-SST (Aplicable para Colombia)
Existencia y entrega de licencias requeridas para el objeto del contrato.
Precalificación del contratista.

Como mencionamos anteriormente estos son tan solo algunos, los cuales podrán servir como referencia al momento de establecer la evaluación previa del contratista.

Regulación relaciona

En este sentido la evolución ha sido significativa tanto en el ámbito internacional, así como local, por tanto, a continuación, podríamos relacionar algunos de ellos.

NTC ISO 45001:2018 (Numeral 8.1.4) – Ámbito internacional
NTC ISO 14001:2015 (Numeral 8.1) – Ámbito internacional
Decreto 1072:2015 (2.2.4.6.28-28) – Ámbito local Colombia.
DS 76/2006 Titulo III – Ámbito local Chile.
Ley 29783 Articulo 68 – Ámbito local Perú.
Real Decreto 171/2004 – Ámbito local España.

En el ámbito local el listado puede llegar a ser bastante amplio, pero más que ello lo importante es que consideremos la gestión del contratista y entre ella la evaluación previa, como un factor que ya está enmarcado en el ámbito legal y por tanto merece nuestra merecida atención.

Qué aporta la evaluación previa del contratista

Normalmente en lo que respecta con la gestión del contratista, somos muy fuertes en el establecimiento de controles y la realización del seguimiento al desempeño durante la ejecución del contrato, dejando de lado la relevancia que tiene el realizar una evaluación previa al contratista; por tanto y como pudimos observar en los puntos anteriores, el desarrollar de forma aplicada este ejercicio nos permitirá tener una visión clara respecto no solo en lo que a contratación trata, sino en temas claves para HSE, como lo son el establecimiento de una categorización del contratista de acuerdo con el nivel de riesgo al que este expuesto y el tiempo de duración del contrato, así como lo relacionado con la identificación de peligros, aspectos e impactos, requisitos legales relacionados con las actividades propias del contrato.

De igual forma nos permitirá mejorar nuestro desempeño como empresa en lo relacionado con HSE, proporcionando un marco para el desarrollo acciones empresariales conjuntas, trayendo consigo el establecimiento de relaciones de confianza entre contratante y contratista.

Software para la gestión del contratista

Durante todo el proceso de gestión del contratista, del que hemos ido hablando a lo largo de este artículo, es necesario cumplir con tiempos de entregas de documentación y otro tipo de requisitos, por ello, las organizaciones hacen uso de soluciones tecnológicas HSE. Con HSETools, entre otras funciones, las compañías optimizan la gestión del contratista ya que simplifica la:

Evaluación de proveedores para la contratación
Participación del proveedor con un acceso a terceras partes
Gestión de tareas llevando un control de fechas y plazos
Participación de terceros en el reporting
Privacidad del sistema, haciendo uso de un completo sistema de gestión de permisos

Es imprescindible contar con el control total de la gestión HSE, mucho más allá de la gestión de contratistas. HSETools le permite registrar, administrar, actuar, monitorear y tomar las decisiones adecuadas a través de la automatización de la gestión HSE.

Cuenta con módulos como gestión de contratistas, vigilancia de la salud, gestión de riesgos, gestión de incidentes y accidentes, gestión de documentos y registros, planes de acción y programas de control entre otras. Puede revisar el resto de módulos haciendo clic aquí.