Informes HSE imprescindibles para la dirección del sistema de Salud, Seguridad y Medioambiente

Informes HSE

Para los responsables de la Gestión HSE, es en ocasiones un reto muy importante demostrar ante la alta dirección la importancia de la implementación de las actividades necesarias para evitar accidentes o enfermedades de tipo laboral. Y en ocasiones es un reto, debido a que para poder definir e implementar dichas actividades, es necesario que la alta dirección aporte un presupuesto que sea suficiente para realizarlas, cosa que en algunas ocasiones los Gerentes requieren que se les justifique muy bien lo que se va a hacer con este presupuesto. Es por lo anterior, que el Responsable HSE debe demostrar qué, si la alta dirección aporta el presupuesto suficiente, no solo se van a prevenir accidentes y enfermedades de los trabajadores, sino también que la Gestión HSE aportará para la consecución de los objetivos estratégicos de la organización. Pero este no es el reto más grande. Realmente el reto está en demostrar a la alta gerencia al final del periodo, que los objetivos planteados (y que fueron por los cuales muy seguramente la alta gerencia aprobó el presupuesto) se cumplieron. Para ello, es necesario preparar los informes necesarios para la revisión por la dirección que permitan demostrarlo, de una forma rápida, sencilla pero contundente. Generalmente a los Gerentes de la organización, les interesa visualizar, de forma gráfica los resultados obtenidos y que se puedan analizar rápidamente sin entrar mucho en detalle. Es muy importante entonces, que el responsable de la Gestión HSE lleve cifras concisas y relevantes para la alta dirección, pero que permitan demostrar completamente su gestión. Vamos a ver a continuación los elementos mínimos (podrán ser más) que no pueden faltar en la revisión por la dirección y que le permitan al responsables HSE demostrar su gestión.

Cumplimiento de la Política HSE

La política HSE contiene el compromiso de la alta Gerencia de realizar las actividades necesarias para evitar accidentes o enfermedades laborales de sus colaboradores. Es necesario generar un informe que identifique el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos en esta política por parte de la alta dirección para que en al análisis de la gestión se identifique en primer lugar si la alta dirección ha dado cumplimiento o no. Esta captará la atención de la alta dirección, y dará pie para que la alta gerencia se enfoque en analizar los demás informes.

Cumplimiento de los requisitos legales y la gestión de riesgos

El cumplimiento de los requisitos legales y la valoración de los riesgos de los peligros identificados, es importante informarlo a la alta dirección, ya que con esta información se justificarán todas las actividades programadas para la prevención de accidentes y enfermedades laborales.

Verificación de cumplimiento de Objetivos

Claramente la validación del cumplimiento de objetivos y los resultados de la medición de los indicadores de gestión, no pueden faltar en la reunión de la revisión por la dirección. Es con este informe en donde visualiza el grado de cumplimiento de los objetivos inicialmente pactados. En la gestión HSE se pueden definir muchos indicadores de Gestión para controlar la eficacia de las actividades definidas; pero en la revisión por la dirección, es importante mostrar los indicadores asociados a los objetivos definidos, y hacer énfasis en aquellos que muestren los resultados de la gestión.

Cumplimiento de las actividades de los controles operacionales

Los programas y actividades de control operacional, son el corazón de la Gestión HSE, ya que enmarcan todas las actividades programadas para evitar precisamente accidentes o enfermedades laborales. Uno de los informes que se deben mostrar es el cumplimiento de la ejecución de dichas actividades, pero no es suficiente mostrar dicho cumplimiento en el informe. Es necesario también, mostrar a la alta dirección, los logros obtenidos al implementar dichas actividades. Hay que buscar la relación de las actividades ejecutadas contra los beneficios obtenidos por implementarlas.

Ejecución de los recursos, cumplimiento de funciones y responsabilidades

La asignación de los recursos es el tema que tal vez le interese más a la alta dirección, y es en esta parte del informe, en donde se le mostrará a la alta dirección de qué forma se invirtieron los recursos y cuáles fueron los beneficios obtenidos. Pero también es importante indicar en el informe si las personas con responsabilidad en la gestión HSE (que son todas realmente) cumplieron a cabalidad con cada una de ellas, ya que la responsabilidad de la gestión HSE no puede recaer en una sola persona.

Investigación de accidentes, acciones correctivas, preventivas y de mejora.

En el informe, se debe mostrar la cantidad de accidentes ocurridos en el periodo y ojalá compararlos contra los de los periodos anteriores. Allí se debe mostrar cual fue la gestión realizada para evitar que estos vuelvan a ocurrir y los planes de acción implementados en esta gestión. Pero no solamente se deben llevar los planes de acción derivados de las investigaciones de accidentes; también es necesario mostrar todos los incumplimientos o falencias durante la ejecución de las actividades y qué gestión ser realizó para corregirlas. Las oportunidades de mejora realizadas y las acciones preventivas, también deben estar incluidas en el informe con el fin de mostrar gestión ante la alta dirección.

Recomendaciones para la mejora

Finalmente es importante también ayudar a la alta dirección a definir actividades que permitan mejorar la Gestión HSE para el siguiente periodo. Por eso es importante llevar a la revisión por la dirección estas recomendaciones para la mejora, pero también los cambios, tanto internos como externos, que puedan llegar a impactar la gestión HSE y generar medidas que ayuden a afrontar estos cambios.

Software HSE

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software HSE. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma. Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas que facilitan la consecución garantizando la aplicación de la misma.