¿Qué debería contener mi plan de emergencias?

Plan de emergencias

El plan de preparación y respuesta ante emergencias, debe permitir a la organización garantizar que, ante una emergencia declarada, es capaz de salvaguardar la vida de sus trabajadores y mantener la integridad de sus procesos. Este plan debe estar diseñado y alineado con la estrategia de la organización y esto es porque en gran medida, la respuesta ante una emergencia podrá inclusive condicionar la continuidad del negocio. Por esta razón, es fundamental definir los elementos esenciales que debe contener todo plan de emergencias, que permitan y que sean los suficientes y necesarios para que la organización pueda salir a flote si una emergencia se manifiesta. Como todo proceso, es necesario ordenar la planificación y definición de estos elementos, y no definirlos sin tener un objetivo claro que es poder actuar de manera eficaz ante una emergencia. A continuación, veremos una guía de los pasos a seguir y elementos básicos necesarios para tener un plan de emergencias en el orden lógico para su construcción.

Identificación de amenazas y análisis de vulnerabilidad.

La entrada principal para definir el plan de emergencias, es precisamente conocer las amenazas a la que está expuesta la organización, y que tan vulnerable es si la amenaza se manifiesta. Y es la entrada principal, porque de esta identificación y valoración, se derivarán las actividades que se deben planificar y ejecutar dentro del plan de emergencias, y dará la ruta para definir las brigadas de emergencias. Así mismo y, dependiendo de la metodología para este análisis, se podrá inclusive validar en que pilares la organización es más vulnerable; en sus procesos, personas o sus recursos. Existen diferentes tipos de amenazas a las que puede estar expuesta la organización. Es muy importante categorizarlas para abarcar todas las posibles, y que el análisis quede completo sin omitir ninguna de ellas. Así pues, puede haber amenazas Naturales, Antrópicas y Sociales. Con base a esta categorización, se deben enmarcar todas las posibles amenazas a las que esté expuesta la organización, y valorar cada una de ellas y s impacto en los procesos, personas y recursos. Esta valoración permitirá definir, para cada una, cuales deben son los controles a establecer para actuar ante una emergencia. Si derivado de este análisis, por ejemplo, la organización está expuesta en gran medida a incendios, se deberán definir brigadas contra incendios y adquirir los elementos, planificar las actividades y definir los recursos que permitan actuar ante esta amenaza de manera eficaz.

Definición de recursos humanos, económicos y tecnológicos.

Una vez identificadas y valoradas las amenazas, es necesario definir cuáles son los recursos necesarios que se requieren para afrontar dichas amenazas. Así pues, se deberá definir cuáles son las brigadas de emergencias necesarias, si estas van a estar conformadas por personal interno o externo, cantidad de recurso humano necesario, recursos económicos necesarios para capacitar al personal y para adquirir los elementos tecnológicos necesarios para atender las emergencias.

Documentación del plan de emergencias

Es necesario tener documentadas todas las actividades que se involucran en el plan de emergencias. Desde el análisis inicial de las amenazas, recursos asignados, como las responsabilidades, niveles de mando, actividades planificadas, etc. Es necesario también documentar todos los procedimientos operativos que se deben utilizar por cada tipo de emergencia. En estos procedimientos debe quedar establecido muy claramente, los pasos a seguir, así como las responsabilidades asignadas, en caso de manifestarse la emergencia. Estos procedimientos deben ser cortos, concisos y entendibles para cualquier persona que los consulte. Deben en lo posible, no contener mucho texto, y más bien, ser muy gráficos e ilustrativos. Todos los documentos enmarcados dentro del plan de emergencias, deben ser divulgados al personal interno como externo y visitante, y se deben realizar actividades dentro del plan de emergencias, que permitan verificar su eficacia.

Verificación de la eficacia de los controles

Todos los puntos del plan de emergencia hasta este punto, corresponden a la planificación del mismo. El plan de emergencias debe contener claramente, todas las actividades necesarias para preparar el personal responsable de atender la emergencia, como el personal expuesto a la emergencia. Dentro de estas actividades estarán por supuesto, actividades de capacitación teórica y práctica, como simulacros de los diferentes tipos de emergencia. No es suficiente ejecutar las actividades planificadas, sino se verifica de alguna forma, si están serán efectivas en una emergencia real. Es necesario entonces establecer mecanismos que permitan verificar su eficacia. Estudios de tiempos y movimientos, evaluaciones de efectividad, pueden constituir en mecanismos que puedan determinar si las actividades son suficientes, y serán eficaces cuando se manifieste la emergencia. También es importante recolectar información del personal que participa de las actividades planificadas dentro del plan de emergencias. Estas opiniones son valiosas para determinar si estas actividades son eficaces o no. Los puntos aquí expuestos, constituyen de manera general, los elementos mínimos necesarios que debe contener un plan de emergencias, pero claramente existen muchos más elementos más técnicos que conformarán el plan de emergencias. Lo más importante es recordar, que todas las actividades definidas dentro del plan de emergencia, deben buscar la protección de las vidas y procesos de la organización, por lo que se deben planificar metodológica y responsablemente.

Software HSE

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software HSE. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma. Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas que facilitan la consecución garantizando la aplicación de la misma.