El modelo 8D para gestionar los procesos de acciones correctivas/preventivas

El modelo 8D o de las ocho disciplinas como también es conocido, ofrece un enfoque para la resolución de problemas, en cualquier área, asegurando una solución definitiva. La garantía de no repetición es el argumento más atractivo para utilizar el modelo 8D en la resolución de problemas, en este caso, en el área de Gestión HSE. El modelo 8D debe su nombre al uso de ocho disciplinas para la resolución definitiva de un problema. En algunas organizaciones se adiciona una etapa cero, que se convierte en una disciplina adicional, con lo que se completan nueve disciplinas. La eficacia del modelo 8D ha sido probada en diferentes industrias, especialmente en el sector de automoción, lo que se explica si se anota que el origen del modelo es Ford Motor Company. Pues hoy acudimos el modelo 8D para entregar una herramienta más para el diseño e implementación de acciones correctivas y preventivas efectivas dentro de un marco de Gestión HSE.

¿Cuáles son las ocho disciplinas que conforman el modelo 8D?

Una primera disciplina (paso o etapa), anterior a las ocho que usualmente se mencionan cuando se explica el modelo 8D, es la de planificación. Es importante trabajar en la planificación porque como se ve en adelante, el desarrollo de cada disciplina llevaría al equipo a retroceder si no tiene claro cuál es el problema que decide abordar, cuál es su contexto y cuáles son los datos y las cifras que se evaluarán. Es un buen momento para entender que el modelo 8D tiene un alto consumo de datos y de información. Por tanto, su uso en el siglo XXI está vinculado a la implementación de una plataforma que automatice la Gestión HSE y que provea los datos, registros e informes que la ejecución del modelo exige, al avanzar en cada una de las disciplinas necesarias. Estas son:

1. Formación del equipo de trabajo

El modelo necesita personas de diferentes áreas o departamentos, de acuerdo con el problema que se pretende solucionar. La Gestión HSE usualmente requiere, como mínimo, personas especializadas en Seguridad Laboral, Recursos Humanos, Producción y Medio Ambiente. En esta primera disciplina también se asignan responsabilidades y se establecen jerarquías: líder de equipo, asesores, asistentes y auxiliares… Pero también se fijan los objetivos y se presenta un plan de trabajo que incluye tiempos propuestos para la resolución del problema.

2. Identificación del problema

Si se desarrolló una etapa previa de planificación, esta etapa transcurrirá con fluidez. El objetivo es responder los interrogantes conocidos como los 5 w, por las iniciales en inglés: Qué, Quién, Cuándo, Dónde y Por qué. La respuesta a estas preguntas entrega una definición clara y real sobre el problema y permitirá al equipo trabajar en las siguientes disciplinas. Cuanto más detallada y fidedigna sea la información, con mayor rapidez se avanzará en las siguientes disciplinas. Esto depende de la calidad y oportunidad de los datos y registros que suministre la plataforma que automatiza la Gestión HSE.

3. Contención inmediata del problema

Antes de llegar a la solución definitiva es importante atender y contener el problema de forma provisional. El plan de contención provisional previene o elimina el efecto inmediato del riesgo, generando un marco de tranquilidad, igualmente temporal, para que el equipo trabaje en la solución concluyente que asegure la no repetición.

4. Investigación de la causa raíz

Determinar con precisión la causa raíz de un problema es lo que permite hallar una solución definitiva, en lugar de una que involucre el riesgo de repetición. Los expertos en Gestión de Riesgos utilizan diferentes técnicas para encontrar la causa raíz de un problema. Dos de ellas sobresalen por su eficacia: la lluvia de ideas y los cinco porqués.

5. Definición de la acción correctiva y preventiva que se utilizará

En esta etapa pueden existir dos, tres o más opciones sobre la mesa. Es importante determinar la eficacia de cada una de ellas, y revisar si existen otras alternativas no consideradas. En algunos casos es posible que el equipo perciba falta de experiencia o de conocimiento en sus miembros, lo que obliga a solicitar incorporaciones de profesionales con habilidades y competencias definidas.

6. Implementación de las acciones elegidas

Definida la acción correctiva lo que sigue es crear un plan para su implementación y la eliminación de los planes de contención preventivos que se crearon en la etapa tres.

7. Implementación de acciones preventivas

Para solucionar de forma definitiva un problema puede bastar sólo una acción. Otros pueden necesitar una acción preventiva complementaria que asegure la no repetición. Este tipo de acciones, además de prevenir, buscan mejorar un Sistema de Gestión, optimizar un proceso o mejorar las condiciones de los trabajadores o de la protección del medio ambiente, entre otros objetivos.

8. Reconocimiento al trabajo del equipo

Aunque parezca un paso accesorio, el reconocimiento mutuo y el de la organización al equipo que trabajó en el modelo 8D es un pilar tan importante como los siete anteriores. El reconocimiento va más allá de la gratitud y las felicitaciones. Los datos recopilados en el desarrollo del modelo, la documentación de la tarea, los registros y las conclusiones entregadas en el informe final, conforman un invaluable repositorio de información útil para la gestión de problemas futuros.

¿Por qué es importante la automatización para el modelo 8D?

El modelo 8D se implementa por primera vez en la década del 80 del siglo pasado. Por supuesto, sus primeras versiones son manuales, lo cual no representó un gran problema, si se tiene en cuenta la escasa complejidad de los procesos. El siglo XXI trajo, además de automatización, el trabajo en casa, la globalización y la virtualidad, sin mencionar la Inteligencia Artificial. El mundo moderno procesa, analiza, clasifica, evalúa y almacena trillones de datos en un segundo. Esto bastaría para explicar la dependencia que tiene el modelo de la tecnología. Pero existen otras razones:

1. Trabajo desde diferentes ubicaciones

El teletrabajo, las organizaciones con diferentes ubicaciones alrededor del mundo o los profesionales que se necesitan en un equipo de trabajo creado para solucionar problemas, que no pueden o no deben abandonar su puesto de trabajo, son condiciones que impiden la reunión física de varias personas para trabajar en un mismo proyecto. Los costes de desplazamiento, sumados al tiempo empleado en ello, son dos factores más que justifican la adopción de una plataforma colaborativa, que permita almacenar datos e informes en una ubicación centralizada, no obstante, accesible desde cualquier lugar del mundo, sin importar la diferencia de horario.

2. Complejidad de los procesos

Los procesos en Sistemas de Gestión modernos son complejos y están interconectados. Un cambio en un procedimiento afecta el proceso al que pertenece y este, a su vez, modifica otro en otra dependencia o en otro lugar del mundo. Contar con información en papel confiable, en tales condiciones, resulta imposible. La probabilidad de error o de trabajar con base en información desactualizada es muy alta.

3. Comunicación ágil y eficaz

La comunicación entre los miembros del equipo, y del equipo con todas las áreas y niveles de la organización, incluida la Alta Dirección, para compartir los avances del trabajo o las conclusiones del modelo, necesita una plataforma con funcionalidades de Gestión de Documentos y Planes HSE, que asegure la integridad de los informes, pero también la accesibilidad adecuada y la confidencialidad.

4. Documentación del modelo 8D

La documentación es un requisito en los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y del Medio Ambiente. Es también una exigencia regulatoria. Así es que las acciones que se diseñen e implementen deben ser documentadas. La plataforma garantiza el acceso a las versiones actuales de los documentos.

¿Cómo automatizar el trabajo en un modelo 8D?

La ejecución del modelo 8D exige planificación, documentación y un alto suministro de datos, registros e informes. Las organizaciones necesitan automatizar los flujos de trabajo del equipo que asume el trabajo, pero también de los procesos que se modifican para solucionar problemas. Una solución avanzada, basada en la nube, debe facilitar la comunicación y colaboración entre profesionales que trabajan desde diferentes ubicaciones alrededor del mundo. Realizar análisis de causa raíz e implementar técnicas y modelos avanzados de Gestión de Riesgos son también funcionalidades que se esperan en una plataforma que automatice y digitalice la Gestión HSE. Un buen ejemplo es la solución invitada a nuestro apartado final.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución modular, parametrizable y basada en la nube. Esto significa que es accesible desde cualquier lugar y en todo momento, sin los altos costes que implica la implementación local. El módulo de Planes de Acción HSE es uno de los más interesantes en esta solución. Este módulo automatiza los procesos de Gestión HSE, monitoriza el avance de las tareas, permite implementar procesos de mejora continua y, en general, planificar y controlas todas las tareas y actividades de la Gestión. El siguiente martes tienes una oportunidad para asistir a nuestra DEMO online. Es gratis y es online. Solo necesitas tomar un lugar aquí.