Errores clave al comprar software HSE: evita los 5 fallos más comunes

Comprar software HSE es un proyecto interesante para las personas que asumen la tarea dentro de la organización. Pero el temor a equivocarse, invertir dinero en algo que representará nuevos problemas en lugar de soluciones y, al final, no cumplir con las expectativas sobre gestión HSE, de los empleados y de la Alta Dirección, son posibilidades que siempre están sobre la mesa. El proceso de comprar software HSE puede ser un campo minado. Esas minas son errores que, aunque parezca contradictorio, son cometidos una y otra vez por profesionales en diferentes campos y organizaciones. ¿Cómo reconocerlos y evitarlos? Lo aprendemos a continuación.

¿Qué errores se pueden cometer al comprar software HSE?

La contratación o implementación de software nuevo, en cualquier área o con cualquier propósito, es un proyecto que siempre genera reacciones positivas y negativas en los futuros usuarios. La incertidumbre sobre temas como la facilidad de uso, el aprendizaje, las funcionalidades, la capacidad de adaptación con lo que hay actualmente, son algunas razones para que se especule sobre el valor real del nuevo componente tecnológico. Comprar software HSE no es muy diferente. El terreno se puede allanar y aumentar las posibilidades de éxito para el proyecto, si se conocen los cinco errores recurrentes que se comenten al comprar software HSE:

1. Buscar una solución que se ajuste a los procesos manuales

El propósito esencial al automatizar la gestión HSE es sustituir los procesos manuales. No reproducirlos en una versión digital. Si hay algo más complicado que completar un formulario en papel es intentar hacerlo sobre la pantalla de una tableta o de un teléfono inteligente. Cambiar los métodos, los procedimientos y los procesos representa un reto. Pero es preciso hacerlo. Y es necesario hacerlo conociendo la forma con la que opera el nuevo software. Lo contrario constituye el primer error recurrente al comprar software HSE.

2. Ignorar en el proceso a los usuarios

Los procesos de compra usualmente se complican en la misma proporción en que aumenta el número de participantes en ellos. No obstante, es una dificultad con la que hay que trabajar, porque las consecuencias de no consultar a quienes serán los usuarios futuros del software serán mucho más lesivas. La primera de esas consecuencias será el rechazo automático hacia la nueva solución. Comprar software HSE que no satisfaga necesidades reales de la gestión o resuelva exigencias regulatorias, es también una posibilidad al prescindir en el proceso de partes interesadas relevantes. Los empleados, especialmente los de áreas sensibles como Recursos Humanos, Gestión Ambiental o Seguridad y Salud en el Trabajo, conforman el primer grupo de interés. Alta Dirección, cumplimiento y operaciones también deben participar activamente del proceso de compra.

3. No identificar con claridad las necesidades de la gestión

Las soluciones disponibles en el mercado ofrecen funcionalidades que pueden deslumbrar a los compradores. Algunas de ellas, en apariencia sorprendentes, en la práctica se reducen a un desborde de sofisticación inocuo y poco productivo. Otras funcionalidades pueden ser muy interesantes para otra organización, pero no para la nuestra. Al comprar software HSE se pretenden solucionar problemas específicos: agilizar las auditorías, responder con inmediatez a incidentes o accidentes, mejorar los indicadores, reducir horas de trabajo de los empleados, producir informes inmediatos, cumplir con exigencias regulatorias, evitar el error humano… Pueden ser algunas de estas necesidades o todas las que se buscan. Lo importante es tenerlo claro y definido antes de iniciar el proceso.

4. Dejar la decisión a las personas menos indicadas

En algunas organizaciones comprar software HSE es una tarea que se delega a un consultor externo o un contratista. Este es un grave error. Aún más critico es asignar la tarea a personas que no cuenten con el conocimiento y la experticia necesarios. Los profesionales del área financiera podrían hacer el mejor trato y obtener un muy buen precio. Pero, ¿será a cambio de la solución ideal para la organización? Es probable que no. El personal encargado de mantenimiento, los responsables de contabilidad o los del área de seguridad, a menos que tengan funciones asignadas en la gestión HSE, podrían tomar decisiones erradas y no entender con precisión qué es lo que realmente necesita la gestión y la organización.

5. Concentrarse en detalles irrelevantes

Este es un error que cometen las organizaciones que deciden comprar un software para sustituir una solución utilizada con anterioridad. El software existente, por ejemplo, entrega un informe por cada área, en páginas separadas. La solución que se pretende comprar, lo hace en una sola página, separando la información de cada área con una línea divisoria. Es, por supuesto, un detalle irrelevante, como tantos otros, que no debería obstaculizar o retrasar el proceso de compra.

Una recomendación adicional

La Gestión de Documentos suele ser una necesidad real y evidente para todas las organizaciones. Por eso es importante prestar especial atención a la capacidad que tenga el software para resolver el problema. Pero también es importante la accesibilidad. La gestión HSE se lleva a cabo sobre el terreno, en todo lugar y en todo momento. Por eso, las opciones que se limiten al ordenador de escritorio se excluyen desde el inicio.

Software HSETools

Tener la documentación bajo control, sin errores y cumpliendo los estándares de gestión y las exigencias regulatorias, es una de las necesidades que se buscan suplir al comprar software HSE. El Módulo de Gestión de Documentos y Registros es uno de más de 15, que conforman el Software HSETools. Es un producto modular, basado en la nube, que esta listo para entregar resultados y mejorar tu gestión HSE desde el primer día. El próximo martes tienes una nueva oportunidad para sorprenderte con las funcionalidades de este producto. Solo necesitas inscribirte en nuestra DEMO. Es online y gratuito.