Gestión de subcontratistas: claves para un entorno operativo seguro y conforme

La gestión de subcontratistas es tan importante como la que se realiza para garantizar la seguridad y una excelente relación con la fuerza laboral externa representada por los contratistas. Ignorar esta realidad implica exponer a la organización a riesgos evitables que afectan a la seguridad, al cumplimiento normativo y al rendimiento operativo. Las organizaciones han desarrollado una alta dependencia de contratistas para ejecutar proyectos dentro y fuera de sus instalaciones. Las razones son varias: costes, conocimiento y habilidad, necesidad de ubicar trabajadores en áreas remotas, etc. Esa creciente dependencia añade un eslabón en la cadena de suministro: los subcontratistas. Por ello, la gestión de subcontratistas es una responsabilidad que se suma a las ya existentes para los equipos de SST. Sin embargo, hay que superar un desafío: la idea de que la gestión de subcontratistas es una responsabilidad exclusiva del contratista. Es una premisa que puede significar problemas para los mismos subcontratistas, para los contratistas y para la organización.

Consecuencias de no asumir la gestión de subcontratistas

Entre empresa, contratistas y subcontratistas se crea una cadena de suministro, pero también una cadena de dependencia y de autoridad. Así, parece coherente que la responsabilidad HSE y, más en concreto, la gestión de subcontratistas, corresponda a sus superiores jerárquicos inmediatos. No obstante, es probable que el contratista no cuente con la estructura de gobernanza, tecnológica y financiera adecuada para garantizar la seguridad y el bienestar de sus trabajadores. Las consecuencias de una mala gestión, la ausencia de una gestión de subcontratistas sistemática, técnica y estructurada, puede ser demoledora. Se trata de problemas que de una forma u otra afectarán con mayor intensidad a la organización. Los riesgos se pueden agrupar en tres categorías:

1. Riesgos de seguridad

El riesgo de accidentes aumenta por el desconocimiento del entorno de trabajo, de los protocolos internos y de las normas de seguridad. El subcontratista encuentra en su empleador, el contratista, el conducto para expresar cualquier preocupación sobre seguridad laboral, uso de elementos de protección personal u otros temas relacionados. Sin embargo, los contratistas no siempre cuentan con recursos apropiados para resolver esas solicitudes.

2. Riesgos de cumplimiento

La ausencia de gestión de subcontratistas puede generar una zona gris en la que nadie asuma responsabilidades impuestas por la ley, directivas o reglamentos que aplican a una determinada industria. Este incumplimiento genera sanciones, multas, cierre de operaciones y pérdida de licencias. Las consecuencias las asume la organización, al igual que el daño reputacional.

3. Riesgos operacionales

No todos los problemas por la deficiente gestión de subcontratistas se relacionan con su seguridad. En ocasiones, el contratista no cuenta con recursos eficientes para seleccionar a sus trabajadores o aplicar procesos de debida diligencia. Las consecuencias son, entre otras, retrasos en la ejecución del proyecto, calidad deficiente, ignorancia de las especificaciones técnicas y falta de comunicación entre el subcontratista y el director del proyecto en la organización.

Cómo implementar buenas prácticas para la gestión de subcontratistas

Para mitigar estos riesgos, es imprescindible adoptar un enfoque integral. Lo que se espera es que todas las prácticas, procedimientos y protocolos que rigen la gestión de contratistas se implementen y se adopten para la gestión de subcontratistas. Es preciso entender que, aunque el subcontratista suela ser una elección del contratista, la organización puede exigir de forma contractual la adopción y cumplimiento de unas prácticas mínimas:

1. Procesos sistemáticos de calificación y debida diligencia

Los procesos de selección y calificación pueden ser ejecutados por la organización con la supervisión del contratista, o el contratista puede confiar esta responsabilidad a la empresa. Lo importante es que el proceso incorpore los siguientes elementos mínimos:

• Criterios claros de calificación en los que se determinen años de experiencia, acreditaciones de formación mínimas o certificaciones de habilidad y competencia comprobadas.
• Procesos de debida diligencia e investigación que permitan identificar conflictos de intereses, relaciones con empleados u otros contratistas, inhabilidades manifiestas o causantes de problemas de seguridad.
• Examen y verificación de referencias, certificaciones y acreditaciones mínimas exigidas en la industria o de orden regulatorio.

2. Protocolos claros para la redacción de contratos

En la redacción de los contratos es preciso observar los aspectos legales, operativos y normativos. Esto implica que es preciso tener en cuenta:

• Responsabilidades y tareas mínimas que se compromete a ejecutar el subcontratista, especificando el tiempo asignado para hacerlo.
• Descripción de las normas de seguridad y de convivencia que acepta cumplir el trabajador.
• Aclaración de competencias, especificando las áreas o asuntos que son de exclusivo conocimiento del contratista y los que corresponden a la organización.
• Relación de los canales de comunicación disponibles para que el contratista informe sobre incidentes o accidentes o para que presente sugerencias y reclamaciones a la organización.

3. Programas de capacitación

Todos los trabajadores de la empresa, empleados y contratistas, directos o indirectos, deben recibir formación previa al inicio de sus tareas:

• Capacitación en seguridad y protocolos de prevención, incluyendo instrucciones sobre el uso de equipos de protección en el lugar de trabajo.
• Capacitación sobre temas específicos asociados con la tarea del subcontratista, como uso de maquinaria y equipos o cumplimiento de especificaciones técnicas.
• Entrega de contenidos digitales o virtuales para trabajadores remotos o para temas muy específicos, destinados a subcontratistas con funciones definidas.

4. Seguimiento y evaluación

La causa raíz de la mayoría de los riesgos operativos mencionados está en la falta de supervisión y monitoreo del trabajo de los subcontratistas. Muchas empresas deciden hacer el seguimiento de la evolución del contratista que, a su vez, tendría la responsabilidad de evaluar el rendimiento del subcontratista. El problema está en que los hallazgos sobre la calidad del trabajo del subcontratista pueden ser evidentes cuando ya no haya mucho que hacer. Por eso es recomendable incluir la supervisión como elemento esencial en la gestión de subcontratistas, implementando las siguientes prácticas:

• Inspecciones, revisiones y auditorías de salud y seguridad para comprobar el avance del proyecto y el cumplimiento de las normas.
• Implementación y seguimiento de indicadores relevantes.
• Utilizar plataformas digitales para monitorear en tiempo real el rendimiento del subcontratista y el cumplimiento de las normas de seguridad.
• Establecer canales efectivos para interactuar en todo momento con el trabajador, con la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier dispositivo móvil.

5. Gestión de incidentes y presentación de informes

Ante un incidente o accidente, el subcontratista tendría que informar a su contratista y este, a su vez, notificaría a la organización. El proceso podría llevar semanas y se corre el riesgo de que la información se distorsione en cada paso. Los subcontratistas necesitan canales de comunicación inmediatos para presentar informes en tiempo real. La organización necesita:

• Implementar una plataforma que permita informar en tiempo real sobre incidentes admitiendo diferentes formatos: voz, texto, diagramas, imágenes, vídeos, etc.
• Establecer protocolos claros sobre la presentación de informes, especificando la obligación de reportar todos los incidentes, aunque no se produzcan lesiones o heridas.
• Contar con un sistema que cree flujos de trabajo automáticos para realizar las investigaciones y producir resultados transparentes en el menor tiempo posible.

Tecnología como aliado estratégico en la gestión de subcontratistas

La gestión de subcontratistas es una tarea administrativa que corresponde a la organización, pero necesita la participación de los contratistas. La gestión adecuada y sistemática de contratistas y subcontratistas asegura una cadena de suministro efectiva, productiva y, sobre todo, segura. La gestión de contratistas ya representa asumir retos complejos, y administrar la relación con subcontratistas magnifica la dificultad. Son desafíos que solo se pueden afrontar de la mano con la tecnología. Las organizaciones necesitan sistemas capaces de realizar procesos de debida diligencia sobre un alto número de personas. Un software de manejo de subcontratistas, además, puede digitalizar documentos y comprobar su autenticidad, crear fichas de trabajadores con documentos asociados a cada una de ellas o entregar canales interactivos para facilitar la comunicación, entre otras funciones. En definitiva, automatizar la gestión.

Software HSETools

El Software HSETools es una plataforma diseñada para automatizar las funciones necesarias para una gestión eficaz. Es una solución modular y escalable para una gestión efectiva de la cadena externa. Su arquitectura permite a cada organización seleccionar los módulos que mejor se ajustan a sus necesidades actuales, con la posibilidad de expandirse conforme al crecimiento de la empresa. Uno de esos módulos es específico para la gestión de contratistas. Es una herramienta tecnológica sofisticada y compleja, pero de manejo sencillo. Puedes comprobarlo en la demo online gratuita que ofrecemos o solicitar más información a nuestros asesores.