Precalificación o clasificación de contratistas: áreas en las que realizar preguntas clave

La etapa de precalificación o clasificación de contratistas impacta directamente en todo el ciclo de vida del contrato. De lo que se haga bien o mal en este momento dependerán las condiciones de seguridad, el desarrollo técnico del proyecto, el cumplimiento normativo e incluso el bienestar financiero de la operación. De ahí su importancia dentro de la gestión de contratistas. El proceso implica mucho más que revisar una lista de verificación con requisitos y documentos exigibles. Si no se aplican criterios rigurosos de debida diligencia, enfocados en la seguridad, la capacidad técnica, la reputación y el cumplimiento, es poco probable que la clasificación de contratistas resulte en la contratación de la mejor fuerza laboral externa para realizar el trabajo.

Qué preguntar en la etapa de clasificación de contratistas

Muchos procesos de clasificación de contratistas fracasan porque se limitan a recopilar información superficial. No se enfocan en aspectos formales obvios y pasan por alto la investigación sobre posibles problemas que pueden trasladarse a la organización. En un buen proceso de clasificación de contratistas, la clave está en la formulación de las preguntas acertadas, sobre los temas correctos. Solo así se puede obtener una visión integral y realista del contratista, de su capacidad y del conocimiento que puede aportar para conducir el proyecto a buen término. Surge entonces la duda de qué preguntar en un proceso de clasificación de contratistas. La siguiente lista de verificación aborda seis áreas con sus respectivas preguntas y con un valor añadido interesante: el aporte que puede hacer la tecnología en cada una de las áreas de investigación.

1. Seguridad: cultura y antecedentes

El objetivo es indagar sobre la cultura de seguridad del contratista, así como valorar su experiencia y conocimiento en el área de seguridad y salud en el trabajo. Las preguntas que habría que realizar son las siguientes:

• ¿Cuál es su concepción sobre la seguridad en el trabajo y cómo la implementa?
• ¿Ha sufrido recientemente accidentes, lesiones o heridas, o ha estado involucrado en incidentes de seguridad?
• ¿Cómo ha actuado ante incidentes o accidentes, esté o no involucrado en ellos?
• ¿Cuántos programas de capacitación en seguridad laboral ha recibido y en qué circunstancias?
• ¿Tiene sugerencias para mejorar la seguridad de los contratistas o la gestión de riesgos?
• ¿Ha tenido problemas en otros procesos de clasificación de contratistas debido a su historial de seguridad?

¿Cómo ayuda la tecnología?

Una plataforma diseñada para garantizar la seguridad de contratistas puede verificar la autenticidad de documentos como certificaciones, acreditaciones, reconocimientos o referencias de anteriores empleadores. El software de gestión puede rastrear la información, hallar inconsistencias o, por el contrario, verificar la conformidad absoluta de la información aportada por terceros.

2. Cumplimiento normativo

El cumplimiento normativo y regulatorio se refiere al acatamiento de las leyes, las regulaciones o los requisitos necesarios para obtener licencias o permisos para operar en diferentes industrias. Las preguntas son las que se enumeran a continuación:

• ¿Cumple con todos los requisitos normativos y regulatorios para desarrollar la actividad?
• ¿Cuenta con los permisos, licencias, acreditaciones o certificaciones de formación que se solicitan en la industria o exigen los organismos reguladores?
• ¿Conoce las exigencias regulatorias del proyecto y sabe qué hacer para garantizar el cumplimiento en cada una de las etapas del trabajo?
• ¿Ha sido sancionado o amonestado en alguna ocasión por un organismo regulatorio?

¿Cómo ayuda la tecnología?

Una herramienta para la gestión de contratistas realiza un seguimiento completo diario, emitiendo alertas sobre el vencimiento próximo de algún permiso o una licencia. También alerta sobre la aparición de nuevas exigencias regulatorias o la modificación de otras.

3. Solidez financiera y capacidad técnica

Las preguntas en esta área dentro de la clasificación de contratistas buscan establecer estos tienen la capacidad técnica y financiera suficiente para cumplir con el cronograma de avance proyectado. Las preguntas clave son:

• ¿Podría aportar pruebas de su solidez financiera y de los recursos que tendría que destinar para garantizar el avance de las tareas?
• ¿Cuenta con las pólizas de seguros requeridas, comenzando por las de cumplimiento y las de responsabilidad civil?
• ¿Cuenta con las herramientas y equipos necesarios para adelantar la tarea?

¿Cómo ayuda la tecnología?

Los procesos de clasificación de contratistas automatizados y digitalizados comunican a todos los interesados los requisitos mínimos de experiencia, indicadores financieros y capacidad técnica requerida. Además, la plataforma también adjudica puntuaciones al cumplimiento de cada requisito y entrega un listado de candidatos que cumplen, en una jerarquía de mayor a menor puntuación.

4. Experiencia y competencia

Esta etapa se busca determinar si el contratista posee la experiencia, los conocimientos, las habilidades y las competencias mínimas para realizar las tareas contratadas. Las cuestiones que se deben plantear son:

• ¿Podría describir las tareas, actividades o procesos que tuvo a cargo en sus últimos contratos?
• ¿Qué calificaciones recibió tras la evaluación de su trabajo en otras empresas?
• ¿Las calificaciones o los resultados de evaluaciones sobre sus trabajos en otras organizaciones están certificados?
• ¿Qué programas de formación ha recibido para mejorar sus habilidades y competencias?
• ¿Cuenta con reconocimientos especiales por la calidad de sus trabajos?

¿Cómo ayuda la tecnología?

Un software para control de contratistas puede recopilar toda la información de cada uno de los contratistas, procesar los datos, verificarlos y establecer quiénes son los más aptos para ejecutar el proyecto.

5. Responsabilidad ambiental

No todos los procesos de clasificación de contratistas requieren hacer una evaluación sobre el compromiso ambiental del contratista. No obstante, en la mayoría de los casos sí es preciso hacerlo. Las preguntas son:

• ¿Sabe como funciona un sistema de gestión ambiental?
• ¿Ha trabajado en empresas en las que se han implementado sistemas de gestión ambiental?
• ¿Tiene algún conocimiento sobre el estándar internacional ISO 14001?
• ¿Adopta por iniciativa propia acciones para minimizar o eliminar su impacto ambiental?

¿Cómo ayuda la tecnología?

Una plataforma para gestión de contratistas con funcionalidades de monitoreo y supervisión puede verificar el cumplimiento de los requisitos ambientales por parte de los contratistas. También puede evaluar la validez y actualidad de las certificaciones entregadas.

6. Comunicación y colaboración

Finalmente, esta etapa del proceso de clasificación de contratistas busca establecer la capacidad de comunicación y las habilidades que tiene el contratista para informar sobre el progreso o sobre la existencia de problemas. Las cuestiones que se deben formular son:

• ¿Qué mecanismos suele utilizar para comunicarse con las empresas para reportar sus avances, informar sobre problemas o hacer sugerencias?
• ¿Ha tenido problemas en otras organizaciones a causa de la falta de comunicación?
• ¿Tiene problemas para comunicarse con superiores o con compañeros?

¿Cómo ayuda la tecnología?

El software de gestión de contratistas cuenta con herramientas automáticas para gestionar de forma automática y digital todos los documentos que aporte el contratista. Por otra parte, la solución cuenta con canales que permiten al trabajador informar en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Software HSETools

El Software HSETools es una plataforma de arquitectura modular que cuenta con un módulo especializado en la gestión de contratistas. Se trata de un aliado tecnológico que incorpora elementos de Inteligencia Artificial y de Big Data. Gracias a ello, se convierte en un apoyo esencial en el proceso de clasificación de contratistas, así como en la gestión de toda la relación con terceros. Esta solución es compleja en sus diseños y en sus funcionalidades, sin embargo, es muy fácil de utilizar. Además, es muy flexible, para poderse adaptar a organizaciones de todo tipo. Puedes comprobarlo en nuestra próxima demo online gratuita semanal o solicitar más información a nuestros expertos.