Mitigación de riesgos del contratista: estrategias y buenas prácticas para la mejora continua

La mitigación de riesgos del contratista es uno de los objetivos de aquellas organizaciones que trabajan con terceros. La gestión de contratistas tiene en cuenta, entre otros aspectos, que la fuerza laboral externa está expuesta a riesgos específicos relacionados con el tipo de trabajo que realiza, los lugares en los que desarrolla sus actividades y su condición itinerante, entre otras razones. La mitigación de riesgos del contratista parte de la premisa de que no todas las amenazas se pueden eliminar, pero sí es posible mitigar el impacto negativo o la probabilidad de que ocurran con una adecuada gestión.

Qué es la gestión de riegos de contratistas

Muchas industrias aprovechan las ventajas estratégicas que representan los contratistas para el desarrollo de sus proyectos. Sin embargo, las mismas características que hacen que resulten tan atractivos para las empresas, son las que originan los riesgos a los que están expuestos. La gestión de riesgos de contratistas es el apartado de la gestión HSE de las organizaciones que se ocupa de identificar, evaluar, priorizar y diseñar las estrategias para eliminar o mitigar los riesgos que afectan a la fuerza laboral externa. La mitigación de riesgos del contratista busca, además, asegurar recursos y “propietarios del riesgo”. El propietario es la persona que asumirá la responsabilidad de implementar las estrategias, monitorearlas y rendir informes sobre la efectividad o inocuidad de las acciones. Gestionar los riesgos de terceros es importante porque muchas de esas amenazas pesan también sobre empleados de la empresa. No solo eso, la mitigación de riesgos del contratista tiene un impacto positivo directo sobre la percepción que esos trabajadores tienen de la organización.

Riesgos a los que están expuestos los contratistas

La mitigación de riesgos del contratista se enfoca en cuatro grandes grupos de amenazas. En estos cuatro grupos están ubicadas las eventualidades que impactan a los contratistas y su seguridad, pero también los riesgos a los que se puede exponer la organización:

• Riesgos financieros: el trabajo del contratista puede no representar el valor invertido por la organización, además, el incumplimiento o retraso del contratista genera sanciones financieras para la organización.
• Riesgos laborales: accidentes que generan lesiones y demandan atención médica, pero también retrasos en el proyecto y baja moral en todos los trabajadores.
• Riesgo de cumplimiento: los contratistas que no siguen las normas de seguridad y salud en el trabajo o las que determina el área ambiental pueden generar incumplimientos que afectan la reputación de la organización y su relación con organismos reguladores.
• Riesgos estratégicos: la interrupción abrupta del contrato o la ejecución sin el cumplimiento de las especificaciones técnicas ordenadas son problemas que generan un riesgo estratégico para la organización.

Cuáles son las mejores prácticas para la mitigación de riesgos del contratista

La mitigación de riesgos del contratista, eliminando brechas de cumplimiento, es una tarea que necesita estrategias únicas. Es resultado del análisis profundo de la complejidad que implica la relación con estos trabajadores y de las circunstancias tan particulares que crean un escenario tan complejo. En coherencia con esa complejidad, y de acuerdo con los cuatro grandes grupos de amenazas, las siguientes estrategias han demostrado éxito en las empresas que trabajan en la mitigación de riesgos del contratista:

1. Automatizar procesos de documentación y verificación

Los contratistas suelen participar en proyectos de alto riesgo. Los riesgos están determinados por la ubicación donde se desarrollará el proyecto, por las condiciones atmosféricas o las condiciones extremas en altura, profundidad, aislamiento o climáticas. Una de las estrategias de mitigación de riesgos del contratista, ante un panorama abundante en amenazas, es solicitar documentación que acredite experiencia, capacitación y formación. Si el proyecto requiere un número apreciable de trabajadores en diferentes ubicaciones, la tarea de solicitar, recopilar, verificar y almacenar la documentación que soporta el perfil de cada trabajador será exigente. En esta etapa de selección, la automatización de los procesos de documentación con base en una plataforma especializada en la gestión de contratistas es la única forma de contar con los trabajadores que representen el menor riesgo posible, con base en su formación y su experiencia.

2. Elaborar contratos con enfoque basado en el riesgo

Se pueden dar incumplimientos por parte del contratista de las especificaciones técnicas, tiempos de entrega o acatamiento de las normas de SST, entre otras obligaciones, porque no se incluyen en las cláusulas del acuerdo contractual. Generalmente, las omisiones ocurren cuando se utilizan plantillas para agilizar el proceso o por negligencia. Cada contrato requiere un documento de vinculación único. Para algunos equipos de gestión puede resultar complejo crear un contrato para cada caso, para un software para control de contratistas no lo es. Una solución informática asistida por IA puede entregar un documento que aborde todas las cuestiones planteadas: financieras e incluso obligaciones con respecto al suministro maquinaria o equipos de protección en el lugar de trabajo.

3. Verificar la vigencia de las acreditaciones, licencias o permisos

Son muchos los proyectos que requieren permisos, licencias o acreditaciones especiales por parte del contratista que ejecutará la tarea. Es usual en sectores como obras civiles, sanitario o los que tienen impacto ambiental. Comprobar y verificar el estado de las credenciales, licencias y permisos de los contratistas, es una forma de mitigar los riesgos operacionales, pero también los de cumplimiento y los estratégicos. Una aplicación que automatice la gestión de contratistas revisará y confirmará la validez y actualidad de los certificados. También puede almacenar los datos en una base de datos única, que pueda alertar sobre el inminente vencimiento de alguna licencia o algún permiso.

4. Controlar los seguros que requiera el proyecto

Los proyectos en los que colaboran contratistas pueden requerir seguros de vida, de lesiones, de responsabilidad civil, de cumplimiento, etc. Compartir o trasladar es una forma de mitigación de riesgos del contratista, para la que resultan muy útiles los contratos de seguros. Pero estos también suelen ser parte de acuerdos o exigencias normativas o regulatorias. De la misma forma que un software para contratistas puede controlar la validez y actualidad de acreditaciones de capacitación o de las licencias, puede hacerlo con los contratos de seguro que correspondan a la organización o los que sean competencia del mismo contratista.

5. Inspeccionar el lugar y los equipos

Es importante pensar en medidas de mitigación de riesgos del contratista como los seguros, que muestran su efecto positivo una vez ocurre el riesgo. Pero mucho más beneficioso para todos será pensar en tomar medidas para evitar que el riesgo ocurra. No se trata con exactitud de eliminar la amenaza, pero sí de minimizar el impacto o disminuir la probabilidad de ocurrencia de forma proactiva. Una estrategia efectiva para hacerlo es revisar instalaciones, equipos, elementos de protección personal, sistemas de monitoreo y vigilancia o sistemas de alarmas, antes de que los contratistas inicien con sus tareas.

6. Crear un plan de respuesta a emergencias

La reacción es una estrategia proactiva cuando se trata de responder a emergencias. Las emergencias son acontecimientos fortuitos, producto de eventos naturales o de la conjunción de hechos causales que generan una crisis. Antes de que eso ocurra, los equipos de gestión de contratistas pueden crear un plan de respuesta en el que se definan protocolos de acción, responsabilidades, sistemas de comunicación efectiva, flujos de notificaciones, procedimientos y rutas de evacuación. Todo con el único propósito de evitar pérdidas o lesionados.

7. Predecir riesgos con base en el análisis de datos

Procesar datos de calidad permite establecer tendencias e identificar riesgos que ocurrirían meses o incluso años después. El análisis de datos es la esencia de la gestión proactiva de riesgos en cualquier área. Por supuesto, la mitigación de riesgos del contratista también puede obtener los beneficios que ofrece la tecnología. El análisis de datos también permite establecer el nivel de cumplimiento diario de los contratistas y, con base en ello, predecir posibles retrasos.

Software HSETools

El Software HSETools es una herramienta eficaz para la mitigación de riesgos del contratista. Esta plataforma tiene una característica que se convierte en un interesante valor agregado: es una solución modular que integra entre sus componentes un módulo específico de gestión de contratistas. La gestión de contratistas bajo esta plataforma automatiza la documentación, monitorea y supervisa el avance de los contratistas. También revisa el cumplimiento de las normas y de las especificaciones técnicas del proyecto. La plataforma crea una ficha única para cada contratista en la que se almacenan todos los eventos relevantes del contrato, las competencias y habilidades del contratista, sus tarifas, sus características físicas y todos los datos que eventualmente puedan servir como criterios de selección. Puedes comprobar cómo funciona en una demo online gratuita que ofrecemos los martes o solicitar aquí más información sin compromiso alguno.