Cómo elegir el mejor Software HSE: factores clave a considerar

Elegir el mejor Software HSE implica tomar la decisión de contratar una herramienta tecnológica que satisfaga todas las necesidades de la organización, de sus trabajadores, de la comunidad y del organismo regulador que corresponda. El mejor Software HSE es siempre una herramienta predictiva, fácil de utilizar y que cumple funciones de gestión de riesgos, pero también administrativas. Además de todo ello, debe crecer con la empresa, entregar canales de comunicación fluidos y efectivos y, sobre todo, tener capacidad para generar cultura HSE, confianza en las partes interesadas y mejora continua de la gestión.

Cómo elegir el mejor Software HSE

Ante una oferta de productos amplia, la elección del mejor Software HSE puede ser una tarea abrumadora. Las organizaciones necesitan evaluar, de forma prioritaria, cuatro criterios básicos para acertar en la elección.

1. Adaptabilidad a las necesidades y la complejidad de la organización

El software se adaptará a las necesidades de la organización siempre que entregue las funcionalidades para resolver problemas actuales y futuros. Si la organización tiene dificultades para gestionar sus documentos, esta es una característica esencial en el checklist de selección. Si la organización no trabaja con contratistas ahora, pero tiene proyectado hacerlo, es importante que el software para control de contratistas sea uno de los módulos disponibles, para poder incorporarlo cuando sea necesario.

2. Funcionalidades y eficiencia de los módulos

Las empresas que buscan el mejor Software HSE valoran especialmente que la solución sea modular. Es esencial analizar cada uno de esos módulos y comprobar si ofrece las funcionalidades apropiadas. Pasar del primer nivel para investigar un poco más a fondo es una buena decisión. Los proveedores que entregan módulos eficaces y con funcionalidades relevantes no tienen restricciones en demostrarlo ante sus posibles clientes.

3. Respaldo y capacidad de crecimiento con la organización

Un Software de Gestión HSE no es un producto para unos meses. Las organizaciones mutan, crecen y se diversifican. El marco regulatorio también experimenta transformaciones importantes. Por eso, es esencial verificar la capacidad que tienen el software, el proveedor y sus aliados estratégicos para acompañar a la empresa en su recorrido sin que las partes interesadas se vean afectadas.

4. Personalización y configuración

Las soluciones en la nube, o SaaS, imperan en el mercado por muchas razones: costes, accesibilidad, capacidad para crecer sin trasladar el coste de investigación y desarrollo al usuario, posibilidad de diseñar una solución para las necesidades inmediatas de la empresa, etc. Pero esto no significa que no pueda ofrecer capacidad de configuración y de personalización para acercarla a la cotidianidad de la empresa y a sus condiciones y prácticas específicas.

Qué funcionalidades específicas se buscan en el mejor Software HSE

Los cuatro criterios básicos desglosados permiten realizar un filtro que simplifica la búsqueda del mejor Software HSE. Los proveedores suelen ofrecer demostraciones en las que los clientes pueden indagar, revisar, observar y, sobre todo, probar el producto y verificar cada una de las aplicaciones y funcionalidades del software asociadas a los criterios de elección. En una lista de verificación ideal deben aparecer las siguientes funciones:

1. Escalabilidad

La escalabilidad tiene que ver con la capacidad del producto para entregar lo que la organización necesita, de acuerdo con su tamaño, su complejidad, su sector y su contexto actual. Todas estas condiciones son dinámicas, por eso, el producto necesita acomodarse a esas condiciones ahora y en el futuro. Las funcionalidades que debería ofrecer el mejor Software HSE son:

• Creación de flujos de trabajo automatizados de acuerdo con las necesidades de la empresa.
• Módulos de trabajo que pueden ser elegidos por el cliente, con la potestad para adicionar o eliminar en el futuro.
• Desarrollo y almacenamiento en la nube que garantice la escalabilidad sin coste a cargo del cliente.
• Integración con aplicaciones funcionales en áreas como ERP, RR. HH. o, incluso, herramientas ofimáticas.

2. Intercambio de información fluida y segura

La gestión HSE tiene puntos de conjunción con diferentes áreas: Recursos Humanos, Operaciones, Contabilidad, Finanzas, Cumplimiento o Comercial, entre otras. Por supuesto, es importante que el Software HSE tenga la capacidad para recibir y para exportar datos e información desde y hacia las aplicaciones de estos diferentes departamentos. Lo que se espera es lo siguiente:

• Capacidad para procesar información en formatos como XLS, DOC u otros que provengan de las diferentes aplicaciones, para lo cual el software necesita una interfaz de programación de aplicaciones.
• Infraestructura de datos que permita transferencia y procesamiento de grandes volúmenes.
• Configuración para crear integraciones personalizadas.

3. Facilidad de uso

Las dificultades para utilizar el software, en cualquier área, conforman la primera causa de rechazo entre los empleados. Cuando eso pasa, la solución deja de serlo, para convertirse en otro problema más. La facilidad de uso significa automatizar los flujos de trabajo HSE, hacer que sean claros, contar con procesos intuitivos y poder incorporar información en diferentes formatos. Las funcionalidades que se espera encontrar en el mejor software HSE son:

• Accesibilidad desde todo tipo de dispositivos móviles.
• Soporte y apoyo del proveedor en todo momento.
• Funcionalidad fuera de línea.
• Navegación rápida.
• Menús claros y fáciles de utilizar.

4. Informes impresos y en pantalla

Los informes son la expresión palpable del trabajo que hace un Software HSE. La agilidad con la que los pueda proporcionar y la calidad de la información son factores esenciales para elegir la mejor solución. Lo que se espera obtener es:

• Informes visuales en tiempo real que señalen problemas, cuellos de botella o riesgos inminentes (mapas de calor).
• Informes impresos personalizables de acuerdo con los requisitos, los objetivos o las obligaciones de cumplimiento.
• Informes que ofrezcan trazabilidad sobre la información, pistas de auditoría e información sobre la documentación que sirve de soporte.

5. Tecnología avanzada

El uso de tecnología de última generación es, sin duda, uno de los aspectos más importantes para revisar a la hora de elegir el mejor Software HSE. Las funcionalidades de monitoreo y supervisión, por ejemplo, requieren la integración con tecnologías avanzadas. Lo que se espera es lo siguiente:

• Herramientas y funcionalidades de Inteligencia Artificial.
• IoT – Internet de las Cosas para la operación remota de circuitos cerrados de televisión y otros instrumentos de supervisión y monitoreo.
• Big Data para el procesamiento y análisis de grandes cantidades de datos.
• Blockchain para obtener trazabilidad cuando se realizan operaciones con grandes cantidades de datos criptográficos.

6. Accesibilidad

La Gestión HSE moderna se desarrolla en cualquier lugar en donde hay un trabajador o un contratista de la organización. Los horarios tampoco son tan estandarizados como lo fueron en el pasado. Cualquier momento y cualquier lugar pueden ser el escenario de una eventualidad. Las características que debe incorporar el software son:

• Accesibilidad desde todo tipo de dispositivos móviles.
• Funcionalidades para la captura de datos y otras tareas fuera de línea.
• Escaneo de códigos QR para verificar la autenticidad de un documento o su vigencia.
• Admisión de información en formatos como hojas de cálculo, imágenes, texto, vídeos…

Software HSETools

El Software HSETools es una solución modular que integra la más avanzada tecnología disponible. Es accesible desde todo tipo de dispositivos móviles y, para no resultar redundantes, se puede señalar que reúne todas las características que se consideran imprescindibles en el mejor Software HSE y muchas más. Su estructura modular permite diseñar soluciones personalizadas para optimizar la gestión y responder a las distintas necesidades que puede tener un sistema HSE. Descubre cómo funciona y qué elementos incorpora el software en una demo online gratuita o, si lo prefieres, contacta con nuestros asesores para obtener mucha más información sin compromiso alguno.