Las evaluaciones de desempeño de contratistas implican mucho más que la calificación del resultado final del trabajo encomendado o el proyecto asignado. Más allá de un trámite burocrático, constituyen una de las claves de una óptima gestión de contratistas, puesto que ofrecen una información de gran valor.
Lo cierto es que el rendimiento adecuado en un proyecto en el que se cuente con la colaboración de terceros depende de muchos factores: capacitación, documentos, capacidad técnica y operativa para realizar el trabajo, respeto por las normas de seguridad o cumplimiento del cronograma de avance son algunos de los más relevantes.
Las evaluaciones de desempeño de contratistas entregan información sobre el desempeño del contratista de acuerdo con esos factores. Esa información es muy valiosa para tomar decisiones oportunas y bien fundamentadas, que corrijan el rumbo cuando así lo indiquen los resultados o permitan potenciar y mejorar aún más los resultados, cuando ese sea el caso.
Factores que se revisan en las evaluaciones de desempeño de contratistas
Los resultados de las evaluaciones de desempeño de contratistas sirven para planificar el trabajo hacia el futuro, identificar riesgos y tomar decisiones informadas que tendrán impacto positivo sobre el bienestar de los trabajadores, sobre el desarrollo esperado del proyecto y sobre la estrategia comercial de la organización. Para que las evaluaciones de desempeño de contratistas entreguen los resultados esperados, es necesario saber qué buscar, qué revisar y qué evaluar. La siguiente lista de verificación, sumada al uso de una solución tecnológica para automatizar los flujos de trabajo de gestión de contratistas, será suficiente para obtener el máximo provecho de la evaluación:1. Documentación requerida
El control de documentación de contratistas permite establecer el cumplimiento de los requisitos formales, de formación y capacitación y de documentación solicitados por la organización de acuerdo con el perfil requerido. Así, en evaluaciones de desempeño de contratistas, las siguientes cuestiones son fundamentales:- ¿El contratista puede entregar documentos para acreditar su experiencia?
- ¿Cuenta con las certificaciones de programas de formación mínimos, como trabajo en alturas, manipulación de alimentos, prevención de riesgos u otros requeridos para la ejecución de la tarea?
- ¿Los contratistas pueden entregar documentación y certificaciones desde la etapa de selección?
- ¿Se presentan problemas ocasionados por retrasos o incumplimiento en la entrega de documentación por parte de los contratistas?
- ¿Existe un proceso ágil y eficaz para verificar la validez de credenciales, acreditaciones, certificaciones y documentación en general?
- ¿El contratista puede suministrar documentos digitales, con la posibilidad de que sean autenticados de forma electrónica a través de mecanismos como códigos QR u otros similares?
- ¿Se han presentado problemas de seguridad o de calidad por causa de la contratación de terceros no competentes o no capacitados?
2. Capacidad operativa
Los factores considerados en las evaluaciones de desempeño de contratistas, en este segmento, miden la capacidad y competencia del trabajador para ejecutar la tarea:- ¿Se han presentado retrasos, fallos de calidad, sobrecostes u otro tipo problemas por causa de la incapacidad técnica u operativa del contratista para desarrollar el trabajo?
- ¿Alguno de los contratistas ha generado incidentes o ha causado daños materiales?
- ¿Algún contratista ha ocasionado con su comportamiento o por la forma de ejecutar una tarea, una sanción o una multa a la organización?
- ¿La organización ha perdido clientes o ha recibido notificaciones de insatisfacción a causa del trabajo de un tercero?
- ¿Se presentan incidentes ambientales o problemas en esta área asociados al trabajo del contratista o atribuibles a su negligencia?
- ¿Cuántas llamadas de atención, advertencias o notificaciones hace la organización a sus contratistas?
- ¿Los resultados finales del contratista pueden ser calificados como buenos, regulares o malos?
3. Rendimiento, avance y progreso
En este apartado, las evaluaciones de desempeño de contratistas se enfocan en establecer si el contratista avanza con la debida celeridad, sin menoscabo de la calidad y ni del cumplimiento de sus obligaciones. Es el apartado de la evaluación que permite tomar decisiones inmediatas, que pueden asegurar el éxito y evitar problemas susceptibles de ser tratados a tiempo:- ¿El avance del contratista es coherente con el cronograma inicial propuesto en la planificación?
- ¿Los retrasos presentados, si es que los hay, han sido justificados?
- ¿Los proyectos que avanzan de acuerdo con el cronograma, o adelantados, cumplen con los requisitos técnicos y de calidad?
- ¿Los contratistas entregan informes periódicos, completos y fidedignos sobre el avance del proyecto?
- ¿Los contratistas reportan atrasos atribuibles a incumplimiento de la organización, en pagos, en suministro de equipos de protección en el lugar de trabajo o de recursos tecnológicos?
- ¿Existen indicadores confiables para medir el rendimiento de los contratistas?
4. Cumplimiento normativo y adaptabilidad social
El resultado de la ejecución de la tarea para la que se ha contratado a un tercero es, sin duda, un elemento importante de evaluación. No obstante, la forma cómo el contratista se integra con los empleados de la empresa, el respeto por las normas internas y la capacidad para integrarse en un grupo de trabajo o para mantener el cumplimiento normativo de HSE también son factores relevantes en las evaluaciones de desempeño de contratistas:- ¿Los contratistas cumplen con las normas de seguridad y salud en el trabajo?
- ¿Los contratistas siguen las orientaciones de los líderes de gestión ambiental?
- ¿Se presentan, en el periodo evaluado, reportes de incidentes en los que los protagonistas son contratistas?
- ¿Siguen las políticas de la organización en áreas como calidad, seguridad de la información o cumplimiento?
Software HSETools
El Software HSETools es una plataforma tecnológica modular. Significa que está conformada por bloques de funcionalidades que trabajan para alcanzar objetivos comunes en cada una de las divisiones que tiene la gestión HSE. Los módulos trabajan de forma integrada, pero la organización puede tomar solo los que requiera en cada momento. Si las necesidades crecen, se podrán incorporar más a la solución. Uno de los módulos es el de Gestión de Contratistas, diseñado para ayudar a la empresa a abordar cada uno de los factores evaluados en las preguntas que conforman el checklist propuesto. Puedes comprobar en vivo cómo funciona esta avanzada herramienta tecnológica en una demo virtual gratuita. También puedes recibir información detallada de nuestros asesores especializados. Para ello, solo tienes que contactar aquí.
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