Software de manejo de subcontratistas: cómo superar los desafíos de implementación

La implementación de un software de manejo de subcontratistas, como otras tareas propias de la gestión de trabajadores externos y eventuales, supone retos que debe afrontar cualquier organización que haga uso de esta modalidad de contratación. Los desafíos que implica la implementación de un software de manejo de subcontratistas, no obstante, no tienen por qué ser causa de retraso o abandono del proyecto. Al contrario. Los riesgos de seguridad, la probabilidad de incumplimiento normativo y regulatorio o la imposibilidad de verificar el cumplimiento de las normas de seguridad o de los acuerdos contractuales de contratistas y subcontratistas, justifican trabajar en la forma de superar los desafíos inherentes al uso de la tecnología.

Cómo superar los desafíos de implementación de un software de manejo de subcontratistas

Un software de manejo de subcontratistas entrega grandes ventajas: elimina procesos complicados y obsoletos, digitaliza documentos, ofrece canales de comunicación fluidos e interactivos, estimula la productividad, disminuye costes de operación y minimiza el error humano. A esos beneficios de la implementación de un software de gestión de contratistas todavía hay que sumar la automatización, la emisión de alertas y notificaciones y la creación de bases de datos de excepcional utilidad para la empresa. Lo que resta entonces es trabajar en asumir los desafíos inherentes a la implementación del software.

1. Coste del software

Todos los proyectos de inversión requieren aprobación de la Alta Dirección. Por supuesto, el coste es un factor determinante para obtener el aval. La implementación del software de manejo de subcontratistas, a primera vista, supondría pagar una licencia, comprar dispositivos, servidores y periféricos, costes de capacitación y, probablemente, pagar valores adicionales cuando se alcance un número determinado de usuarios.

¿Cómo superarlo?

Contratar una solución SaaS, un software basado en la nube, elimina esos costes. Por supuesto, será preciso pagar un valor por el servicio, pero es una inversión que tiene un retorno garantizado: elimina riesgos de cumplimiento del contratista, evita sanciones y multas, disminuye el consumo de horas de trabajo de empleados, aumenta la productividad, etc. Si además la solución incorpora una herramienta de gestión de contratistas que escale con la empresa, el desafío estará más que superado.

2. Dificultades en la transición

El paso del papel a la digitalización puede ser complicado para muchas personas dentro de la organización. La adaptación a nuevos procesos, aunque estos sean mucho más prácticos y fluidos, puede generar dudas, sobre todo si existen ciertas reticencias hacia la tecnología.

¿Cómo superarlo?

La facilidad de uso necesita estar entre las características imprescindibles en una lista de verificación para la contratación del software. Las soluciones basadas en la nube funcionan como una aplicación, accesible desde cualquier dispositivo móvil, generando así una cercanía con el usuario. Por otra parte, es necesaria una fase de comunicación efectiva que lleve a las partes interesadas a comprender las razones por las que se implementa un software de manejo de subcontratistas, cómo funcionará y los beneficios que aportará. La participación de los empleados en todas las etapas de la selección del software terminará por vencer toda resistencia.

3. Integración con los sistemas actuales

La gestión de contratistas y subcontratistas requiere la participación de varias áreas de la organización: contabilidad, finanzas, adquisiciones, seguridad y salud en el trabajo, calidad, etc. Por supuesto, cada una de ellas puede contar con plataformas o aplicaciones propias. El reto es garantizar la transferencia de datos, registros e informes en diferentes formatos y evitando la duplicidad de tareas o la corrupción de la información.

¿Cómo superarlo?

Las soluciones modernas tienen la capacidad para integrarse de forma natural con aplicaciones locales o en la nube, utilizadas en las organizaciones para la automatización de la gestión en diferentes áreas. Por supuesto, se da por descontado la fácil interacción con aplicaciones como Word, Office o PowerPoint, entre otras.

Cómo asegurar la implementación exitosa de un software de manejo de subcontratistas

Las indicaciones para superar los desafíos que plantea la implementación del software de manejo de subcontratistas son estrategias efectivas para garantizar el éxito del proyecto. Además, siempre será posible:

1. Capacitar a los nuevos usuarios

El temor a lo desconocido es una de las razones de la resistencia al cambio hacia procesos digitales. Aunque el nuevo software sea fácil de utilizar, siempre será preciso aportar horas de capacitación. Conviene asegurar que el proveedor entregue un mínimo de horas de capacitación iniciales y, después, soporte continuo a través de diferentes canales.

2. Involucrar a las partes interesadas desde el proceso de selección

Es preciso contar con la participación de todas partes interesadas, como el área de TI, de Recursos Humanos y los encargados de seguridad y salud en el trabajo. Sin embargo, no es posible dejar fuera del proyecto a los contratistas. Es evidente que se trata de un grupo flotante y disperso, pero es posible elegir algunos de ellos en función de la frecuencia la con que son contratados y con el nivel de compromiso y calidad que han demostrado.

3. Implementar de forma escalonada

Iniciar un proceso de implementación por etapas de un sistema integrado de gestión de contratistas es una forma de encontrar fallos y subsanarlos, en un campo limitado y sin el riesgo de cometer errores que afecten a toda la organización. Para esta estrategia, lo más adecuado es una solución modular, diseñada para acompañar a la organización en sus procesos de crecimiento o en proyectos paso a paso.

4. Proporcionar soporte continuo

Incluso con procesos de capacitación para conocer el software de manejo de subcontratistas, empleados y contratistas deben contar con un canal de soporte. Es probable que alguien necesite saber más sobre el uso de una nueva funcionalidad o la forma adecuada de iniciar un proceso en el software. Además, las soluciones en la nube están en constante evolución. Los usuarios requieren de actualizaciones continuas y canales de comunicación accesibles.

5. Medir el impacto del uso del software de manejo de subcontratistas

Nada motiva más a todos los interesados en la gestión de subcontratistas y contratistas, que observar en cifras los resultados de la implementación del software. Los indicadores de desempeño demuestran que automatizar la gestión es la mejor elección. Y si el software elegido cumple con las condiciones y los requerimientos anotados, el éxito del proyecto se habrá confirmado.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución de última generación, diseñada para automatizar procesos, optimizar la gestión y ahorrar tiempo. Alojado en la nube, incorpora funcionalidades de Inteligencia Artificial y BlockChain, es fácil de utilizar y accesible desde todo tipo de dispositivos móviles. Además de ello, es una plataforma modular, lo que permite a la organización trabajar solo con los módulos que necesite. Por supuesto, puede crecer con ella para construir una plataforma que integre todas sus necesidades de gestión de seguridad, salud y medio ambiente en un solo lugar. Uno de los módulos que conforman esta solución avanzada es el de Gestión de Contratistas. Puedes comprobar cómo funciona y cómo es el software en la Demo online gratuita que ofrecemos los martes o disponer de toda la información que precises con solo contactar con nuestros asesores.