Control de documentación de contratistas: cómo realizar seguimiento del cumplimiento

El control de documentación de contratistas es uno de los elementos clave en la gestión de la fuerza laboral externa. La relevancia de la documentación en la gestión de contratistas se explica por el número de documentos, su importancia y sus implicaciones regulatorias y normativas. El control de documentación de contratistas se ocupa de recopilar, revisar, verificar el estado, aprobar y almacenar documentos de índole muy diversa. Entre ellos se encuentran licencias, pólizas de seguros, certificaciones de capacitaciones necesarias para desarrollar algunas labores, exámenes médicos, referencias de experiencia, etc. La diversidad de las fuentes de las que provienen estos documentos es un desafío al que se enfrenta el control de documentación de contratistas. También lo es la verificación continua de la actualidad del documento. Algunos, como los cursos para trabajar en alturas o las pólizas de seguros, pueden requerir varias actualizaciones durante el desarrollo del contrato.

Cómo verificar el cumplimiento en el control de documentación de contratistas

Conviene disponer de una lista de verificación para el control de documentación de contratistas. Esta incluiría, a grandes rasgos, las siguientes cuestiones: permisos de trabajo, satisfacción de los requisitos exigidos por la empresa, autenticidad de los documentos, fechas de vencimiento y cumplimiento de los requisitos legales, normativos y contractuales. Una vez pasada la etapa de verificación es necesario asegurar el orden, el almacenamiento seguro y lógico y la validez de las fechas durante la ejecución del contrato para los documentos que así lo requieran. Por supuesto, el control de documentación de contratistas necesita asegurar la accesibilidad de los documentos en todo momento, de forma segura y para las personas autorizadas. Por eso es importante contar con una guía para hacerlo. Estas cuatro recomendaciones ayudarán a realizar el seguimiento del cumplimiento del contratista y mantener un control de documentación de contratistas seguro y eficaz:

1. Mantener los documentos en una ubicación centralizada

Buscar un documento en un archivo en papel es una tarea poco productiva. Hacerlo en todas las oficinas de la empresa multiplica el esfuerzo hasta llevarlo a un nivel difícil de tolerar. Si el número de contratistas y de documentos exigidos a cada uno de ellos es elevado, la tarea se torna imposible de realizar. La mejor recomendación es concentrar el almacenamiento de documentos en una única ubicación centralizada. Es posible hacer mucho más, si se utiliza un software avanzado de gestión de contratistas con funcionalidad de control de documentos. Una plataforma tecnológica de estas características podrá digitalizar los documentos, verificar su estado, su cumplimiento y su validez, así como archivarlo en un fichero propio para cada contratista. De esta forma, todos los documentos de todos los contratistas estarán seguros, ordenados y disponibles. La solución permitirá ubicar un documento por criterios como palabra clave, tipo de documento, identificación del tercero o emisor del documento.

2. Revisar las fechas de vencimiento en el momento de incorporarlos en el sistema

Las plataformas especializadas en gestión de contratistas suelen solicitar información relevante en el momento de incorporar el documento. Una de ellas es declarar si este necesita comprobar fecha de vencimiento de forma periódica. Al incluir la fecha como criterio de incorporación, el sistema alertará con anticipación sobre la inminencia de vencimiento para así solicitar al contratista la renovación. Además de ello, también es posible obtener un listado de documentos vencidos o próximos a vencer para solicitarlos al contratista con algunos días de antelación al pago y que pueda entregarlos como requisito para recibir sus honorarios.

3. Promover la entrega de documentos digitales

La tecnología permite procesar documentos digitales con seguridad. Muchos organismos, instituciones de capacitación o compañías de seguros expiden documentos cuya autenticidad se puede comprobar con un código QR o con un código de verificación. Dentro de un control de documentación de contratistas eficaz, eliminar el papel es la mejor forma de garantizar la agilidad en los procesos de selección e incorporación y también la seguridad y privacidad de la información, sin mencionar los beneficios para el medio ambiente y la reducción de costes de los procesos tiene la gestión de contratistas digital.

4. Informar de inmediato a los contratistas sobre inconsistencias u otras no conformidades

Muchos riesgos de cumplimiento que afectan a la empresa y suponen sanciones o multas aparecen porque no existió una revisión exhaustiva del cumplimiento de requisitos documentales o no se advirtió de ello a tiempo al contratista. La digitalización de los procesos evita revisar archivos de papel todos los días en busca de un documento vencido o que no cumple. El software alerta sobre ello y notifica a las personas responsables, entre ellas por supuesto, al mismo contratista. De esta forma, se asegura el cumplimiento en todo momento y durante el ciclo de vida del contrato.

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