Cómo aprovechar un software avanzado de gestión de contratistas para mejorar la producción

Contar con un software avanzado de gestión de contratistas es, para las organizaciones que dependen de esta fuerza laboral externa, una ventaja competitiva de alto valor, una herramienta indispensable en la eficiencia, el cumplimiento y la seguridad. En el sector de la construcción, en muchas industrias transformadoras o manufactureras o, incluso, en industrias de extracción de minerales, mencionando algunas de las más representativas, la tendencia es hacia la digitalización que ofrece un software avanzado de gestión de contratistas. Las empresas aprovechan este tipo de soluciones digitales para verificar el cumplimiento de sus contratistas, crear canales para interactuar con ellos o controlar aspectos financieros y de cumplimiento regulatorio esenciales para una excelente relación.

Cómo aprovechar un software avanzado de gestión de contratistas para mejorar la producción

Gestionar contratistas en el lugar de trabajo es una tarea compleja. Factores como la seguridad ocupacional, la asignación de equipos de protección personal, la gestión remota cuando el contratista está en otro país, el control de la producción o los aspectos económicos del contrato requieren un aliado tecnológico que incorpore funcionalidades que automaticen las tareas y optimicen la gestión. Algunos de los aspectos en los que un software avanzado de gestión de contratistas es esencial para mejorar la producción son los que se explican a continuación:

1. Seleccionar los mejores contratistas

El software para gestionar contratistas integra una base de datos que registra nombres, direcciones, teléfonos, tarifas, especialidad, disponibilidad e incluso notas y calificaciones sobre el desempeño del contratista en su trabajo para la organización. Los contratistas nuevos también pueden ser seleccionados por un software avanzado de gestión de contratistas que aplique debida diligencia. Puede investigar historial, establecer comparativas y, finalmente, entregar las opciones que considera adecuadas.

2. Gestionar necesidades de formación y capacitación

De acuerdo con la información acumulada durante el proceso de selección, el software identifica los programas de formación que debe recibir cada contratista. Algunos programas serán obligatorios para todos los empleados, como los relacionados con las políticas de la organización, las normas internas o los reglamentos de seguridad y salud en el trabajo. Para todos los casos, el software evalúa, monitorea, realiza seguimiento y entrega informes sobre la absorción de conocimiento.

3. Proporcionar herramientas para controlar los riesgos

Al igual que los trabajadores directos de la empresa, los externos también están expuestos a muchos riesgos. Un software avanzado de gestión de contratistas identifica y evalúa amenazas asociadas con el trabajo, predice escenarios de riesgo y propone acciones de tratamiento. También proporciona canales para una adecuada comunicación con los contratistas, de modo que puedan reportar incidentes y problemas de seguridad o presentar propuestas para mejorar la seguridad.

4. Supervisar y evaluar el trabajo de los contratistas

La supervisión constante de los contratistas, sobre todo cuando son nuevos, es una actividad crítica para la gestión y para garantizar el éxito del proyecto. Un software avanzado de gestión de contratistas verifica que los tiempos planificados para cada actividad se cumplan, que el trabajo se ajuste al diseño técnico y que el contratista cumpla con los estándares de seguridad. En caso de incumplimiento, la solución informa y alerta de forma automática e inicia un proceso de investigación.

5. Gestionar incidentes y casi accidentes

La primera tarea que cumple en software, en cuanto a la gestión de incidentes, es permitir al contratista reportar cualquier evento, desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo móvil. Después, el software avanzado de gestión de contratistas inicia una investigación, crea un flujo de trabajo, alerta a las personas que tendrán responsabilidades, avisa sobre incumplimientos, recopila información y, finalmente, entrega un informe completo sobre el evento y origen.

6. Evaluar el desempeño del contratista

Con base en los informes de los directores o gerentes de proyecto, llamadas de atención, cumplimiento de las tareas y el monitoreo que el mismo software ejerce, es posible obtener una calificación general del contratista que incluya factores como capacidad para desarrollar la tarea, cumplimiento de normas, exactitud en los tiempos, relación y respeto con sus compañeros, etc.

7. Controlar los aspectos financieros

Puede darse el caso de contratistas que no vuelven a contratar con una organización porque se registró incumplimiento en los pagos, porque estos se hicieron fuera de tiempo o, simplemente, porque contratista y empresa no estaban de acuerdo con las cifras. Un software avanzado de gestión de contratistas evita estos incidentes y protege así la reputación de la organización.

8. Cerrar el contrato

El colofón deseado es un cierre de contrato exitoso en los aspectos laborales, técnicos, económicos y legales. Nada mejor para continuar una excelente relación con el contratista en el futuro.

Software HSETools

Una de las grandes ventajas del Software HSETools es que incorpora todas las funcionalidades esenciales para una organización que utilice esta fuerza de trabajo. El módulo de Gestión de Contratistas simplifica los procesos de gestión de terceros y mantiene un registro central de información con datos esenciales como contacto o evaluación de desempeño. Además de ello, esta herramienta tecnológica es capaz de evaluar y controlar los riesgos asociados a terceros, facilitar la comunicación y coordinación con ellos, registrar y gestionar incidentes y accidentes o generar informes personalizados, entre otras tareas. Para conocer mucho más de ella puedes contactar con uno de nuestros asesores o participar en la demo online gratuita que ofrecemos los martes. Solo tienes que asegurar su asistencia aquí.