7 desafíos comunes en la gestión de contratistas

Las organizaciones modernas tienen una marcada dependencia de terceros para la realización de proyectos o para el desarrollo de su actividad. En ese escenario, la gestión de contratistas se convierte en un área esencial para las empresas. Colaborar con terceros ofrece numerosos beneficios a las organizaciones, entre ellos mayor flexibilidad en sus operaciones o ahorro de costes. Pero también implica algunos desafíos que es necesario solventar para que esa relación sea fructífera y satisfactoria para ambas partes. De ahí la necesidad de invertir en una adecuada y eficiente gestión de contratistas.

Desafíos habituales en la gestión de contratistas

Los desafíos suelen considerarse como obstáculos. Desde cierto punto de vista lo son, pero también son retos y, por ello, oportunidades para mejorar y demostrar la capacidad de trabajo. Desde ese enfoque, veamos cuáles son los siete retos que deben superar los encargados de la gestión de contratistas en una organización moderna y cómo una herramienta tecnológica adecuada puede ayudar en la tarea:

1. Cumplimiento legal y regulatorio

Los contratistas y los empleados directos de la empresa tienen aspectos en común. Sin embargo, también existe una brecha que los separa y en esa grieta están las leyes, las normas y las regulaciones. En temas como seguridad y salud en el trabajo, por ejemplo, no tiene por qué existir diferencia. En cambio, en cuestiones salariales, laborales y contractuales, las cosas son muy distintas. La organización necesita conocer y monitorear todas las obligaciones de cumplimiento legales asociadas a su relación con contratistas. Especial atención merece la vigilancia de un marco regulatorio y legal en constante evolución. La tecnología es un gran apoyo en ese sentido, puesto que herramientas como una plataforma especializada en la gestión de contratistas puede emitir notificaciones y alarmas.

2. Evaluación y selección de contratistas

Cuando una organización comienza un proyecto que requiere incorporar contratistas, aparecen con dos obstáculos: no contar con una base de datos verificada y no disponer de criterios y procesos de selección eficaces. Hay que tener en cuenta que cada etapa de selección de contratistas se desarrolla como si fuera la primera vez que se realiza. Tareas como revisar la experiencia, verificar calificaciones, comprobar capacidad y competencia e, incluso, indagaciones de debida diligencia pueden convertirse en un cuello de botella. Y, pese al esfuerzo y la buena voluntad, cabe la posibilidad de errar en la elección. De ahí la necesidad de establecer procesos sistemáticos de evaluación e incorporación de contratistas. A lo que habría que sumar la importancia de conservar una base de datos y documentar todos los procesos de selección. El objetivo es que cada proceso nuevo sea mejor que el anterior. El trabajo puede parecer arduo, de hecho, lo es. Sin embargo, la digitalización vuelve a convertirse en aliado imprescindible que puede automatizar estas tareas necesarias para una gestión de contratistas efectiva.

3. Elaboración de contratos

Por las mismas razones aducidas en el primer reto, la elaboración de contratos suele ser un problema que deben superar los encargados de gestionar la relación con los contratistas en una organización. Tener una plantilla modelo es una posibilidad, pero es evidente que no todos los proyectos para los que se contrata a terceros son iguales. Los aspectos jurídicos y legales son importantes en la redacción de un contrato. Es necesario definir claramente el objeto y alcance del contrato, los plazos o las condiciones de pago, entre otras cuestiones. Una plataforma diseñada para la gestión de contratistas asistida por Inteligencia Artificial ayudará a resolver el problema y lo hará aún mejor si cuenta con funcionalidades avanzadas de gestión de documentos.

4. Comunicación con los contratistas

La condición de trabajadores externos puede llevar a considerar que no es necesario mantener comunicación con ellos. Grave error. La comunicación constante, transparente, fluida y amigable es un elemento esencial en una buena relación con un contratista. Las razones son varias y muy relevantes: proporcionar instrucciones, supervisar el avance del trabajo, obtener retroalimentación sobre la efectividad de los planes de trabajo, reportar incidentes de seguridad, etc. Una solución para la gestión de contratistas interactiva, con accesibilidad móvil desde cualquier lugar y en cualquier momento, permitirá esta comunicación. La plataforma elegida, por supuesto, necesitará admitir información en diferentes formatos, como texto, imágenes, voz o gráficos.

5. Evaluación del desempeño del contratista

La organización necesita evaluar el desempeño de sus contratistas para comprobar que cumplen con lo establecido en el contrato. Por ello, es preciso implementar métricas e indicadores, metodologías eficaces para recopilar la información y, por supuesto, sistemas adecuados para procesar la información y obtener evaluaciones consistentes. Una plataforma digital puede realizar la tarea, y hacer mucho más: conservar registros históricos, establecer comparativas, entregar listados categorizados de contratistas con base en su rendimiento o presentar alarmas, entre otras acciones.

6. Gestión de riesgos

Un contratista puede estar expuesto a los mismos riesgos que la organización o sus empleados: seguridad en el trabajo, aspectos legales o financieros, afectación de la reputación, conflictos de interés, falta de competencia o calificación, etc. Pero hay una diferencia: los contratistas suelen ser actores temporales y esa condición puede no dar el tiempo suficiente para gestionar los riesgos de forma profesional y eficiente. La organización necesita evaluaciones de riesgos inmediatas, a veces sobre la marcha, integrales y adecuadas a las circunstancias particulares que implica la contratación de este tipo de colaboradores. Es algo que, inevitablemente, solo puede hacer con eficacia apoyándose en un software diseñado específicamente para la gestión de contratistas.

7. Adaptación al proyecto y transición a otro

Uno de los grandes problemas que enfrentan los encargados de la gestión de contratistas es la premura del tiempo para que el contratista se incorpore a su trabajo, se adapte, termine su tarea, se pueda cerrar el contrato y, casi de inmediato, iniciar otro proyecto quizá con un tercero diferente. Es un proceso que exige una coordinación muy precisa. Para superar este reto es necesario contar con procedimientos estandarizados en los que una plataforma digital será de enorme ayuda. Este tipo de softwares tienen la capacidad para cerrar de forma automática un contrato, liquidar valores por pagar, presentar un inventario de equipos para recuperar, ofrecer una evaluación general de rendimiento, elaborar el documento de cierre y notificarlo a las personas indicadas, y, si es preciso, iniciar un nuevo proceso de incorporación sobre la marcha para otro proyecto.

Software HSETools

Gestión de Contratistas es uno de los módulos que conforman el Software HSETools. Es un avanzado desarrollo tecnológico asistido por Inteligencia Artificial que realiza las acciones ya mencionadas que exige una gestión de contratistas eficaz. Se trata, además, de una solución modular basada en la nube, lo que le da una gran flexibilidad para adaptarse a las necesidades concretas de cada organización. Para entender mejor cómo funciona, cada martes es posible asistir a una demo gratuita online, simplemente hay que inscribirse previamente. O, si lo prefieres, puedes contactar con nuestros asesores para recibir toda la información que necesites.