¿Cómo funciona un sistema de gestión de contratistas?

El sistema de gestión de contratistas es una de las soluciones informáticas que necesitan las organizaciones para asegurar niveles de operabilidad y administración óptimos. Se trata de un recurso esencial debido a la dependencia creciente de terceros que prestan servicios para satisfacer necesidades específicas. Las empresas necesitan contratistas por varias razones: porque se aprovecha la experiencia o la capacidad tecnológica para un proyecto concreto, porque es una forma de compartir o trasladar un riesgo o porque el contratista tiene ventajas comparativas que le permiten realizar una tarea con mayor eficacia y menor coste, entre otras. La importancia de los contratistas no se puede subestimar. Es preciso asegurar una relación fluida con ellos. Pero también se busca cumplir con las leyes, construir espacios de trabajo seguros para ellos y ofrecer las condiciones para potenciar su rendimiento. Son cuestiones para las que un sistema de gestión de contratistas se convierte en herramienta fundamental.

¿Cómo funciona un sistema de gestión de contratistas?

El sistema de gestión de contratistas es una plataforma que automatiza tareas que surgen de la relación con trabajadores externos, eventuales o asiduos. Asume un enfoque integral que agiliza los procesos y trata los riesgos legales, de cumplimiento, normativos o de seguridad en el trabajo. La relación con un contratista tiene un ciclo de vida que necesita control, supervisión y atención. Las funcionalidades del sistema de gestión de contratistas se encargan de esas tareas. ¿Cómo lo hace?

1. Mantiene una base de datos única de contratistas

Centralizar toda la información de los contratistas, así como de los eventos relevantes que se producen durante el ciclo de vida de cada contrato, permite obtener datos inmediatos en tiempo real, establecer comparativas y obtener una visión completa en todo momento, facilitando la toma de las mejores decisiones.

2. Facilita la incorporación de nuevos contratistas

Los procesos de incorporación de nuevos contratistas suelen ser complejos por las tareas que hay que realizar: evaluación de calificación, debida diligencia, verificación de requisitos, comprobación de referencias y credenciales, etc. La capacidad de automatización del sistema de gestión de contratistas hace que el proceso sea ágil, inmediato, confiable y efectivo, con muy poca participación humana.

3. Verifica el cumplimiento

Existen dos áreas de cumplimiento que deben ser monitoreadas, revisadas y comprobadas en la gestión de contratistas: una se relaciona con el cumplimiento de las obligaciones del contratista y del acatamiento de las normas y políticas de la organización. La otra, tan o más importante, es el cumplimiento de las obligaciones de la organización con el contratista y con las obligaciones normativas y regulatorias. En ambas es fundamental un sistema de gestión de contratistas.

4. Crea entornos de trabajo seguros

Dentro de las obligaciones mencionadas está la de mantener espacios de trabajo seguros y saludables para los contratistas. Un sistema de gestión de contratistas incorpora funcionalidades para la gestión de riesgos de seguridad y salud en el trabajo, permite verificar el cumplimiento de las normas de seguridad e identifica deficiencias de formación o capacitación generadoras de riesgo para el contratista o para otros trabajadores.

5. Evalúa el desempeño y la calidad del trabajo de los contratistas

El sistema de gestión de contratistas puede incorporar funciones para evaluar el trabajo de cada contratista y verificar el cumplimiento, pero también para calificar el rendimiento y la calidad del resultado final. Estas evaluaciones se hacen de forma periódica y de acuerdo con la duración del contrato para cada contratista. Es información comparable, de gran utilidad para la toma de decisiones y para elaborar un listado de contratistas de acuerdo con su rendimiento y calidad.

6. Cierra el contrato en las mejores condiciones

El cierre del contrato, adecuado, ágil y transparente, representa el punto culminante de la relación. El proceso de desvinculación necesita la misma agilidad que ha caracterizado el desarrollo del contrato. Varios elementos que puede proporcionar el software, hacen que esto sea así, como procesos automáticos de liquidación de valores pendientes de pago y de certificación de cumplimiento total o fin del acceso a información sensible o confidencial.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión de contratistas?

Las funcionalidades expuestas explican los grandes beneficios de un sistema de gestión de contratistas. Sin embargo, aún se pueden añadir algunos más:

• Mejora la eficiencia, automatizando tareas y eliminando el error humano de la gestión.
• Elimina riesgos y minimiza el impacto de otros entregando información en tiempo real para identificar amenazas. La interacción constante con los contratistas permite asumir una gestión de riesgos proactiva basada en la prevención antes que en la reacción.
• Evita sanciones y multas al verificar el cumplimiento de las normas por parte de los contratistas y de las obligaciones a cargo de la organización. Con ello también se protege la reputación de la empresa.
• Comunicación e interacción con los contratistas, que pueden compartir experiencias, formular objeciones, proponer ideas y crear una colaboración eficaz para el éxito de la gestión.
• Entrega información constante, confiable y adecuada para tomar las mejores decisiones informadas.

Software HSETools

Gestión de Contratistas es uno de los módulos que integran el Software HSETools. Esta plataforma, de diseño modular, ofrece funcionalidades creadas con base en Inteligencia Artificial para abordar con eficiencia cada una de las fases de la Gestión HSE, entre ellas la relación con proveedores y terceros. Entre otros aspectos, el software permite documentar y registrar toda la información destacada sobre terceros, ayuda a identificar áreas de mejora y a facilitar el cumplimiento de las entregas. De esta forma se consigue ahorrar tiempo y recursos en tareas esenciales en la relación con los contratistas. Para conocer cómo funciona el software y comprobar su impacto real en las organizaciones, ofrecemos una Demo online y gratuita todos los martes. Lo único que necesitas para asistir es confirmar tu participación aquí.