Software EHS: aplicaciones y funcionalidades del software para gestión ambiental, de seguridad y salud

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Un Software EHS es una solución informática, o aplicación, diseñada para automatizar y digitalizar sistemas de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo. Este tipo de soluciones EHS (Medio Ambiente, Salud y Seguridad por sus iniciales en inglés), ayudan a las organizaciones a gestionar sus riesgos y cumplir con las obligaciones normativas, legales y regulatorias en las dos áreas mencionadas. Desde su uso práctico en el acontecer diario de la gestión, hasta sus beneficios y la lista de sus funcionalidades, son temas que vale la pena revisar antes de elegir el Software EHS para cualquier organización.

¿Para qué sirve un Software EHS?

Muchas actividades diarias en la organización incumben a la Gestión EHS. El uso, almacenamiento y disposición final de algunos materiales contaminantes, tóxicos o corrosivos es un buen ejemplo de ello. El Software EHS suministra una trazabilidad total de este tipo de materiales, aún antes de que ingresen a las instalaciones de la organización. Es apenas un ejemplo. Otras formas en las que el Software EHS automatiza y dinamiza la Gestión son:

Automatizando la presentación de informes de incidentes, cuasi accidentes o accidentes, que afecten la Seguridad de los trabajadores o representen un impacto ambiental.
Realizando seguimiento y monitoreo al cumplimiento de normas, leyes, acuerdos, regulaciones o cualquier otro tipo de obligación, voluntaria o no, que aplique para la organización en el área ambiental o de seguridad de los trabajadores.
Gestionando los riesgos en ambas áreas. El Software crea un repositorio de información que puede procesar utilizando elementos de inteligencia artificial. Los informes van desde pronósticos sobre riesgos inminentes, mapas de calor o matrices de riesgo.
Estableciendo necesidades de formación y capacitación, que señalen las deficiencias de empleados para el desempeño de un puesto de trabajo específico, o las propias de Gestión EHS, para los que asumen responsabilidades.
Difundiendo conocimiento sobre estándares de gestión, normas, reglamentos y otros temas de apoyo para la Gestión EHS.

¿Qué funcionalidades específicas ofrece el Software EHS?

De la lista de tareas que puede realizar el Software se deducen algunas de las funcionalidades de este tipo de soluciones. Sin embargo, vale la pena hacer un recorrido por las funcionalidades específicas que en mejor forma apoyan la Gestión EHS:

1. Gestión de documentos

Para las organizaciones que han estandarizado la Gestión Ambiental o la de Seguridad y Salud en el Trabajo, la creación, almacenamiento, comunicación, modificación y accesibilidad de documentos representa un verdadero reto. Documentos, informes, reportes, registros, incidentes, accidentes… todo se conserva garantizando la integridad y la accesibilidad para las personas autorizadas.

2. Auditorías

Las auditorías internas son las herramientas más eficaces cuando se busca mejorar la Gestión y llevarla a un nivel de excelencia. Listas de verificación, datos e informes, programación y calendarios de realización, informes finales, todo es automatizado para facilitar la tarea del auditor y asegurar el mejor resultado para la tarea.

3. Gestión de empleados y otros terceros

Gran parte de la Gestión, tanto Ambiental como de Seguridad Laboral, involucra a los empleados, contratistas, pasantes, proveedores e incluso visitantes o miembros de la comunidad. Se trata de grupos de personas que deben tener un perfil, sobre los que se requiere saber su nivel de capacitación y entrenamiento, sus habilidades, su historial y el papel que desempeñan en la Gestión. Centralizar la información en un herramienta corporativa como un Software HSE es la mejor forma de disponer de los datos de forma segura y en tiempo real.

4. Reportes de incidentes

La facilidad que ofrece este tipo de herramientas para reportar con gran facilidad cualquier evento significativo para la Gestión, permitiendo adjuntar archivos de voz, vídeos, textos, imágenes, diagramas, hojas de cálculo, o cualquier otro formato de información, es una de las funcionalidades que mejor apoya el logro de objetivos ambientales y de seguridad en el trabajo.

5. Gestión de Riesgos

La oportunidad con la que se puede obtener información, datos estadísticos, progresiones, pronósticos, es una de las razones por las que la Gestión de Riesgos, apoyada por un software, aumenta de forma exponencial el logro de objetivos.

6. Cumplimiento

Finalmente, una plataforma EHS tiene la capacidad de crear inventarios confiables de obligaciones de cumplimiento en las dos áreas, que son muchas, y que fácilmente pueden ser pasadas por alto, con las consecuencias previsibles para la organización y su reputación.

¿Por qué utilizar un Software EHS?

Las funcionalidades anotadas tendrían que ser un argumento más que suficiente para implementar este tipo de tecnología en cualquier organización. Sin embargo, aún es posible entregar una lista de beneficios que terminarán de convencer a la Alta Dirección sobre la necesidad de implementar un Software EHS:

Eliminar el error humano en la Gestión.
Automatizar tareas repetitivas.
Garantizar la seguridad de la información, los documentos y los registros.
Ahorrar tiempo, dinero, y esfuerzos duplicados.
Garantizar la mejora continua de la Gestión o de los Sistemas.
Evitar infracciones de cumplimiento normativo, regulatorio o legal.
Mejorar los indicadores de rendimiento del equipo y de la Gestión.
Mejorar el branding employee de la organización.
Disponer de información de calidad para la toma de mejores decisiones.
Aumentar la cultura ambiental y de seguridad en todos los niveles.

Software HSETools

Al explorar las características que se esperan encontrar en un software EHS, es imprescindible analizar detalladamente cada una de las funcionalidades que han contribuido a la reputación del Software HSETools. Esta es una solución modular, basada en la nube. Esto significa que la herramienta puede escalar conforme el crecimiento de las organizaciones y no necesita servidores ni complejos mantenimientos. Esta plataforma es accesible desde cualquier tipo de dispositivo inteligente. Es parametrizable y permite realizar complejas y elaboradas evaluaciones de riesgos, entre otras muchas tareas. El Sistema permite gestionar contratistas, empleados, proveedores o cualquier otro grupo representativo para la Gestión HSE. Elaborar listas de verificación, controlar permisos de trabajo y programas de capacitación, monitorear el cumplimiento, controlar y gestionar documentos, generar planes de acción, recibir reportes e iniciar los flujos de trabajo para iniciar investigaciones. Lo mejor para entender la dimensión del aporte de esta herramienta a la Gestión HSE es verla trabajando. Todos los martes tienes una nueva oportunidad para hacerlo. Es gratis, es online. Toma un lugar en la próxima DEMO.