Auditoría 5S: metodología para aumentar la seguridad en el lugar de trabajo

La auditoría 5S es una metodología desarrollada en Japón que debe su nombre a cinco principios que, por coincidencia, inician con la letra S en el idioma de origen. El método 5S, en general, ha sido adoptado en muchos ámbitos y áreas en diferentes tipos de organizaciones alrededor del mundo. Los resultados en el área de Seguridad y Salud en el Trabajo, y específicamente en inspecciones, revisiones y auditorías, merecen poner la lupa sobre la técnica de auditoría 5S. El objetivo es presentar una guía práctica para hacer de esta metodología una herramienta eficaz para la optimización de todo tipo de espacios de trabajo.

¿Cuáles son las fases del método de auditoría 5S?

La auditoría 5S se basa en cinco principios denominados cada uno de ellos con una palabra japonesa que, en ese idioma, inician con la letra S. Estas palabras son: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Profundizamos entonces en el aporte de cada una de estos términos a la práctica de una auditoría de Seguridad y Salud en el Trabajo, y su significado en nuestro idioma:

1. Seiri – Clasificar

El uso que hace la auditoría 5S de este primer principio, es obtener una visión general de la tarea, y del lugar que se auditará, para definir tareas, objetos, personas que se tomarán en cuenta y que serán necesarias para alcanzar los objetivos. La clasificación permite determinar actividades innecesarias, o prescindibles, y obtener un listado de documentos, personas a entrevistar, procesos para revisar, imprescindibles. Clasificar permite dimensionar con precisión el tiempo que tomará cada actividad y la tarea en general. Pero también, optimizar los recursos que no se diluirán en trabajos innecesarios o poco relevantes.

2. Seito – Ordenar

Con una lista de tareas, procesos, documentos y entrevistas definida, lo que sigue es ordenar esa información de forma sistemática. Esto permitirá desarrollar la auditoría 5S en menor tiempo y evitar entorpecer las tareas rutinarias de los empleados. El orden, posterior a la clasificación, asegura la atención completa de los entrevistados, por ejemplo, así como la disponibilidad en el momento programado de personas, documentos, ejecución de procesos…

3. Seiso – Limpiar

La limpieza en una auditoría 5S, se relaciona con el aseo y la pulcritud del lugar de trabajo, como elemento generador de salud, bienestar y seguridad. Cada persona es responsable del área física en la que trabaja, pero también del aseo y la imagen de sus artefactos, herramientas o máquinas de trabajo. La limpieza también impacta las relaciones interpersonales, mejorando la salud mental y emocional y generando condiciones óptimas para la aparición de hábitos de trabajo productivos y seguros.

4. Seiketsu – Estandarizar

La palabra “estandarizar” en el contexto 5S, implica generar valores, comunicarlos y hacer que sean de adopción general y estandarizada en toda la organización. Es normalizar hábitos, conductas, procedimiento y formas de hacer las cosas.

5. Shitsuke – Disciplina

Aunque se trata en la práctica de una actividad de monitoreo y revisión, y, de hecho, algunos especialistas traducen la palabra Shitsuke como “revisión”, el propósito esencial es hacer que todos los factores mencionados se conviertan en prácticas comunes, de uso cotidiano, que se integran en todos los puestos de trabajo. En una auditoría convencional esta etapa equivale a la revisión y monitoreo. El auditor pretende verificar que lo que propuso, recomendó o indicó, se está aplicando en la realidad. Shitsuke también busca establecer puntos de mejora. La búsqueda de la Seguridad de los trabajadores no termina nunca, y la auditoría 5S es cíclica y continua.

¿Cuándo es necesario practicar una auditoría 5S?

La frecuencia depende de varios factores. Usualmente, la auditoría 5S puede formar parte de los programas de auditoría anuales o semestrales. Sin embargo, un creciente número de incidentes o accidentes, o de la gravedad de ellos, sugiere la necesidad de auditar el sistema bajo esta metodología. Otros elementos que indican la necesidad de practicar auditorías de este tipo son:

• Incorporación de alto número de nuevos empleados.
• Cambio de procesos o de tecnología.
• Identificación de nuevas amenazas.
• Problemas normativos o regulatorios.

¿Cómo practicar la primera auditoría 5S?

La primera auditoría basada en esta metodología puede generar algo de confusión. Algunas recomendaciones útiles para obtener el mejor resultado son:

• Elaborar una lista de verificación, con personas clave para entrevistar, aspectos para revisar, procesos para observar, preguntas para hacer, documentos que solicitar…
• Realizar una reunión de comunicación de la actividad, exponer la mecánica y socializar los beneficios y los objetivos que se espera obtener.
• Priorizar temas, procesos o puestos de trabajo, de acuerdo con los incidentes ocurridos, las exigencias regulatorias o los resultados de las evaluaciones de riesgos.
• Ir al punto, evitando complejidades o actividades que tomen demasiado tiempo. Las entrevistas no tendrían por qué tener más de 15 preguntas, en casos excepcionales.
• Probar y mejorar, es mejor que diseñar y afinar planes de auditoría que tardarán mucho tiempo en ejecutarse.

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