Flujos de trabajo HSE: cómo aplicar los conceptos de usabilidad para mejorarlos

Los flujos de trabajo HSE pueden resultar confusos o incluso inoperantes, debido a la dificultad para utilizar un sistema o una aplicación informática, diseñados con la intención de mejorar la gestión y facilitar el logro de objetivos. La palabra que define la capacidad real de uso de un software o un Sistema de Gestión HSE, es “usabilidad”. Un alto nivel de usabilidad implica que el software, plataforma, aplicación o sistema será aceptado por la mayoría de los empleados, será aprovechado para alcanzar objetivos y contribuirá de forma efectiva a mejorar la eficiencia y la productividad. Por supuesto, un sistema con un alto nivel de usabilidad permite crear flujos de trabajo HSE igualmente ágiles y productivos. Establecer el nivel de usabilidad de una solución informática es entonces un paso previo al diseño de flujos de trabajo HSE.

¿Qué es la usabilidad?

Iniciemos definiendo usabilidad: se trata de la capacidad real que tiene algo para ser aprovechado por las personas para las que fue diseñado y fabricado. En palabras mucho más sencillas, la usabilidad depende de si algo se puede o no utilizar en la práctica. Entonces, ¿algo que no tenga un alto nivel de usabilidad no sirve? No necesariamente: la usabilidad depende de muchos factores. Una máquina, un sistema, un dispositivo o un software pueden tener la capacidad de prestar el servicio para el que se creó y hacerlo con un alto nivel de efectividad. Pero, por alguna razón, las personas no lo pueden utilizar con facilidad. Su usabilidad es baja.

¿De qué depende la usabilidad de un software HSE?

Los flujos de trabajo HSE pueden ser aceptados y acogidos con entusiasmo por los empleados. Pero, al enfrentar el software en la práctica es posible que las cosas no fluyan con la esperada facilidad. La usabilidad de un software HSE depende de:

1. Facilidad de aprendizaje

Se refiere a fácil que es para los empleados aprender a usar la nueva aplicación. Si los procesos de uso son sencillos, el fabricante ofrece soporte y la plataforma presenta ayudas inmediatas en pantalla, los usuarios nuevos se sentirán motivados a utilizar el software.

2. Resultados evidentes

Los productos que ofrecen resultados inmediatos y evidentes hacen que los consumidores los utilicen con mayor frecuencia. Un software HSE que entregue un informe inmediato, genera acciones relevantes como notificaciones o advertencias sobre el estado de la tarea, hace que los empleados perciban que no están perdiendo el tiempo y que realmente contribuyen a la seguridad de todos.

3. Accesibilidad

Los flujos de trabajo HSE prevén la ocurrencia de incidentes o la necesidad de efectuar reportes de incidentes en cualquier lugar y en cualquier momento. La facilidad o dificultad para acceder incide en la aceptación de los empleados y en la usabilidad del software.

4. Notificación de errores

Los empleados pueden sentirse intimidados ante una plataforma que los reprende por cometer errores, no advierte con oportunidad sobre este tipo de eventos o genera un trastorno de grandes proporciones por cualquier equivocación. Un sistema amigable, que advierta con oportunidad sobre la posibilidad de un error y presente opciones fáciles para enmendar una acción equivocada, será muy apreciado por los empleados. Ese aprecio se refleja en un alto grado de usabilidad.

5. Experiencia de uso

Una interfaz atractiva e intuitiva, mensajes amigables, respuesta rápida a las acciones del usuario, son elementos que producen una agradable experiencia de uso.

¿Características de un Software HSE de alta usabilidad?

Flujos de trabajo HSE productivos suelen estar asociados a un Software HSE de alta usabilidad. Estos, a su vez, presentan características comunes:

• Informes en tiempo real, sobre la gestión y sobre el funcionamiento general del sistema, resaltando puntos críticos o riesgos inminentes mediante el uso de mapas de calor, por ejemplo.
• Uso de términos de fácil comprensión para empleados de diferentes niveles y con diversas competencias debido a su trabajo: operarios, contadores, auditores, Alta Dirección, Recursos Humanos…
• Guía de uso online que advierte sobre la forma de proceder, acciones no permitidas o mecanismos para enmendar errores.
• Facilidad de acceso desde diferentes tipos de dispositivos, en cualquier horario y posibilidad de realizar algunas acciones aún sin acceso a internet.
• Coherencia con terminología de uso común en estándares como ISO 45001 o ISO 14001.
• Interfaz atractiva que invite al usuario a realizar acciones, a investigar sobre el uso del aplicativo y a familiarizarse con sus funcionalidades.
• Modular y parametrizable, de tal forma que la organización pueda diseñar flujos de trabajo HSE específicos para cada área, de acuerdo con sus necesidades.
• Facilidad para reportar incidentes y accidentes, permitiendo adjuntar información en formatos de audio, vídeo, gráficos, texto, entre otras.
• Funcionalidades de gestión de documentos que ofrezcan trazabilidad en el proceso de creación de nuevas versiones y accesibilidad de la información con los necesarios protocolos de seguridad.
• Matrices de Riesgos Ambientales y de SST, de acuerdo con los requisitos legales y normativos de la organización y con la posibilidad de implementar metodologías propias.

¿Cómo diseñar flujos de trabajo HSE para un software de alta usabilidad en la práctica?

La usabilidad de un software definida por las características y los elementos reseñados en este informe, conforman el marco teórico para el diseño de flujos de trabajo HSE eficaces y productivos. La práctica, no obstante, implica considerar otros aspectos. Los más relevantes son:

1. Prescindir de lo irrelevante

Cuando se diseñan flujos de trabajo HSE es fácil caer en la tentación de agregar complejidad, pensando en resultados e informes igualmente complejos y sofisticados. Lo simple y sencillo siempre resultará de fácil estudio y análisis para todos. Si es preciso producir informes de alta complejidad, atendiendo una exigencia regulatoria, lo mejor es crear flujos personalizables, para diferentes tipos de usuarios.

2. Mantener flujos consistentes en el tiempo

Si bien es importante mejorar, y para ello es necesario implementar cambios, es importante que los flujos de trabajo HSE se mantengan durante periodos de tiempo considerables, y que los cambios se implementen de forma gradual, sean comunicados y se programen capacitaciones para los empleados que las requieran.

3. Estandarizar conceptos

Es importante que el concepto de incidente, por ejemplo, sea el mismo para un operario de producción que para el director del área financiera. Los nombres de los campos a completar en el software suelen formar parte de los flujos de trabajo, y es importante que sean estandarizados en todas las áreas y todos los niveles.

4. Capacitar a los empleados

Los flujos de trabajo HSE, para que realmente sean efectivos, deben ser comunicados. Pero, adicionalmente, muchos empleados necesitarán capacitación para la ejecución práctica del flujo, sobre todo cuando su trabajo diario no tiene una relación directa con la Gestión HSE.

5. Diseñar flujos de trabajo HSE de acuerdo con el software

Es más fácil acomodarse a una solución informática basada en la nube, diseñada para escalar con la organización, parametrizable y personalizable, que buscar un software que se acomode a un flujo de trabajo creado para satisfacer necesidades específicas, poco relevantes, de una organización.

Software HSETools

El Software HSETools entrega un conjunto de funcionalidades diseñadas para automatizar y mejorar la Gestión HSE en organizaciones de todas las industrias y todos los tamaños. Es una solución modular, parametrizable, creada para resolver todas las necesidades normativas y regulatorias. Al ser modular, la organización puede utilizar sólo lo que en realidad necesita, e ir escalando de mano de la plataforma. Todos los martes tenemos una Demo Online gratuita para mostrar en directo las funcionalidades de esta plataforma tecnológica. Inscríbete en la próxima aquí.