Software de gestión de seguridad y salud: 5 formas de reducir costes y mejorar la eficiencia

Un software de gestión de seguridad y salud resuelve la disyuntiva a la que se enfrentan las organizaciones que necesitan disminuir costes en su gestión, eliminar riesgos que pueden resultar aún más graves, y todo ello, sin sacrificar la eficiencia del programa de salud y seguridad en el trabajo. La eficiencia de la gestión de seguridad y salud en el trabajo la definen los indicadores de rendimiento: número de incidentes, de accidentes, personas capacitadas, satisfacción de los reguladores, percepción de los empleados… se trata de objetivos que requieren procesamiento de datos, análisis de información y toma de decisiones con base en informes inmediatos. El software de gestión de seguridad y salud ofrece esto y mucho más. Las organizaciones adoptan este tipo de soluciones por razones que van más allá de la comodidad o la facilidad que ofrece la automatización. Es una cuestión de costes.

¿Cómo reducir costes y mejorar la eficiencia con un software de gestión de seguridad y salud?

La tecnología modifica la manera en que las organizaciones gestionan la seguridad de sus trabajadores. La automatización, utilizando un software de gestión de seguridad y salud en el trabajo, reduce costes y mejora la eficiencia de diferentes formas:

1. Enviando notificaciones y avisos automáticos por correo electrónico

El software de gestión de seguridad y salud envía notificaciones automáticas, siguiendo flujos de trabajo predefinidos, para activar procesos y procedimientos efectivos, cuando ocurren accidentes o se presentan incidentes. Pero estas notificaciones también alertan sobre la necesidad de realizar acciones rutinarias o desarrollar tareas propias de la gestión, actualizar documentos, presentar informes o cualquier otra actividad relacionada con la gestión de seguridad y salud en el trabajo.

2. Analizando información para identificar riesgos

Muchas organizaciones gestionan sus riesgos de seguridad y salud en el trabajo con base en hojas de cálculo, documentos en papel y formularios que son completados a mano. El registro de incidentes, por ejemplo, es una tarea que consume mucho tiempo a los empleados a los que les asigna esa tarea. El resultado es que, aunque se logre registrar la información de forma correcta, es poco probable que alguien tenga el tiempo y la capacidad para procesarla, analizarla, evaluarla y obtener conclusiones relevantes, que promuevan la mejora continua. Identificar riesgos, sugerir acciones correctivas, mostrar puntos críticos, señalar necesidades de capacitación, son algunos de los resultados que entrega el software de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

3. Gestionando documentos y registros

La gestión de documentos se convierte en el cuello de botella recurrente para muchos profesionales en el área de seguridad y salud en el trabajo. Una solución que automatice la gestión incorpora funcionalidades para centralizar el almacenamiento de los documentos en una única ubicación, garantizando el acceso seguro, de acuerdo con privilegios asignados con base en las responsabilidades y la categoría del empleado. La gestión de documentos en este tipo de herramientas incluye control de versiones, alertas y notificaciones durante el proceso de creación o actualización y creación de flujos de trabajo.

4. Identificando necesidades de capacitación y realizando seguimiento a los programas

Tradicionalmente, las necesidades de formación y capacitación en el área de seguridad y salud en el trabajo aparecían como resultado de un cuestionario que se completaba a solicitud del área de Recursos Humanos. Estos datos alimentaban una hoja de cálculo, que, en el mejor de los casos, era revisada por alguien que, de forma tardía, recomendaba impartir formación sobre determinado tema, a un grupo de empleados de los cuales una buena parte ya no pertenecían a la organización u ocupaban una posición diferente. El software de gestión de seguridad y salud en el trabajo incorpora funcionalidades que permiten identificar estas necesidades desde el mismo ingreso del trabajador, asignar el programa adecuado, evaluar el resultado de la capacitación y ofrecer indicadores confiables sobre los resultados obtenidos.

5. Facilitando el acceso de los trabajadores

Muchos problemas de seguridad y salud en el trabajo aparecen por la apatía de los trabajadores para participar de forma proactiva en la gestión. Esto hace que no informen sobre incidentes o accidentes, no presenten sugerencias y comentarios, o incluso no adviertan sobre riesgos inminentes de alto impacto. La facilidad de acceso, de presentar reportes, sugerencias, o de registrar incidentes o accidentes, es una característica del software de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

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