Informe de incidentes laborales: qué elementos incluir en tu plantilla de reporte

Un acertado informe de incidentes ayuda a mejorar la gestión de la seguridad y salud ocupacional, reducir la posibilidad de accidentes laborales graves, afectaciones a la propiedad de la organización o, incluso, lesiones muy graves o pérdidas de vidas. El informe de incidentes es un documento que genera cierta reticencia en algunos de los empleados encargados de producirlo. Después de todo, no ha pasado nada tan grave que justifique redactar un informe, suelen pensar. Eludir la generación de informes es un grave error: el informe de incidentes debe hacerse de forma estandarizada y sistemática. Esto implica que, sin entrar a calificar la gravedad del incidente, los responsables deben documentar y registrar el hecho, y este informe debe cumplir con ciertas características.

¿Qué elementos esenciales incluir en un informe de incidentes?

Una forma de promover y facilitar la tarea de redacción del informe de incidentes es contar con una plantilla que incorpore los elementos indispensables para este tipo de documentos. De esta forma, el empleado solo tendrá que diligenciar la información que ya es sugerida por la plantilla. El formato debería incluir, como mínimo, la siguiente información:

1. Fecha, hora y ubicación del incidente

Cuándo y dónde ocurrió el suceso, es la información que se requiere en esta primera sección. La hora es muy importante, ya que pone en contexto aspectos como la iluminación, el flujo de personas en ese momento y otras condiciones importantes para la comprensión del hecho y sus consecuencias. La ubicación debe ser lo más precisa posible. Uno o dos metros de diferencia, pueden generar confusión y distorsionar los hechos ocurridos.

2. Personas involucradas

Es importante incorporar en la segunda sección los nombres de todas las personas involucradas, sean empleados, visitantes, pasantes, proveedores, contratistas o subcontratistas. Las personas involucradas son las que tuvieron alguna participación en el incidente, aunque no resulten lesionadas. Esto puede incluir a los espectadores inactivos. Es importante documentar la información incluyendo nombre, dirección de contacto y teléfono. En el caso de los empleados, el área en la que trabaja y el puesto que ocupa.

3. Descripción del incidente

La sección medular del informe de incidentes laborales es la descripción del hecho que origina el documento. La narración necesita ser muy detallada, apoyada en testimonios de observadores, y, de ser posible, sustentada con imágenes.

4. Informes de testigos

Los informes de testigos, usualmente no afectados, resultan muy valiosos. Por eso, es tan importante tomar la información, solicitada en la segunda sección, sobre los espectadores activos e inactivos. Los dos perfiles suministran información valiosa para la prevención de accidentes en el futuro.

5. Inventario de lesiones y daños

El incidente, para que sea considerado como tal, no causa lesiones graves. Sin embargo, afectaciones como luxaciones, magulladuras o heridas leves, deben ser reseñadas en esta sección del informe. También, los desperfectos que sufre la estructura del edificio, el suelo, las paredes, o herramientas y equipos de trabajo.

6. Datos de quien elabora el informe de incidentes laborales

El informe finaliza con los datos de quien lo elabora, y la condición que lo lleva a producir el informe. Además del nombre, el área en la que trabaja, su información de contacto y el puesto que desempeña, es importante que el empleado exprese si produce el informe en condición de afectado, como espectador o en el cumplimiento de sus funciones de trabajo o responsabilidades adquiridas en la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Software para optimizar la creación del informe de incidentes laborales

Una de las razones que genera resistencia entre los empleados al momento de redactar informes de incidentes o de accidentes, es la dificultad que ello puede implicar. La Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, dentro de la que se incluye la redacción de informes, no tiene por qué ser compleja. El Software para optimizar la creación de informes de incidentes laborales, permite a los empleados capturar información en el momento mismo de ocurrencia, en diferentes formatos como imágenes, vídeos o grabaciones de sonido, y documentar con ellas el hecho ocurrido, registrándolo con la necesaria inmediatez. Facilitar el reporte de incidentes y accidentes en tiempo real es apenas una de las funcionalidades que ofrece el Software HSETools. Esta solución informática está diseñada para iniciar una investigación de forma automática, notificando a las personas indicadas, enviando alertas y haciendo un rastreo efectivo de las acciones que se tomen para solucionar el problema. Esta herramienta tiene mucho más para optimizar la Gestión HSE en tu organización. Conócela en nuestra Demo Online Gratuita del próximo martes. Inscríbete aquí.