Informe de incidentes laborales: qué elementos incluir en tu plantilla de reporte

Un acertado informe de incidentes ayuda a mejorar la gestión de la seguridad y salud ocupacional, reducir la posibilidad de accidentes laborales graves, afectaciones a la propiedad de la organización o, incluso, lesiones muy graves o pérdidas de vidas.

El informe de incidentes es un documento que genera cierta reticencia en algunos de los empleados encargados de producirlo. Después de todo, no ha pasado nada tan grave que justifique redactar un informe, suelen pensar.

Eludir la generación de informes es un grave error: el informe de incidentes debe hacerse de forma estandarizada y sistemática. Esto implica que, sin entrar a calificar la gravedad del incidente, los responsables deben documentar y registrar el hecho, y este informe debe cumplir con ciertas características.

¿Qué elementos esenciales incluir en un informe de incidentes?

Una forma de promover y facilitar la tarea de redacción del informe de incidentes es contar con una plantilla que incorpore los elementos indispensables para este tipo de documentos. De esta forma, el empleado solo tendrá que diligenciar la información que ya es sugerida por la plantilla.

El formato debería incluir, como mínimo, la siguiente información:

1. Fecha, hora y ubicación del incidente

Cuándo y dónde ocurrió el suceso, es la información que se requiere en esta primera sección. La hora es muy importante, ya que pone en contexto aspectos como la iluminación, el flujo de personas en ese momento y otras condiciones importantes para la comprensión del hecho y sus consecuencias. La ubicación debe ser lo más precisa posible. Uno o dos metros de diferencia, pueden generar confusión y distorsionar los hechos ocurridos.

2. Personas involucradas

Es importante incorporar en la segunda sección los nombres de todas las personas involucradas, sean empleados, visitantes, pasantes, proveedores, contratistas o subcontratistas. Las personas involucradas son las que tuvieron alguna participación en el incidente, aunque no resulten lesionadas.

Esto puede incluir a los espectadores inactivos. Es importante documentar la información incluyendo nombre, dirección de contacto y teléfono. En el caso de los empleados, el área en la que trabaja y el puesto que ocupa.

3. Descripción del incidente

La sección medular del informe de incidentes laborales es la descripción del hecho que origina el documento. La narración necesita ser muy detallada, apoyada en testimonios de observadores, y, de ser posible, sustentada con imágenes.

4. Informes de testigos

Los informes de testigos, usualmente no afectados, resultan muy valiosos. Por eso, es tan importante tomar la información, solicitada en la segunda sección, sobre los espectadores activos e inactivos. Los dos perfiles suministran información valiosa para la prevención de accidentes en el futuro.

5. Inventario de lesiones y daños

El incidente, para que sea considerado como tal, no causa lesiones graves. Sin embargo, afectaciones como luxaciones, magulladuras o heridas leves, deben ser reseñadas en esta sección del informe. También, los desperfectos que sufre la estructura del edificio, el suelo, las paredes, o herramientas y equipos de trabajo.

6. Datos de quien elabora el informe de incidentes laborales

El informe finaliza con los datos de quien lo elabora, y la condición que lo lleva a producir el informe. Además del nombre, el área en la que trabaja, su información de contacto y el puesto que desempeña, es importante que el empleado exprese si produce el informe en condición de afectado, como espectador o en el cumplimiento de sus funciones de trabajo o responsabilidades adquiridas en la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Pasos para hacer un reporte de incidente laboral

Saber qué elementos debe contener un informe de incidentes es el primer paso, pero tan importante como el contenido es el proceso que se sigue para elaborarlo. Un reporte bien hecho no surge de improvisar sobre un formulario en blanco: requiere una secuencia ordenada de acciones que garantice que la información recogida es completa, veraz y útil para la prevención futura.

Estos son los pasos esenciales para hacer un reporte de incidente laboral de forma correcta:

1. Actuar de inmediato ante el incidente. Antes de redactar nada, la prioridad es atender a las personas afectadas, asegurar la zona si existe riesgo de que el incidente se repita y preservar las condiciones del lugar tal como estaban en el momento del suceso. No se deben mover objetos, herramientas o equipos involucrados hasta que hayan sido documentados. Cada minuto que pasa sin registrar el entorno reduce la calidad de la información disponible.

2. Notificar al responsable de área y al equipo de SST. El incidente debe comunicarse de forma inmediata al mando directo del trabajador afectado y al responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización. Cuanto antes se active el protocolo de reporte, mayor será la precisión de los datos recogidos y menor la posibilidad de que los hechos se distorsionen con el paso del tiempo.

3. Recopilar toda la información relevante en el lugar. Con la zona asegurada y los responsables notificados, el siguiente paso es recopilar los datos necesarios para completar el informe: fecha, hora y ubicación exacta, identidad de las personas involucradas y de los testigos presentes, y una descripción detallada de lo ocurrido. En este punto, el apoyo de herramientas digitales que permitan capturar imágenes, vídeos o grabaciones de audio directamente desde el lugar del incidente resulta especialmente valioso para garantizar la trazabilidad de la información.

4. Tomar declaraciones a los testigos. Las declaraciones de quienes presenciaron el incidente deben recogerse de forma individual y lo antes posible, antes de que los recuerdos se mezclen o se vean influidos por las versiones de otros. Cada testigo debe describir lo que observó desde su posición, sin interpretaciones ni juicios de valor. Estas declaraciones se incorporarán al informe como soporte objetivo de la descripción del hecho.

5. Redactar el informe siguiendo la plantilla estandarizada. Con toda la información recopilada, el responsable de elaborar el documento debe completar la plantilla de reporte de incidente de la organización, asegurándose de que todos los campos obligatorios están cubiertos: datos del incidente, personas involucradas, descripción del hecho, testimonios, inventario de lesiones y daños, y datos de quien elabora el informe. La redacción debe ser objetiva, precisa y libre de interpretaciones subjetivas.

6. Analizar las causas del incidente. Un reporte de incidente laboral debe incluir un análisis de las causas que lo originaron. Esto implica distinguir entre causas inmediatas —el hecho desencadenante— y causas raíz —los factores organizativos, de diseño o de comportamiento que lo hicieron posible—. Este análisis es la base sobre la que se definirán las acciones correctivas.

7. Establecer acciones correctivas y hacer seguimiento. El último paso, y el más decisivo desde el punto de vista preventivo, es definir las medidas que se van a implementar para evitar que el mismo tipo de incidente vuelva a producirse, asignar responsables y plazos, y hacer un seguimiento documentado de su cumplimiento. Sin este cierre, el reporte se convierte en un trámite administrativo sin impacto real sobre la seguridad.

Diferencia entre informe de incidente y accidente de trabajo

Una de las confusiones más frecuentes en la gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo es utilizar los términos incidente y accidente de forma intercambiable, como si fueran sinónimos. No lo son. Entender la diferencia entre ambos conceptos es fundamental para clasificar correctamente los hechos, aplicar el protocolo adecuado en cada caso y extraer el máximo valor preventivo de cada situación.

La distinción clave entre un informe de incidente y un informe de accidente de trabajo reside en las consecuencias del hecho sobre la salud o la integridad física del trabajador, no en la gravedad del suceso en sí ni en la situación de riesgo que lo originó.

La distinción entre incidente y accidente no es solo terminológica: tiene consecuencias prácticas directas sobre los plazos de notificación, los procedimientos de investigación, las responsabilidades legales de la organización y el tratamiento estadístico de los datos de siniestralidad.

Desde una perspectiva preventiva, los incidentes merecen la misma atención que los accidentes, o incluso mayor. Según el modelo de la pirámide de Bird, por cada accidente grave se producen decenas de incidentes que podrían haberlo desencadenado. Registrar, investigar y gestionar correctamente cada incidente es, en la práctica, la mejor forma de evitar que el próximo evento tenga consecuencias irreversibles.

Software para optimizar el informe de incidentes laborales

Una de las razones que genera resistencia entre los empleados al momento de redactar informes de incidentes o de accidentes, es la dificultad que ello puede implicar. La Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, dentro de la que se incluye la redacción de informes, no tiene por qué ser compleja.

El Software para optimizar la creación de informes de incidentes laborales, permite a los empleados capturar información en el momento mismo de ocurrencia, en diferentes formatos como imágenes, vídeos o grabaciones de sonido, y documentar con ellas el hecho ocurrido, registrándolo con la necesaria inmediatez.

Facilitar el reporte de incidentes y accidentes en tiempo real es apenas una de las funcionalidades que ofrece el Software HSETools.

Esta solución informática está diseñada para iniciar una investigación de forma automática, notificando a las personas indicadas, enviando alertas y haciendo un rastreo efectivo de las acciones que se tomen para solucionar el problema.

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