Beneficios del checklist desde el móvil. ¿Cuánto tiempo ahorramos?

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Entre los atributos más importantes que deben tener los SG-SST más allá del cumplimiento de los requisitos técnicos y normativos, de la documentación y trazabilidad, de los procedimientos que se debe ejecutar y su enfoque en la mejora continua, están la posibilidad de comunicar, de permitir la participación de todos los niveles de la organización y ante todo de facilitar la gestión de las empresas. Todo este proceso se agiliza a través de aplicaciones checklist desde el móvil. Hoy en día la movilidad de la gestión HSE, su disponibilidad en todas las áreas, sedes o proyectos de la organización, la posibilidad de brindar canales de participación en la gestión de HSE y su impacto en la productividad son una gran necesidad para garantizar los mejores resultados. Teniendo en cuenta lo anterior, las tecnologías móviles resultan ser una excelente opción para responder a estas necesidades; son ideales para integrar a la gestión de los sistemas de gestión a los diferentes niveles de la organización (líderes de área, coordinadores), a los grupos de HSE (como los comités paritarios), a los trabajadores e incluso a terceras partes (Contratistas, visitantes entre otros), para recoger información en campo que permita la toma de decisiones, para fortalecer el control en salud, seguridad y medio ambiente en la operación y muy importante, para identificar rápidamente eventos con alto potencial de pérdida, actos y condiciones inseguras, accidentes de trabajo, incidentes, impactos ambientales y responder de la manera más oportuna y adecuada tanto de manera preventiva como reactiva mitigando sus efectos. Finalmente, las soluciones móviles pueden impactar de manera positiva en la productividad en términos de tiempo y recursos, al optimizar muchos de los procesos de la organización a través de la gestión HSE.

Incorporación de soluciones móviles tipo checklist en la organización

La implementación de sistemas de gestión, implica no solo establecer procedimientos, divulgarlos y esperar que los diferentes responsables cumplan con sus tareas dentro de los mismos, implica que el sistema brinde las herramientas adecuadas (formatos), que permitan:

Recoger los datos necesarios para el funcionamiento del sistema desde diversos procesos y desde la misma operación
Incorporarlos al sistema alimentando los procesos indicados
Generar un proceso de análisis y de generación de información (tableros de control, por ejemplo)
La toma efectiva de decisiones por las diferentes partes interesadas
Concretar las tareas o acciones necesarias
Comunicar e involucrar a los responsables de estas tareas o acciones
Generar evidencias y trazabilidad de las acciones definidas,
Acompañar su ejecución bajo los parámetros establecidos
Garantizar que generen los resultados esperados
Vigilar que se mantengan en el tiempo con la misma efectividad

Todos estos requisitos los podemos encontrar en una app de checklist instalada en nuestro dispositivo móvil.

Procesos idóneos para incorporar a una checklist

Bajo la anterior premisa y atendiendo a las diferentes necesidades que pueden haber dentro de la gestión HSE y según los requerimientos de estos sistemas, pueden ser muy variados los procesos en donde podemos incorporar diferentes clases de soluciones y herramientas:

Realización de diagnósticos del grado de avance al sistema que permitan establecer su estado actual y las brechas frente a diferentes marcos normativos
Inspecciones y reportes para la gestión de los riesgos en distintas sedes y procesos de la organización
Análisis de riesgos
Control operacional en tiempo real que permita generar acciones inmediatas
Listas de chequeo pre-operación para diferentes procesos
Inspecciones de máquinas y equipos tanto del proceso como de respuesta a emergencias
Reporte de actos y condiciones inseguras, de salud y de incidentes, accidentes e impactos ambientales
Gestión de acciones inmediatas ante hallazgos en campo
Generar los registros de las actividades realizadas dentro del sistema HSE que puede incluir investigaciones de accidentes, enfermedades, actividades de comités paritarios
Aplicación y verificación de procedimientos de emergencias
Recolección de evidencias en campo como fotos, documentos, grabación de audios, videos y firmas electrónicas
Recolección de datos de georreferenciación y otras variables importantes para el proceso
Auditorías internas y de segundas partes
Incorporación en procedimientos de HSE a contratistas
Adicional pueden facilitar el registro a través de transcripciones de audio a texto y otras funciones de accesibilidad como links y códigos QR entre otras funcionalidades

Igualmente, es importante saber que estas herramientas permiten configurar soluciones a la medida que permitan llevar las acciones del sistema a la operación.

Impacto y beneficios de la incorporación de checklist en la gestión de los sistemas de gestión:

La incorporación de esta clase de soluciones, como es el checklist móvil, genera importantes impactos y beneficios:

Reducción del uso de recursos como papel
Disminución de los tiempos dedicados al diligenciamiento de registros
Disponibilidad de mayor tiempo para la gestión en HSE al reducir el tiempo de dedicación a la gestión de herramientas y a labores operativas / administrativas
Facilita el acceso de todas las partes interesadas a las herramientas del sistema
Permite automatizar procesos para hacer más sencilla la operación
Mitiga los efectos negativos en la operación en emergencias, caso de incidentes y actos y condiciones inseguras durante el proceso, al reducir los tiempos de respuesta y permitir acciones inmediatas

Importante hacer procesos de transformación digital de manera interna en la empresa que incorporen esta clase de soluciones para simplificar, hacer más competitiva a la empresa y apoyar su sostenibilidad.

Software HSETools

El Módulo de Inspecciones y Checklist del Software HSETools garantiza una planificación de actividades a la medida de tu empresa de la que obtendrás beneficios como auditorías sobre el terrenos, reporte de datos, creación de informes, entre otros. Además, a través del checklist móvil los datos serán recibidos en tiempo real y el margen de maniobra frente a cualquier imprevisto se reducirá de manera considerable. ¿Quieres saber más sobre cómo funciona HSETools? Cada semana realizamos una Demo online gratis. Inscríbete ahora mismo. Una solución perteneciente al Grupo ESG Innova con más de 25 años de experiencia.