¿Cómo afrontar la implementación de una plataforma Cloud HSE?

Plataforma Cloud HSE

Como parte de la mejora continua las empresas buscan ser más eficientes y mejorar cada vez más sus procesos, ello conlleva a que puedan buscar soluciones que les aporten mucho valor. En el mundo HSE hay procesos que se manejan regularmente, por ejemplo: la identificación de requisitos legales, plan de acciones, hallazgos o no conformidades, gestión de riesgos, investigación de accidentes, formatos conforme a ley y procesos de inspección o supervisión. Un factor determinante en la gestión HSE, es que estos procesos se articulen de una forma rápida y eficiente si queremos prevenir accidentes o enfermedades ocupaciones, entre otros objetivos que se plantea la dirección. La gran mayoría de problemas en la gestión de HSE muchas veces es por el manejo de la información, o errores de comunicación que entorpecen las labores. Una plataforma Cloud en HSE enfoca una interacción de una forma muy beneficiosa. Permite que la información esté al alcance de todos en cualquier momento, y también la automatización y estandarización de nuestros procesos. Por ejemplo, podemos consultar un procedimiento en cualquier momento, compartirlo crear interacción entre usuarios y sobre todo dejar trazabilidad de la gestión. Ahorrar tiempo en la gestión de supervisión manejando check list o una aplicación para gestionar los hallazgos o no conformidades e integrarlo con otros módulos que nos permitan administrar los datos que se obtienen de ella. Todo esto nos haría el trabajo mucho más fácil, ahorrando tiempos y costos en la ejecución de los procesos. Sin embargo, el éxito de implementarla requiere de algunos puntos que veremos a continuación:

Puntos clave en la implementación de una plataforma HSE

Objetivos y alcance del proyecto Todo empieza por definir los objetivos y el alcance que queremos lograr con la implementación de la plataforma HSE. Es fundamental que los líderes del proyecto participen activamente teniendo en cuenta la estructura organizacional y puedan delegar las responsabilidades al equipo de trabajo que participarán en la implementación. Pasar de una forma de trabajo convencional a una plataforma Cloud implica un cambio de mentalidad y esfuerzo sin embargo los directivos del proyecto deben compartir la visión de trabajo, con el equipo para evitar saboteos internos de personas resistentes al cambio.
Planificación de Trabajo Todo inicia por tener un adecuado plan de trabajo. Si bien nos embarga la emoción de querer automatizar toda nuestra gestión HSE de forma rápida la planificación será nuestro mayor aliado. Debemos priorizar y comenzar los procesos que son más críticos, adecuarlo a la realidad de la organización delegando eficientemente las responsabilidades para poder dar cumplimiento en el tiempo planificado. Considerar comenzar por los procesos donde tengamos definidos ya procedimientos de trabajo, o estructura de responsabilidades.
Equipo de Trabajo Otro factor clave en el éxito de la implementación es la selección de nuestro equipo de trabajo, pues deberán ser personas que conozcan a detalle los procesos que queremos implementar, así como ser personas que tengan familiaridad con las nuevas tecnologías y puedan abrir sus posibilidades a nuevos entornos. Muchas veces son las mismas personas de nuestra organización quienes por miedo al cambio ponen trabas en la implementación de los procesos.
Canales adecuados de comunicación Elegir canales adecuados de comunicación definir el medio y la forma en que serán las comunicaciones es fundamental para el éxito del proyecto, frecuencia de reuniones con el equipo implementador y el equipo de la organización que lidera el proyecto, sobretodo ser sinceros desde el primer momento en la planificación de plazos de entregables para que se pueda llegar a un buen entendimiento de amabas partes.
Documentación de Calidad Es importante que cuando se entregue información que servirá de base al equipo implementador para la adecuación de la plataforma HSE, esta esté revisada, actualizada y aprobada por el encargado del área o las personas que participarán de los procesos, pues muchas veces no se revisa adecuadamente y se genera retrasos en los entregables. Considerar básicamente definición de responsabilidades, procedimientos actualizados, codificaciones, etc.
El software, entorno Cloud Como otro punto es importante que el software que escojamos pueda adaptarse a la estructura organizacional que queremos reflejar, considerando el alcance del proyecto de implementación para evitar que no se cumpla la planificación. Al elegir el software debemos priorizar que pueda otorgarnos garantías para que la información que se cargue a la nube esté protegida de posibles vulneraciones.