Checklist para inspecciones que mejoran los procesos

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Checklist para inspecciones

Las inspecciones son un medio de verificación del estado de algún proceso o sistema en el cual se comprueba el cumplimiento de criterios o estándares definidos previamente como normativas, estándares, procedimientos e instructivos. Para garantizar el éxito de las mismas, éstas deben realizarse lo más fiel al criterio aplicado que se deba inspeccionar, para lo cual deben evitarse las subjetividades en la interpretación de los criterios; en otras palabras, estos criterios deben ser plasmados y verificados de manera óptima durante las inspecciones. Hay diversas herramientas que utilizamos en las inspecciones, una de ellas es a través de las listas de verificación o checklist, las cuales nos permiten tener los criterios a evaluar de forma detallada y ordenada muchas de ellas llevadas a preguntas cerradas donde se uniformiza los criterios de cumplimiento del proceso a inspeccionar.

Ejemplo de checklist para inspecciones

Veamos un ejemplo de uso de checklist para el cumplimiento de un estándar de HSE, para el uso de guantes durante la actividad de levantamiento de cargas. En el estándar de HSE, para el uso de guantes especificaba que durante las actividades de trabajo es necesario que todos los trabajadores cuenten con guantes de tipo badana los cuales se entregan cada semana a los trabajadores, y que estos se encuentren en buen estado para el desarrollo de la actividad. Al ingresar al área de trabajo y realizar la inspección el supervisor HSE, podría comparar su estándar de trabajo de forma estructurada y detallada lo cual le permitirá realizar anotaciones en cada criterio evaluado y obtener mejores conclusiones por cada punto. Al llevarlo a un Checklist, podríamos presentarlo de la siguiente manera:

Actividad: levantamiento de cargas.

Uso de Guantes	Si	No	N/A	Comentarios
Todo el personal contaba con guantes durante la actividad.	x			Todos con guantes.
¿El personal contaba con guantes de tipo badana?		x		3 trabajadores con guantes de látex.
¿Los guantes se encontraban desgastados? (costuras descosidas, agujeros, fisuras).	x			Se encontraron 2 trabajadores con guantes con agujeros.

Al momento de evaluar cada criterio, se podría tener las siguientes conclusiones. El cumplimiento del uso de los guantes es de 100% ya que todos los trabajadores utilizaban los guantes. Sin embargo, también se identificó oportunidades de mejora en la verificación del material de los guantes ya que algunos trabajadores utilizaban guantes de otro material, cuando el estándar de trabajo decía que para esta actividad de trabajo la periodicidad de la entrega de los guantes debía ser cada semana. He ahí un punto a evaluar para descubrir por qué algunos trabajadores utilizaban otro tipo de material, el supervisor podría hacerse las siguientes preguntas:

¿Por qué algunos trabajadores no utilizaban los guantes recomendados?
¿Se cumple con el tiempo de entrega de los guantes?
¿El material no es adecuado o es incómodo para los trabajadores?
¿Se realizó una correcta elección del proveedor de los guantes?
¿Los trabajadores perdieron los guantes entregados y optaron por otros?

Todas estas interrogantes surgen para el análisis de causas a partir de un adecuado levantamiento de información de la inspección de seguridad, lo cual se facilita mucho a través del uso de los checklist. La importancia de realizar una buena lista de verificación hace la diferencia para poder identificar muchas oportunidades de mejora y realizar un adecuado análisis de causas que permita llegar a las causas raíces y poder tomar las acciones adecuadas en el proceso de mejora continua de los procesos. El reto surge al momento de llevar un estándar o normativa a la estructura de un checklist para evitar errores de interpretación. Es importante que nuestros Checklist puedan representar nuestros estándares de una forma estructurada y sencilla, a continuación, presento algunas recomendaciones para el uso adecuado de los checklist.:

Evitar las preguntas abiertas: Trasladar los criterios a evaluar a preguntas cerradas de respuesta SI/NO, de esta forma minimizamos los errores de interpretación de los inspectores.
Mientras más sencillo mejor: las preguntas o puntos en los checklist deben ser lo más sencillas para que la inspección sea rápida y no genere tiempo en interpretar los puntos a evaluar.
Uso herramientas tecnológicas que automatizan la generación de checklist. Hay muchas herramientas tecnológicas que nos facilitan el desarrollo de listas de verificación lo cual facilita y minimiza el tiempo y los procesos para generarlas.

Software Checklist

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software HSE integrado con aplicaciones checklist. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma. Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas que facilitan la consecución garantizando la aplicación de la misma.