8 pasos clave para tener el Plan de Comunicación de Peligros perfecto

Plan de Comunicación de Peligros

En las organizaciones es muy importante mantener una comunicación eficaz ante riesgos y/o peligrosos que pueden afectar a sus trabajadores, debido a que esto permite tomar decisiones en base a información, disminuye la rivalidad entre compañeros, minimiza los riesgos de accidentabilidad y ayuda a la preparación. Para llevarla a cabo de forma correcta existe el Plan de Comunicación de Peligros. El plan de comunicación de peligros es un documento que se diseña en base a estrategias, objetivos y comunicación, de modalidad interna y/o externa dentro de la organización. Para que este plan cumpla con su objetivo principal que es comunicar el riesgo y peligro de manera óptima, esto quiere decir que el propósito es retroalimentar las inquietudes, disminuir ansiedad, informar a los trabajadores para que se preparen, participen en el control y prevención, lograr una comunicación clara sobre qué se puede y qué no se puede hacer, así como incrementar las discusiones públicas del tema en relación. Es importante respetar el tiempo y la planificación para desarrollar un buen plan de comunicación de peligros, para las organizaciones este plan es sumamente importante para un buen mantenimiento de la gestión de riesgos. A continuación, explicaremos ocho pasos necesarios para hacer un buen plan de comunicación:

8 pasos para desarrollar un buen plan de comunicación de peligros

Planificación

Programar un cronograma de cumplimiento real en todas las fases del desarrollo e implementación de plan de comunicación y siempre respetar lo planificado. Ser metódico en esta fase traerá resultados optimismo en la implementación final.

Investigación:

En esta fase se debe realizar interna y externa en la organización, se debe realizar estudios y datos estadísticos que avalen lo descubierto. Es importante en esta fase realizar un análisis del entorno de la organización el cual contempla el entorno social y físico dentro de la organización, identificar los riesgos y peligros que están asociados al trabajo diario.

Definición de objetivos

Se debe identificar los objetivos HSE SSOMA relativos al plan de comunicación. Estos han de ser reales y alcanzables y estar enfocados en lo que se quieren mejorar en la organización, por ejemplo:

• Disminuir la tasa de accidentabilidad.
• Disminuir el ausentismo.
• Mejorar la infraestructura.
• Disminuir riesgos y peligros.
• Mejorar la comunicación.

Público objetivo:

Comprender al público que será beneficiario de la comunicación es lo más importante para entregar el mensaje correcto. Para ello se debe tener en cuenta el canal, el mensaje y la forma de comunicación que se establecerá en el plan de comunicación, es por ello que en la fase de investigación se debe analizar los tipos de personas que existen en la organización.

Elaboración clara y coherente:

La elaboración debe ser clara y coherente, tanto en la redacción de este y su estructura, esto para garantizar la comprensión de cualquier persona que lea el plan de comunicación.

Estrategia alineada y con sentido:

Para definir la estrategia de comunicación es necesario el análisis de los puntos anteriores y de esta manera lograr identificar cómo será desarrollado, el lenguaje, el tono de divulgación y cuáles serán los canales de comunicación.

Cronograma de ejecución claro:

Es muy importante para la planificación del tiempo de cuándo se efectuarán cada una de las acciones propuestas en el plan. Esto quiere decir que se debe incorporar el inicio y el final de tiempo de cada acción propuesta en el plan de comunicación.

Propuesta de plan de comunicación de peligros:

En esta fase se debe lograr obtener los recursos necesarios para llevar a cabo el plan de comunicación, estos recursos pueden ser monetarios, infraestructura, tiempo y personal para llevar a cabo el objetivo. De ser los recursos limitados se debe priorizar aquellas tareas más importantes o que generen un impacto de alta intensidad en la organización. Se recomienda tener claridad de los recursos necesarios antes de desarrollar por completo el plan de comunicación.   La gestión de riesgos en las organizaciones incluye la comunicación de riesgos y/o peligros, de esta forma se logra comunicar a los involucrados los resultados de la detección de riesgos y/o peligros para la salud o el medio ambiente, con la intención de cambiar los hábitos, mejorar las conductas, utilicen las medidas de protección, concientizar, etc. Es por ello que se debe considerar que las personas son indiferentes y poco empáticas a la mayoría de los riesgos, y es difícil generar la preocupación ante el tema comunicado al no determinarlos como un riesgo alto. Pero, por el contrario, si consideran que el riesgo es alto, aunque este no lo sea, es complicado entregar tranquilidad a las personas. Es por ello que se debe ocupar el lenguaje apropiado y el mensaje seleccionado correctamente para lograr una comunicación efectiva.  

Software de gestión HSETools.

En cada uno de estos pasos existen requisitos indispensables. Entre ellos se encuentran alinear las políticas HSE con el resto de la compañía, comunicar y tener constancia de la comprensión de la información comunicada. Por otro lado, todo esto empieza a perder importancia desde el momento en que conseguimos implicar a los colaboradores en el Sistema de Gestión HSE SSOMA ya que con ello se harán partícipes y formará parte de su día a día. Para ello, contamos con la tecnología de ISOTools que ha desarrollado un Software de gestión HSE SSOMA. Gracias a esta plataforma tecnológica es posible hacer una gestión integrada de todo lo relacionado con HSE. Esto incluye la comunicación de peligros y riesgos a los que los colaboradores pudieran estar sometidos. Puede revisar la aplicabilidad del software inscribiéndose en la próxima demostración semanal en este enlace.