Permisos de trabajo digitales. Cómo extraer el máximo rendimiento.

Permisos de Trabajo Digitales

Actualmente en las diferentes organizaciones en donde llevan labores de alto riesgo, requieren de permisos de trabajos especiales. En las diferentes organizaciones que han ejecutado un análisis bastante detallado de la definición, actores y gestión de los permisos de trabajo. Pero actualmente no han dejado por completo el papel. Para gestionar los diferentes permisos de trabajo, pasaremos a analizar de forma detallada los 3 estados de digitalización en los que se encuentran las organizaciones actualmente.

Gestión Tradicional de los Permisos

El papel y los archivadores son la base. Los diferentes datos se recogen, introducen y procesan de forma manual por medio de planillas que igual manera facilitan el procedimiento, sin embargo, los inconvenientes que se presentan son varios y destacados:

• Se requiere de suficiente espacio físico para almacenar los PTE.
• Problemas en realizar consultas y exportación de datos debido a que el acceso no es inmediato.
• Falta de control de estado y evolución de la documentación

 

Digitalización Básica de los Permisos de Trabajo:

Este se ha hecho de forma parcial e insuficiente, quedándose a corto sin poder explorar todos los beneficios que aportan las herramientas tecnológicas, en este caso el papel se deja de usar y todo el almacenaje, los envíos y distribución de la información se ejecutan de forma digital, hay pequeños detalles que se mencionan a continuación:

• Digitalización del flujo, puede ser completo o por el contrario, tener en cuenta que cada usuario rellene un nuevo reporte para obtener lo citado en el permiso de trabajo.
• Control de la evolución y el estado, puede ser factible decir que aun se crucen datos de los diferentes reportes.
• Aprovechamiento de los datos que se encuentran disponibles, puede ser factible un procesamiento de la información.

 

Digitalización Completa de los Permisos de Trabajo:

Este factor, la elaboración de los permisos se realiza de forma digital al 100%, gracias a las diversas soluciones tecnológicas y específicas de gestión que existen en el mercado. La documentación física se elimina por completo por lo que el flujo se determina de la siguiente forma:

• Unificar registros, todo los que pertenecen en un mismo permiso de trabajo, se registran sus acciones sobre el mismo ítem.
• Control, de  la evolución como el estado de los permisos de trabajo
• Accesible, se pueden realizar consultas de forma inmediata sobre los permisos archivados, obsoletos, eliminados y en procesos de gestión.
• Aprovechamiento de los datos, este se convierte en un proceso fácil y ágil.

Beneficios de la digitalización

Digitalizar los permisos de trabajo, con lo que se pueden definir e inspeccionar las medidas de protección de una labor de alto riesgo, esto ayuda a agilizar entre los colaboradores y responsables. Todos estos procesos se pueden ejecutar a través de dispositivo móvil, entre otras tecnologías sin tener que esperar un tiempo largo a que coincidan físicamente todos los firmantes del permiso de trabajo en un mismo lugar. Digitalizar los permisos de trabajo contribuye en:

• Facilitar a los responsables y a los supervisores aportar en la buena toma de decisiones, en función de la clase de permiso y la actividad a realizar.
• Asignación de los responsables de implementación de las medias y a personas concretas.
• Realizar seguimientos constantes del estado de tareas con mayor peligro donde se puede detectar disconformidades, a conocer de manera inmediata que otro tipo de actividades están abiertas en cada área de trabajo.
• Disminuir los tiempos de dedicación de cada participante, en las firmas, recepción y divulgación del permiso. Esto tiene como ventaja la disminución de costos asociados.
• Agilizar las revisiones de las medidas que se adaptan en los trabajos con una mayor duración, facilitando la extensión de los permisos de manera disgregada.
• Ayudar en la realización de auditorías de seguridad a los prevencionistas, al obtener  datos de manera inmediata y conocer los riesgos y medidas que se adaptan a las diferentes tareas con mayor peligro.

Para concluir, la digitalización de los permisos aporta un valor agregado en las organizaciones debido a que nos apoya en eliminar todo aquello que es de alto costo, innecesario e improductivo. Además de esto la digitalización nos ayuda a incrementar todos los beneficios y a crear procesos que nos agrega un importante valor que antes no existía.  

Software HSE para permisos de trabajo digitales

La gestión de permisos de trabajo es uno de los procesos que más recursos implican a las organizaciones y también de los que más riesgos pueden generar en materia de Salud y Seguridad Laboral. Contar con Software para la Gestión de Permisos de Trabajo Digitales, integrado con el Sistema de Gestión de Salud, Seguridad y Medioambiente como HSETools permite a las organizaciones reducir los recursos destinados y minimizar los riesgos de terceras partes, así como los de Salud y Seguridad en el Trabajo. Puede descubrir cómo funciona el Software HSE para la gestión de Permisos de Trabajo Digitales en la demostración semanal que celebramos inscribiéndose en este enlace.