Firma Digital. Cómo ayuda en las inspecciones HSE

Firma digital HSE

Desde que en marzo de 2020 a nivel mundial sufriéramos los efectos de la pandemia, las organizaciones han visto como las plataformas tecnológicas han ayudado a que los procesos organizativos pudieran seguir realizándose y cómo ha sido necesario que se actualizaran incluso normativas para que esto fuese posible. Un ejemplo de ello ha sido la posibilidad de realizar de forma remota inspecciones HSE, asegurando en todo momento que los participantes están correctamente identificados a través de la firma digital. Con esta firma digital, se pueden llevar a cabo firmas digitales, indicar fechas de ejecución o envío de documentos en tiempo real. En los diferentes países, se están desarrollando legislaciones que favorezcan a que la firma digital empleada para multitud de gestiones, como puede ser durante las inspecciones en terreno, sea más segura y cuente con la protección a nivel jurídico.  

¿Qué es la firma digital?

La firma digital es un proceso criptográfico que hace posible que el receptor del mensaje que ha sido firmado de manera digital, pueda identificar quien ha realizado la firma y garantizar que dicho mensaje no ha sido modificado desde el momento que ha sido firmado.  

¿Cómo ayuda la firma digital en las inspecciones HSE?

Partiendo del hecho que la firma digital ya es habitual en cualquier tipo de gestión por los beneficios que aporta a las organizaciones, es importante destacar que se trata de una herramienta sencilla y segura que pueden emplearse durante las inspecciones HSE (Health, Safety and Environment). Durante las inspecciones HSE, los responsables que hagan uso de la firma electrónica van a poder validar, sin necesidad de contar con un tercero, que el documento generado es auténtico y que ha sido firmado por él. En las inspecciones HSE, el responsable de su ejecución normalmente tiene que realizarlas en terreno, por ese motivo la firma digital simplificará su gestión al permitirle que a través de una Tablet o Smartphone pueda firmar in situ la inspección HSE realizada, reduciendo al máximo los tiempos invertidos en llegar a la oficina para firmarlos. Además, la firma digital en las inspecciones HSE ayuda a minimizar el uso de papel, no es necesario contar con documentos en formato físico, evitando al mismo tiempo dedicar tiempo en procesar de forma manual los datos obtenidos durante las inspecciones HSE. Al agilizar los procesos y tenerlos controlados, hay menor probabilidad de que se originen incidencias. Gracias a la firma digital, los responsables de las inspecciones HSE logran grandes ventajas, entre las que destacamos:

• Incremento de la agilidad y eficacia de los procesos vinculados con las inspecciones HSE.
• Simplicidad de la gestión documental derivada.
• Reducción de errores debido al correcto uso de plataformas tecnológicas.
• Supresión de cualquier tipo de aspecto que obligue a gestionar de forma presencial.

Del mismo modo, la firma digital garantiza a las organizaciones un nivel de seguridad elevado, siendo aceptada en un gran número de gestiones y, sobre todo, hace posible la optimización de los recursos y tiempos invertidos.  

Software HSE con firma digitalizada.

La firma garantiza la información como real, asegurando que no existe en ningún momento vulneración de datos como sí puede ocurrir en el caso de firmas en documentos físicos. Con Software HSE puedes realizar firmas digitales para diferentes procesos de la organización, como por ejemplo puede ser un acta de reunión o la ejecución de un checklist. Por ejemplo, a la hora de elaborar un acta de reunión se podrá visualizar con Software HSE la información de un documento generado desde la propia plataforma tecnológica. A través de Software HSE es posible que en los casos donde se requiera de presencialidad, sea posible la incorporación de los convocantes, la identificación donde se realice la firma y ejecutar la propia firma. El acta de reunión será enviada para que los firmantes puedan llevar a cabo la firma digital y les llegará un aviso. En ese momento les llegará a sus dispositivos la firma. Antes de realizar la firma, el documento podrá ser leído para verificar que es correcto. Tras la firma, en el documento que podrá consultar en Software HSE se verá reflejado que ha sido firmado con todas las garantías. La firma digital en Software HSE agiliza los procesos, evitando pérdidas de tiempo y reduciendo los errores derivados de la manualidad de procesos. Para saber más sobre esta solución, solicite más información haciendo clic aquí.