Software para gestión SST: 6 razones por las que las empresas no actualizan su tecnología

En el área de Seguridad y Salud en el Trabajo, el uso de tecnología obsoleta representa un riesgo más para los empleados. Un software para gestión SST es una herramienta esencial para los profesionales en el área, pero también para los empleados y para garantizar las mejores condiciones de seguridad y salud. Pese a la importancia que tiene un software para gestión SST, muchas organizaciones no cuentan con él, o se resisten a actualizarlo y llevarlo a un nivel concordante con avances tecnológicos como la computación en la nube o inteligencia artificial. El coste de la actualización es un argumento recurrente para no renovar o acoger nuevas tecnologías. Sin duda, para algunas organizaciones esta puede ser una razón para no actualizar o contratar un nuevo software para gestión SST. Pero puede haber otras un tanto más complejas.

Software para gestión SST – ¿Por qué no se actualiza la tecnología?

El uso de tecnologías desactualizadas, más allá del software para gestión SST, es identificado en un alto número de organizaciones como causa de accidentes o de enfermedades relacionadas con el trabajo. A pesar de ello, muchas organizaciones no actualizan sus sistemas en concordancia con el avance tecnológico. Algunas razones para ello son estas:

1. El coste de la actualización

El coste es una razón comprensible y hasta lógica. Y no solo es el coste del producto, sino de la implementación, del número de usuarios adicionales, de las actualizaciones e incluso de la generación y almacenamiento de copias de seguridad de la información. ¿Cómo evitarlo? Muchos proveedores ofrecen soluciones flexibles y modulares, basadas en la nube, en las que la organización apenas contrata el o los módulos que requiere, sin incurrir además en costes de instalación o tener que pagar por las actualizaciones y el soporte.

2. Exceso de trabajo en el área de TI

En muchas organizaciones, la contratación de un Software para gestión SST es una decisión y un proyecto que asume el área de TI. Tiene sentido. Después de todo, para eso se crean esos departamentos. Sin embargo, estos profesionales no siempre priorizan la Seguridad y la Salud de los trabajadores, porque otros proyectos ocupan los primeros lugares de la agenda, o porque no existe una directriz clara desde la Alta Dirección para hacerlo. ¿Cómo evitarlo? Es importante entender que hoy en día muchas soluciones informáticas destinadas a la gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo no requieren apoyo o intervención, más allá de la aprobación del área de TI. Por supuesto, el visto bueno de la Alta Dirección siempre será necesario. La tecnología ha avanzado notablemente en los últimos años para permitir la gestión a nivel de usuario de herramientas software sin suponer una nueva carga para los equipos técnicos.

3. La capacitación y la aceptación de los empleados puede ser un obstáculo

Cualquier actualización o novedad en tecnología requerirá identificar necesidades de capacitación y solventarlas. Para muchos trabajadores, la incapacidad para operar una nueva solución se convierte en una razón para no utilizarla y no aceptarla. Pero la capacitación, que es la solución natural al problema, puede representar pérdida de tiempo y de productividad. ¿Cómo evitarlo? Los sistemas modernos para la gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, son soluciones intuitivas, fáciles de usar, que requieren muy poca o ninguna capacitación. Además, los proveedores suelen ofrecer soporte continuo, incluso al interior de la misma solución, donde el empleado encontrará múltiples recursos de ayuda en caso de requerirlos.

4. Experiencias anteriores desafortunadas

Esta, que es una situación muy común, es una de las razones recurrentes para no actualizar la tecnología. Algunas organizaciones han pasado por experiencias realmente difíciles, al hacer cuantiosas inversiones, destinar tiempo y muchos otros recursos, y, al final, obtener un problema mucho más grave que el que se pretendía solucionar. Costes imprevistos, largos tiempos de implementación, requerimientos técnicos y de espacio superiores a los previstos… todo ello forma parte del espectro de experiencias complicadas que hoy hace que estas empresas opten por no actualizar su tecnología. ¿Cómo evitarlo? Contratando soluciones SaaS, que hacen posible apreciar el verdadero potencial del producto, no requieren procesos de instalación, son fáciles de usar y la organización sólo paga por lo que utilizará.

5. No hay una comprensión clara de las necesidades de la organización

Las personas que utilizarán un software para gestión SST no son, con frecuencia, las que se encargan de decidir sobre la necesidad de actualizarlo o contratarlo. En el área financiera sucede algo similar, al igual que en Recursos Humanos o en el departamento comercial. El resultado es que no existe una comprensión clara sobre las necesidades específicas de cada una de las soluciones que la organización necesita actualizar o contratar. ¿Cómo evitarlo? No son los gerentes o la Alta Dirección -que no conocen de primera mano el trabajo sobre el terreno- quienes deberían determinar de forma unilateral qué es lo que se necesita y para qué se necesita. En el caso de la contratación de un Software para gestión SST, los requerimientos y las necesidades las determinan los empleados que harán uso de la solución. Contar con ellos, desde el inicio del proceso, es además una forma efectiva para evitar resistencia a la nueva tecnología.

6. Pensar que lo que se tiene es suficiente

Muchas soluciones prestaron un buen servicio durante mucho tiempo. Y aún pueden ofrecer algunos beneficios. La actualización de tecnología se trata precisamente, de conocer nuevas funcionalidades y hacer que las cosas puedan estar mejor cada día. En algunas organizaciones se cree que desechar algo que aún funciona es desperdiciar el dinero. Ese tipo de soluciones ya han entregado un retorno de la inversión, y, en ocasiones, representan un coste de mantenimiento superior al que implicaría actualizar la tecnología. ¿Cómo evitarlo? La tecnología tiene un periodo de vida útil. Esto es especialmente cierto para software desarrollado a medida o que requiere instalación en cada uno de los ordenadores desde los que se accederá. La computación en la nube ofrece la posibilidad de probar múltiples opciones, módulos, soluciones completas o funcionalidades, pagando solo por lo que se utilizará y sin incurrir en costosas instalaciones y actualizaciones.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución avanzada, basada en la nube bajo el modelo SaaS, que resuelve todos los problemas que hemos reseñado hoy como argumentos para no actualizar la tecnología en muchas organizaciones. Esta solución, modular, ofrece diferentes soluciones para cada área estratégica de la gestión de seguridad y salud laboral de cualquier organización, desde Gestión de Riesgos a administración de Documentos y registros. Y la mejor forma de comprobarlo es conocer el funcionamiento de la herramienta en vivo. Ahora tiene la posibilidad de asistir a una demostración práctica de cómo funciona HSETools con periodicidad semanal. Inscríbase para la próxima DEMO.