Procedimiento de inspecciones SST: cómo definirlo

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Un procedimiento de inspección SST bien definido establece pasos sistemáticos que permiten identificar condiciones de trabajo inseguras, actos peligrosos y fallos en los controles antes de que se traduzcan en accidentes, enfermedades laborales o daños al medio ambiente. Al abordar aspectos como el objetivo, el alcance, los responsables, el cronograma y las herramientas de verificación (check-lists, recorridos, software de campo) de forma organizada, la empresa consigue transformar las inspecciones en un instrumento proactivo que fortalece la cultura de prevención y mejora continua.

¿Qué es una inspección de SST?

Una inspección de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) es un proceso sistemático que permite verificar las condiciones en las que se desarrollan las actividades laborales, con el objetivo de identificar de forma temprana peligros, actos inseguros o desviaciones que puedan generar incidentes, accidentes o enfermedades ocupacionales.

Estas inspecciones forman parte esencial del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, y su aplicación regular contribuye a evaluar la eficacia de las medidas preventivas implementadas. A través de la observación directa, la revisión documental y la interacción con los trabajadores, se recopila información útil para tomar decisiones correctivas o preventivas que fortalezcan el desempeño en materia de seguridad.

Además, las inspecciones SST permiten asegurar el cumplimiento legal y normativo, así como de los procedimientos internos de la organización. Cuando se realizan de manera planificada, con criterios técnicos y herramientas adecuadas —como checklists digitales o software de inspecciones—, se convierten en un instrumento clave para la mejora continua y la cultura preventiva dentro de la empresa.

Procedimiento para inspecciones

Como primer requerimiento debemos entender y aclarar algunos términos, por ejemplo, determinar qué es un procedimiento. Un procedimiento es un método a través del cual se llevan a cabo algunas acciones determinadas, y que pertenecen a un mismo proceso. Es decir, se trata de la forma en que se origina a hacer algo, la manera específica, paso a paso a través de la cual realizamos una acción. Un procedimiento, al respecto, reside en proceder ciertos pasos predefinidos para desarrollar una tarea de forma eficaz. La finalidad debería ser única y de fácil reconocimiento, aunque es posible que existan variados procedimientos que persigan el mismo objetivo, cada uno con su distribución y fases distintas, y que presenten más o menos eficacia. Para definir las Inspecciones, diremos que es un Procedimiento que ayuda a determinar causas razonables principales de Accidentes de Trabajo o Enfermedades Laborales y que juntamente ayudan a establecer las medidas y controles necesarios que deben ponerse en práctica para aplacar estos posibles riesgos, antes de que las condiciones subestándares puedan materializarse y ocasionar daños a la salud o integridad de los trabajadores, al medio ambiente, perjuicios a la propiedad o demora en los procesos de la organización. El procedimiento para inspecciones SST se definirá correctamente tomando en cuenta los siguientes puntos,

Objetivo

Implementar la metodología de inspección y verificación de los aspectos de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente de las instalaciones y puestos de trabajo, Identificar actos y/o condiciones estándar y/o peligros potenciales, con la intención de desarrollar un ambiente de trabajo seguro y apropiado. Encontrar adecuadamente las dificultades posibles, las condiciones inseguras y peligros que proporcionen la aplicación de acciones correctivas para la prevención de enfermedades profesionales y accidentes de trabajo. Es imprescindible que esté declarado en el procedimiento para inspecciones SST.

Alcance

El alcance aplicaría a la persona encargada del área de seguridad y salud ocupacional. (jefe de Seguridad, Experto en prevención de riesgos, entre otros)
A las personas que están a cargo de los diferentes procesos dentro de la organización, ya que debe ser parte de su trabajo la protección de los trabajadores y de las instalaciones.
A los trabajadores que destine la empresa le sea entregada esta responsabilidad con el fin de incorporarlos más a los programas de Salud Ocupacional.
A todos los trabajadores que deben transmitir las fallas y oportunidades de mejora en su área de trabajo y la de sus colegas.

Definiciones

Para establecer las definiciones deberíamos considerar algunas de las siguientes.

Condiciones Subestándar: Son aquellas circunstancias, que aparecen en el lugar de trabajo y que su característica principal es la presencia de factores de riesgo sin o con escaso control y que generen accidentes, una condición subestándar también es aquella que es generada por un acto subestándar.
Acción Subestándar: Situación física en el medio de trabajo que lograría dar origen a un accidente/incidente.
Inspección Planeada: Recorrido metódico por un área, con regularidad, elementos y responsables determinados previamente a su realización, con esto se procura identificar condiciones subestándares.
Partes críticas: Parte de un equipo o estructura, cuya deficiencia va probablemente a ocasionar una pérdida principal (a las personas, propiedad, proceso y/o ambiente).

Descripción de la inspección

La planificación de las inspecciones se debe establecer:

¿Qué vamos a observar? Procesos, uso de elementos de protección personal, instalaciones, equipos, materiales.
¿Cómo lo vamos a realizar? Utilización de listas de chequeo, verificación de la matriz de peligros y riesgos, de inspecciones previas.
¿Para qué? Para identificar condiciones y actos inseguros con el objetivo de prevenir pérdidas por incidentes, enfermedades laborales, daños a equipos o maquinarias.
¿Por qué? Se debe llevar un control de los procedimientos que se ejecutan, si se encontró alguna condición, acto o procedimiento inseguro.
¿Cuándo? Cada vez que se requiera (mensual, semanal, etc.)
¿Dónde? En las áreas o equipos de trabajo.

Las inspecciones se basan principalmente en revisar:

La utilidad de los procedimientos en cada una de las actividades, estado y empleo de elementos de protección personal.
Ubicación y fecha de la última revisión de extintores y sus elementos
Salidas de emergencia y Vías de evacuación
Señalizaciones y delimitaciones de áreas de seguridad
Instalaciones generales (pisos, paredes, techo, ventanas, escaleras, orden y aseo general).
Instalaciones eléctricas.
Orden y aseo en cada uno de los puestos de trabajo.

Cronograma de inspecciones

Será necesario tener un cronograma que muestre el lugar a inspeccionar y la frecuencia, que llevaremos a cabo las inspecciones.

Responsables

Los participantes deben estar nombrados en el procedimiento de inspecciones HSE. Son las personas, sistemas u otros procesos o procedimientos que realizan las actividades para las inspecciones, se deben tener tres tipos de responsables:

La persona que realiza la inspección.
El responsable a la cual se le asignara una acción correctiva.
Las personas responsables de verificar si las acciones han sido eficaces.

Buenas prácticas para elaborar un procedimiento de inspecciones eficaz

Un procedimiento de inspecciones eficaz debe establecer una guía clara, sencilla y adaptable a las condiciones reales de trabajo. Su propósito es garantizar que todas las inspecciones se realicen con criterios homogéneos, trazables y alineados con los objetivos de seguridad y salud de la organización. Para lograrlo, es recomendable aplicar las siguientes buenas prácticas:

Definir objetivos concretos: establecer qué se busca con la inspección (por ejemplo, detectar desviaciones, verificar controles o evaluar la eficacia de medidas preventivas).
Precisar el alcance del procedimiento: determinar las áreas, procesos, equipos o tareas que serán inspeccionados y la frecuencia con que se realizarán las revisiones.
Asignar responsabilidades claras: identificar quiénes deben planificar, ejecutar, registrar y dar seguimiento a las acciones derivadas de las inspecciones.
Estandarizar herramientas y formatos: utilizar checklists, formularios digitales o aplicaciones de campo que faciliten la recopilación y trazabilidad de datos.
Integrar criterios legales y normativos: incluir los requisitos establecidos por la legislación vigente y por las normas internas de la organización.
Garantizar la participación del personal: promover que los trabajadores, supervisores y contratistas participen activamente en la detección de condiciones inseguras.
Registrar y comunicar resultados: documentar los hallazgos, elaborar informes y comunicar de manera oportuna las acciones preventivas o correctivas necesarias.
Dar seguimiento a las acciones: establecer mecanismos de control para verificar el cierre de las observaciones y evaluar la eficacia de las medidas implementadas.
Revisar y mejorar el procedimiento: actualizarlo periódicamente según los cambios en los procesos, equipos o requisitos legales, fortaleciendo la mejora continua.

Aplicar estas buenas prácticas permite que el procedimiento sea una herramienta estratégica de prevención, capaz de reducir riesgos, optimizar recursos y consolidar una cultura de seguridad sostenible en toda la empresa.

Software para inspecciones HSE

El Software HSETools cuenta con una solución para inspecciones y checklist. Las principales ventajas que consiguen las organizaciones al hacer uso de esta solución son:

Control total de la gestión HSE, pudiendo analizar de un modo predictivo la información para así reducir el número de incidentes y accidentes.
Tecnología Mobile, permitiendo el trabajo en terreno desde un celular o computador para así conocer en tiempo real los resultados alcanzados.
Evitar sanciones y multas como consecuencias de incumplimientos legales en materia de seguridad y salud en el trabajo o ambiental.

El software HSETools facilita la gestión integral HSE, desde el hallazgo identificado en el terreno, hasta el análisis de datos que nos permite adoptar las decisiones adecuadas. Es el momento de digitalizar las inspecciones HSE con la plataforma tecnológica HSETools, para que pueda:

Planificar las actividades a llevar a cabo en materia de seguridad, salud y medio ambiente, inspecciones, formaciones, vigilancia de la salud, revisión y entrega de EPP, etc.
Ejecutar listas de chequeo según lo establecido por los Programas de Control Operacional (PCO) en campo.
Reportar in situ los incidentes y accidentes a través de dispositivos móviles.
Adjuntar evidencias en diferentes formatos.
Visualizar de forma rápida el nivel de exposición de riesgo a través de mapas de calor.
Controlar las desviaciones y cumplimiento de compromisos y actividades en tiempo real.

HSETools cuenta con una APP Mobile. Se trata de una Suite Mobile para realizar la gestión en terreno de los accidentes, evidenciando a través de fotografías o videos en la aplicación. La plataforma tecnológica HSETools cuenta con funciones tales como: